Ha elengedjük őket, hatékonyabban dolgoznak
Még mindig nem használják ki a magyar kkv-k az elérhető infokommunikációs megoldásokat, pedig az nem csak a vezetőknek, de a munkavállalóknak is nagyban megváltoztatná a munkához való hozzáállását, növelné a hatékonyságot, ezzel együtt pedig a cég sikerességét is.
Az általános iskolai tanítóink még azt mondták, hogy azért kell megtanulnunk papíron számolni, mert nem lesz nálunk mindig számológép. A technológia fejlődése erre jócskán rácáfolt. Itt vannak nekünk az okostelefonok, melyeknek egyik legfontosabb hozadéka az, hogy megsokszorozták munkavégzésünk lehetőségeit. A Time felmérése szerint ma négyből egy ember félóránként nyitja meg okostelefonját, 5-ből egy pedig tíz percenként, a 25-29 éves korosztály kétharmada pedig egyenesen vele alszik.
Mindezek ellenére érdekes, hogy a modern infokommunikációs megoldásokban rejlő potenciált a magyar cégvezetők még mindig nem használják ki olyan mértékben, mint amire egyébként már lehetőségük lenne. Egy felmérés szerint a kis- és középvállalkozók ugyan tisztában vannak az infokommunikáció nyújtotta megoldásokkal, azok magáncélú használatának aránya még mindig magasabb, mint a céges.
Ezután nem meglepő, hogy a munkavállalók ösztönzése az infokommunikációs eszközök céges használatára sem tart egyelőre ott, ahol a rendelkezésükre álló lehetőségek alapján tarthatna. Holott ez bőven megérné mindkét fél számára, méghozzá több szempontból.
Hatékonyabb munkavégzés
Az okoseszközeink által biztosított megoldások adják a távmunka új alapját, amire nem csak építeni lehet, de az újgenerációs munkavállalók egyenesen el is várják, hogy a munkaadók építsenek rá. Az AT&T már 1994-ben elkezdett kísérletezni azzal, hogy munkavállalói otthonról dolgozhattak, a példát pedig később olyan nagyvállalatok követték, mint az Amazon, Dell vagy a Yahoo. Természetesen azóta Magyarországon is erősödik a tendencia, és egyre több nagy, de kisebb cég is biztosít lehetőséget az otthoni munkavégzésre. Az előnyök kézenfekvőek: míg a munkáltatónak kevesebbet kell az irodai kiadásokra költeni, addig a munkavégzésének helyét szabadon választók körében 30 százalékkal javul a teljesítmény és 23 százalékkal nő a produktivitás.
Az információ is mobilis
Az informatikai fejlesztések által rugalmasabbá vált a munkavégzés, szinte minden lehetséges helyszín – kávézó, vonat, de még az orvosi váróterem is – irodai munkahellyé válhat. Ennek köszönhetően új igények is kialakultak: már a már nélkülözhetetlen, hogy ne csak mi, hanem adataink is mobilisak legyenek. A szükséges információnak mindig és mindenhol elérhetőnek kell lennie akár egyszerre több felhasználó számára is. Fontos, hogy egy dokumentumon például egy munkacsoport is tudjon egyidejűleg dolgozni, a különböző fájlok pedig legyenek offline is elérhetők (mert manapság már az sem elrugaszkodott igény, ha valaki repülőn szeretne dolgozni), a változásoknak pedig azonnal meg kell jelennie online is, amint elérhető az adatforgalom.
Még nem vagyunk elég óvatosak
A mobilitás a biztonságtechnikát is fejlesztette igényeivel. Egy felmérés szerint a cybertámadások 43 százaléka leginkább kisebb vállalkozásokat érint, mégsem tekintik prioritásnak adataik biztonságát. Nem költenek eleget a megfelelő védelemre, így nem meglepő, hogy csupán 14%-uk gondolja úgy, hogy képes szembeszállni a támadásokkal. A megkérdezett kisvállalkozások 55 százalékát érte támadás 2015 és 2016 májusa között, és 50 százalékuktól halásztak el kényes információkat (a cégek 68 százaléka tárol e-mail címeket, 64 százaléka telefonszámokat és 54%-a számlázási adatokat). Az IT szakembereknek ma már ezért arra is ügyelniük kell, hogy védve legyenek azok az érzékeny céges adatok, amelyek ki vannak szolgáltatva a mobilitásnak, hiszen így akár illetéktelen kezekbe is kerülhetnek – szerencsére erre a problémára már léteznek jó megoldások. Különösen aktuális téma ez a vállalkozások számára, mert jövő év tavaszától egy adatvédelmi ellenőrzés komoly következményekkel járhat akkor, ha nem készültek fel időben a 2018. május 25-től alkalmazandó új európai egységes adatvédelmi rendeletre (General Data Protection Regulation – GDPR), és nem alakították át ennek figyelembevételével az adatkezelési folyamataikat.
A mobilitás, mint megoldás
A mobilitás sok esetben nem csak végeredmény, hanem megoldás is. A HBR.org cikke szerint ma sok esetben 50% fölé emelkedik a csoportmunka aránya. Ám a rengeteg közös munkának sok esetben megvannak a hátulütői is: egy 300 cég bevonásával történt felmérés szerint a rengeteg meeting és egyeztetés miatt magára az érdemi munkára csak a munkaidő 20%-a jut. Ez aztán beindít egy dominóeffektust: az emberek kénytelenek hazavinni a munkát, amit teherként élnek meg – majd végül sok esetben kiégnek.
