Egy nagyszerű regény, egy pompás dizájn, egy korszakalkotó szoftver vagy egy forradalmi változásokat hozó vállalat – az ilyen teljesítményekhez időre, gondolkodásra és szívósságra van szükség. Csakhogy ezek az erőfeszítések szinte sosem tűnnek olyan sürgősnek, mint az ügyfelektől az elmúlt fél órában érkezett négy e-mail, amelyekben olyasvalamit kérnek tőlünk, ami bőven várhatna néhány órát.

Nem szeretjük azt az érzést, amikor mások türelmetlenül várnak a válaszunkra. A nap elején, amikor szembesülünk csordultig telt postaládánkkal, hangpostaüzeneteinkkel vagy teendőink listájával, csábító dolognak tűnik „utolérni magunkat”. Elhitetjük magunkkal, hogy ha naprakészek vagyunk, jobban tudunk koncentrálni.

Az a baj ezzel a megközelítéssel, hogy így a nap leghasznosabb részét más emberek prioritásaira fordítjuk. Mire rátérnénk a saját munkánkra, már benne járunk a délutánban, energiaszintünk alacsonyabban van, agyunk lassabban működik. A következő nap aztán egy újabb halom e-mailt, telefonüzenetet és teendőlistát hoz.

Ha így folytatjuk, időnk legnagyobb részét reaktív munkára fordítjuk, azaz mások beérkező igényeire válaszolunk, és a mások által megfogalmazott kérdésekre felelünk. És soha nem fogunk létrehozni semmi igazán érdemlegeset.

pexels.com

A kreatív munka előzze meg a reaktív munkát!

A munkavégzéshez kapcsolódó szokásaink terén a legfontosabb teendőnk, hogy elsőbbséget adjunk az alkotó jellegű munkánknak a reaktív munkával szemben. Ez azt jelenti, hogy minden egyes napunk nagyobb részét tartsuk fenn a számunkra fontos alkotómunkára, kikapcsolva a telefont és az e-mailt.

Ez a szemlélet persze másoknak nincs igazán ínyére, hiszen a ránk gyakorolni kívánt nyomás ellen hat. Akaraterőre van szükségünk ahhoz, hogy ki tudjuk kapcsolni a világot, még ha csak egy órára is. Elég kényelmetlen, a környezetünk néha ki is akadhat ránk.

De még mindig jobb, ha néhány embernek apróbb csalódást okozunk, mintha lemondanánk az álmainkról egy üres postaláda kedvéért.

A tökéletes napi rutin építőkövei

Induljunk ki energiaszintünk napi ritmusából! Bizonyos napszakok különösen alkalmasak az alkotómunkára és a koncentrációra, fizikai és mentális éberségünk folyamatosan változó ritmusának megfelelően. Figyeljük meg magunkon, hogy a nap mely részében van a legtöbb energiánk, és e legértékesebb időszakokat szenteljük teljes egészében a számunkra legfontosabb alkotómunkának. Ha csak lehet, ne tervezzünk találkozót vagy értekezletet erre az időre. És ne pazaroljuk ezt az időszakot adminisztratív munkára se!

Használjunk indítóimpulzusokat! Ragaszkodjunk ugyanazokhoz az eszközökhöz, ugyanahhoz a környezethez, akár ugyanahhoz a háttérzenéhez is, hogy asszociatív impulzusokként segítsenek belépni a kreatív zónába.

Szorítsuk korlátok közé teendőink listáját! Szabjunk határt napi teendőinknek. Egy normál 8 × 8 cm-es jegyzetlap tökéletes lesz – ami arra nem fér rá, azt hogyan is tudnánk elvégezni egyetlen nap alatt? Ha napközben mindig hozzáteszünk valamit, soha nem fogunk a végére érni. A legtöbb dolog várhat másnapig.

Tartsuk nyilván minden kötelezettségünket! Jegyezzük fel valamennyi (magunknak vagy másoknak tett) ígéretünket egyetlen helyre, hogy ne feledkezhessünk meg róluk. Így hatékonyabban válaszolhatunk a kérésekre, és jobban tudunk együttműködni. Ennél is fontosabb, hogy mindez megnyugtat. Ha egészen biztosak vagyunk abban, hogy mindent megbízható módon rögzítettünk, jobban tudunk összpontosítani a feladatokra.

Pixabay / fancycrave1

Adjunk határozott keretet a napnak! Határozzuk meg munkanapunk kezdetét és végét – még akkor is, ha egyedül dolgozunk. Más és más időszakot jelöljünk ki a különféle tevékenységeknek: az alkotómunkának, a találkozóinknak és értekezleteinknek, a levelezésnek és az adminisztratív feladatoknak. A munkaidőkeret használatával elejét vehetjük, hogy a feladataink tovább tartsanak a kelleténél, és elvegyék az időt a többi fontos munkánktól. Segít elkerülni azt is, hogy munkamániássá váljunk, ami sokkal kevésbé produktív, mint amilyennek hangzik.

A hatékony napi rutin személyre szól

Érdemes kísérletezni ezekkel az építőkövekkel, és megfigyelni, mely kombináció szolgál a legszilárdabb alapként az eredményes munkavégzéshez. Onnan tudhatjuk, hogy hatékonyan működik, ha ütemtervünket már kevésbé mindennapos rutinnak, és sokkal inkább egyfajta alkotó rituálénak kezdjük érezni.

A fenti cikk a Tartsuk kézben hétköznapjainkat! című könyv szerkesztett részlete. Hogyan valósítsuk meg jobbnál jobb ötleteinket? Hogyan egyeztessük össze a technológia korának kihívásait az alkotótevékenységgel? Miként tudunk hivatásunkra fókuszálni egy merőben új környezetben? Kiderül a könyvből, amelyet itt rendelhet meg kedvezménnyel.