Értékelje a cikket:
Köszönjük!

A modern kor embere egyik feladattól a másikig hánykolódik. David Allen gondolat- és feladatrendszerező módszere, a GTD arra taníthat meg minket, hogyan kerülhetünk ki győztesen a teendőinkkel és időnkkel vívott harcból.

„Az emberek azt hiszik, hogy én munkamániás, bal agyféltekés, eredményorientált, kényszerbeteg, maximalista ember vagyok. Valójában azonban kreatív és spontán vagyok, aki nagyon szereti a szabadságot” – mondja magáról David Allen, aki immár harminc éve oktatja a Getting Things Done (GTD), vagyis az „Intézz el mindent” módszerét, amivel arra tanít, hogyan tegyük hatékonyabbá feladatvégzésünket az élet minden területén. 

Mindent leírni

Az 1945-ben Louisianában született Allen a hetvenes évek elején kibukott egy PhD-programból, ezzel pedig igencsak zaklatott évtized vette kezdetét az életében. Egy ideig alkalmi munkákból tartotta el magát: volt bűvész, karateoktató, pincér, taxisofőr, később pedig egy kertépítő cég és egy utazási iroda vezetője is. Elmondása szerint 35 éves koráig 35 különböző foglalkozása volt.

Allen az 1980-as évek elejére dolgozta ki módszerét, amelynek segítségével az ember úrrá lehet a feladatain. Az áttörést az hozta, amikor a Lockheed egyik magas beosztású vezetője elment Allen előadására, majd a végén felkérte őt egy felsővezetőknek szóló munkaszervezési tréning megtartására. Ennek során végképp rájöhetett, hogy valami forradalmit hozott létre, ugyanis a GTD öt alapvetéséből már az elsővel sokkolt. „1983-ban, amikor a Lockheednél felvetettem a határidőnapló szükségességét, úgy néztek rám, mint egy kockafejűre” – emlékezett vissza később a kezdeti nehézségekre.

„Nagy késztetést érzünk, hogy a fejünkben tartsunk mindent, abba a tévhitbe ringatva magunkat, hogy ha kikerülnek onnan, vagyis leírjuk őket, akkor elveszítjük a kontrollt felettük”

– elemzi a kezdeti ellenállás okait. Olyan világban azonban ez már nehezen megvalósítható, ahol „az utóbbi 72 órában több változást előidéző, projektteremtő és a prioritásokat felcserélő ingert tapasztaltunk meg, mint szüleink egy hónap vagy akár egy év alatt”.

A munkafolyamat-irányítás öt lépése

1. Rögzítsük, ami megragadja a figyelmünket.

2. Tisztázzuk, hogy az egyes elemek mit jelentenek, és mihez kezdjünk velük.

3. Rendszerezzük az eredményeket, hogy lássuk a lehetőségeinket.

4. Reflektáljunk ezekre.

5. Cselekedjünk.

Felszabadítani az agyunkat

Bár egyesek komplikált időmenedzselési módszerként értékelik a GTD-t, Allen szerint inkább a szellemi kapacitások felszabadításáról van szó. „Nem tudjuk az időt menedzselni, az tőlünk függetlenül létezik. Ha az ember azt mondja, rosszul menedzseli az idejét, inkább arról van szó, hogy úgy érzi, kicsúszik a kezéből az irányítás, nem megfelelően fókuszál a dolgaira.”

Allen folyamatosan bővülő tapasztalatait – amelyeket a Lockheed mellett űrkutató, gyógyszergyártó és pénzügyi cégekkel végzett munkája során szerzett – 2001-ben könyvvé gyúrta. Munkájának első kiadásában arra kereste a választ, hogyan hozhatjuk meg akár minden pillanatban a lehető legjobb döntést a szükséges következő lépésről – legyen szó az üzleti világról vagy a magánéletről. A könyv az első három évben 200 ezer példányban kelt el, nem csoda, hogy még további kettő követte, majd 2015-ben megjelent az első könyv alapjaiban újragondolt második kiadása Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD – Az időmenedzsment új módszertana címen.

A GTD módszerének lényege két percben
Ha egy teendő két percnél kevesebb időt vesz igénybe, célszerű abban a pillanatban elvégeznünk, amelyikben döntünk róla – szól Allen kétperces szabálya. Az elmélet atyja saját módszerét, a Getting Things Done alapjait is össze tudja foglalni két percben: tudatosítsuk teendőinket, súlyozzuk őket, és amit fontosnak, elintézendőnek tartunk, azok mellé rendeljünk akciót, továbblépést. Semmit se tartsunk a fejünkben, mindent írjunk le és rendszerezzünk. "A gond csak az, hogy ez a rendszerezés, a tényleges és elvetendő feladatok osztályozása a módszertan bevezetésekor két napot is elvesz. Az pedig, hogy a GTD-módszert életvezetésünk automatikus részévé tegyük, nos, ez már inkább két év kérdése. Ez a három kettes paradoxona – két perc, két nap, két év" – vallott módszeréről David Allen a HVG Extra Business újságírójának.