De mi van azzal, aki helyhezkötött?
Az, hogy nem csak az emberek, hanem az információ is mobilis lett, nem csupán a vállalkozók és irodisták számára fontos. A mobilitás kölcsönhatásával kialakult, majd vele együtt fejlődő új eszközök a munkások életét is megkönnyíthetik. Gondoljunk azokra a munkakörökre akár az iparban, akár a kereskedelemben, amelyek mindig is mobilitást követeltek, miközben a céggel, a munkahellyel való szoros együttműködés sem lazulhatott. A munkaállomás nélküli dolgozók számára a legfontosabb a céges adatok biztonságos elérése, a szerves, távoli együttműködés. Továbbá ők azok, akiknek leginkább szükségük van arra, hogy könnyebbé és gördülékenyebbé váljon a kommunikáció, hiszen a legtöbb ötlet, tapasztalat is sok esetben tőlük indul, mivel ők vannak a legszorosabb viszonyban a partnerekkel, ügyfelekkel, illetve ők képviselik a terméket. Mind a munkaadónak, mind pedig a foglalkoztatottnak is egyszerűbb, ha a beosztást nem egy ajtóra függesztett papíron kell megnéznie, hanem ahhoz bárhonnan hozzáférhet okostelefonjával, és akár meg is változtathatja azt. De igaz lehet ez a kötelező munkahelyi oktatások kihirdetésére, céges események létrehozására vagy akár az ott készült képek megosztására is.
Munkaturizmus a mobilitás új vívmánya
A mobilitás hatással van még egy területre, amire nem is gondolnánk: a turizmusra. Az utazással eddig kötelezően társuló szabadságolás mára a múlté: az elsősorban fiatalabb munkavállalók körében terjedő trenddé vált az, hogy utazásaik során nem csak az adott úti cél látványosságait nézik meg, de ellátogatnak egy-egy ismertebb közösségi irodába is, ahonnan bármikor elvégezhetik feladataikat. A közösségi irodák ráadásul néha maguk is nevezetességszámba mennek: a montreáli Crew Collective például abban az épületben nyitotta meg kapuit, mely az 1920-as években még a Royal Banknak adott otthont. Az iroda belseje lenyűgöző: a 15 méteres belmagasság, a márvány és bronzberakások, illetve óriási antik csillárok igencsak inspiráló környezetet teremtenek. A thaiföldi Koh Lantában található KoHub pedig sok vállalkozónak leginkább a közvetlen környezete miatt szimpatikus. Nincsenek szupermarketek, kávézók vagy éttermek. Csupán a természet és egy iroda. Vagyis itt az irodán kívül eltöltött idő valóban a nyugalomról, az inspirálódásról és a természetközeliségről szól. Mások hasonló okok miatt keresik meg a balii Hubudot – igaz, ott a híresen alacsony árak is vonzóak.
Kiss Zoltán, a Microsoft Felhőszolgáltatások üzletágvezetője két fontos dolgot emel ki a modern munkavégzéssel kapcsolatban: „Az 5 évvel ezelőttihez képest a cégeknél, vállalatoknál megkétszereződött a munkacsoportok száma, ma már nem az egyéni hatékonyság, hanem a csoportmunka hatékonysága a siker kulcsa. A mobil eszközök terjedésével a munkavégzés helye pedig már a legtöbb esetben nem az íróasztal mögött van, hanem út közben.” Ennek a két tendenciának az összefüggése az alapja a Microsoft 365 Vállalati (Business) csomagnak, melyben a gazdag Office-csomag mellett olyan, az együttműködést segítő szolgáltatások vannak, mint a Microsoft Teams, mely egy cset-alapú munkafelület: „Itt egy helyen találja a csoportos beszélgetéseket, dokumentumokat, kollégákat és külsős tagokat, valamint azokat az eszközöket, amire a munka elvégzéséhez szüksége van” – mondja el a szolgáltatásról Kiss Zoltán. A másik fontos eszköze a csomagnak a OneDrive, mely segít, hogy dokumentumai mindig aktuálisak és elérhetőek legyenek. Továbbá lehetővé teszi, hogy ne szakadjon meg a munka akkor sem, ha másik eszközre, például egy tabletre kell váltania, hiszen mindig a legújabb verzió szinkronizálódik a felhőből, amikor újra elérhetővé válik a hálózat. És ami még ennél is fontosabb, adatait mindig biztonságban tudhatja: „A kétfaktoros azonosítás nagymértékben növeli a biztonságot. Titkosítani tudják az adatokat, hogy azokat illetéktelen kezekbe kerülve se lehessen visszafejteni. Ha egy alkalmazott elhagyja az eszközét, akkor az adatokat azonnal, távolról is törölni tudja eszközeiről, anélkül, hogy személyes információkat, fotókat, üzeneteket is törölne.”
Az oldalon elhelyezett tartalom a Microsoft Magyarország megbízásából jött létre, előállításában és szerkesztésében a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.