Többet és többet vállalni a szabadság felé vezető úton

David Allen maga is vizet iszik, nem csak prédikálja – vonta le a következtetést 2004-ben Steve Lewers, egy szoftverkutató cég vezetője, miután látogatást tett Allen szemináriumokat és tréningeket kínáló cége főhadiszállásán. „Égnek a telefonok, de ő és a kollégái egyetlen percre sem zökkennek ki nyugalmukból”. Allen feleségével – aki szintén a csapat tagja – otthon is saját tanai szerint él. Mint könyvében írja: „A GTD-módszer alkalmazása növeli az optimizmust, mert lehetővé teszi, hogy meglássuk az összefüggést a projektek sikeres végrehajtása és saját, céltudatos, célirányos erőfeszítéseink között. Minden egyes győzelem még inkább hozzásegít bennünket ahhoz, hogy még több pozitív vállalást tegyünk.” Ezt erősítendő, Allen és felesége szilveszterkor újévi fogadalom helyett mindig óévi összegzést készít, amelyben végiggondolják, sikerült-e valami újat megvalósítaniuk, legyen szó addig ismeretlen ország meglátogatásáról, vagy éppen a ház kifestéséről.

©

Miután életük nagy részét Kaliforniában töltötték, Allenék 2014-ben Amszterdamba költöztek, amivel nézetük szerint újabb részsikert értek el a szabadság eléréséhez vezető úton. „Rajta volt a GTD-ből ismert Valamikor talán-listánkon” – magyarázta lépésüket Allen. Jelenleg a németalföldi művészetet és történelmet tanulmányozzák, illetve az európai GTD-hálózat kiépítésén dolgoznak. Allen a semmittevést, az álmodozást is szereti abban az értelemben, hogy az a reflektív, absztraktabb gondolkodást serkenti a reflexszerű „készenlétivel” szemben.

„Meglátásom szerint amíg nem végezzük el a feladatot, amiért a világon vagyunk, addig a stressz valamilyen szinten mindig jelen lesz az életünkben"

– mondta egyszer egy üzleti magazinnak, hozzátéve: "Az emberek azt hiszik, a meditáció, a relaxáció az, hogy megállítjuk egy pillanatra a világot. Ez azonban nem lehetséges. A megpihenés azt jelenti, hogy mi döntjük el, az állandóan mozgásban lévő világ mely részleteire figyelünk.”

Hatszintű modell a munka meghatározásához

Alapszint: aktuális teendők. Mindazon elintézendők listája, amelyeket végre kell hajtanunk: ide tartozik például az összes szükséges telefonhívás és megválaszolandó e-mail. Valószínűleg száznál is több ilyen tennivaló várna ránk akkor is, ha ebben a pillanatban megállítanánk a világot.

1. horizont: aktuális programok. Legtöbb teendőnket aktuálisan futó 30–100 programunk generálja, melyeknél viszonylag rövid távon szeretnénk eredményeket elérni; ilyen például egy új, otthoni számítógép összerakása és üzembe helyezése, vagy egy értékesítési konferencia megszervezése.

2. horizont: fókuszterületek és felelősségi körök. Munkánkhoz óhatatlanul más kötelezettségvállalások is kapcsolódhatnak: stratégiai tervezés, adminisztráció, piackutatás, egyebek. Magánéletünkben is legalább ennyi mindenre kell összpontosítanunk: az egészségünkre, a családunkra, a pénzügyeinkre stb. Ezeket a területeket élményeink és tevékenységeink értékelésénél figyelembe kell vennünk.

3. horizont: célok. A fentieken túl az is segíthet munkánk meghatározásában, ha tudjuk, mit szeretnénk elérni egy-két év múlva életünk különböző területein és a munkánkban.

4. horizont: jövőkép. Különböző szempontok alapján (például szervezeti stratégiák, környezeti trendek, karrier- és életmódváltási körülmények) három–öt év távlatában is érdemes elgondolkodnunk a munkánkról. E szinten hozott döntéseink könnyen változást idézhetnek elő munkánk számos aspektusában.

5. horizont: küldetés és elvek. Ebben a megközelítésben tudjuk munkánkat a legátfogóbban meghatározni. Miért van szükség a cégünkre? Miért van szükség ránk? Mi az, ami igazán fontos számunkra? Aktuális teendőink, programjaink, felelősségi körünk, céljaink és jövőképeink valójában innen indulnak, és ide is vezetnek.

Geri Ádám cikke eredetileg a HVG Extra Business 2016/2-es számában jelent meg, amelyben egy David Allennel készült interjút is olvashat. Hasonló cikkekkel a magazin friss számában is találkozhat, amelyben értékteremtő vállalkozások történeteit ismerheti meg. Keresse az újságárusoknál, vagy rendelje meg.

Ha érdeklik a gazdasági, üzleti témák, lájkolja a HVG Extra Business Facebook-oldalát!