Ralph van Uden, a Deloitte Kockázatkezelési szolgáltatások üzletágának igazgatója elmondta: A vállalatok hatékony működésének, a sikeres üzleti stratégiáknak mára stabil eleme az egyes vállalati feladatok és szolgáltatások kiszervezése, illetve a különböző termékek gyártásának licencbe-adása. Az outsourcing tipikus példája a vállalati IT-feladatok kiszervezése, míg licenc-díjas termékekkel a szoftvergyártástól kezdve a médiacégeken át, egészen a gyógyszeriparig számos területen találkozhatunk. 

Az új szolgáltatások és termékek sokszor meg sem születhetnének valamilyen vállalati stratégiai együttműködés, vagy közös fejlesztési programok nélkül. Ebből adódóan a különböző jogdíjak, vagy például marketing-költségek, jutalékok elszámolásának módja, de a kiszervezett munkák minősége is kulcskérdés lehet az egymással szerződéses üzleti kapcsolatban álló szereplők viszonyában.

A cégek alapvető érdekei azt diktálják, hogy lehetőleg hosszú távon kössék össze működésüket egy-egy megbízható „külső”, vagyis szerződéses szolgáltató partnerrel, a piacok igényei miatt az ilyen együttműködések száma folyamatosan nő. A bizalom alapvető tényező, mégsem csupán jó szándék kérdése az, hogy a partnerek képesek-e teljesíteni a szerződésekben vállalt kötelezettségeiket, vagy pontosan azt teszik-e, amit a másik fél elvárna tőlük.  A gördülékeny együttműködés és kölcsönös elégedettség feltétele mindenekelőtt egy világos, kiszámítható szerződéses viszony, amelyben a teljesítések kritériumai, illetve például a jogdíjakkal kapcsolatos elszámolási kérdések is lehetőleg a kezdetektől fogva, egyértelműen tisztázva vannak.

Jelentős értékű ügyletekről lévén szó, a cégek sok bosszúságtól és komoly, sokszor fel sem becsült veszteségektől kímélhetik meg magukat azzal, hogy már a szerződések megkötése előtt felmérik a kontraktusban rejlő kockázataikat. Az úgynevezett CRC (Szerződéses Kockázat- és Megfelelőség)-programok alkalmazásával azonban nemcsak ebben a korai fázisban, hanem a már megkötött szerződéseknél is van mód a kockázatok azonosítására és behatárolására. Ehhez a gyakran feleslegesen túlbonyolított szerződéseknél szükség lehet egy harmadik fél objektív, tisztázó értelmezésére, a megállapodásban szereplő feladatok és vállalások egyértelműsítésére. Mindez nemcsak a szerződéses partnerek közötti együttműködés javításához járul hozzá, hanem az amúgy kiegyensúlyozott partneri viszony fenntartásának is a záloga lehet.

Ralph van Uden kiemelte: Fontos a világos kommunikáció, a cégekkel szerződésben álló partnerek nyílt tájékoztatása, az alkalmazott program céljainak megismertetése. Általában mindegyikük tart ugyanis valamennyire attól, hogy egy külső szakértő is bepillantson szerződéseikbe. Fontos meggyőzni őket tehát arról, hogy a CRC-program célja nem a hibakeresés, vagy minden áron valamilyen visszásságok feltárása, hanem éppen a gördülékeny üzleti együttműködés kialakítása - a hibák hatékony kiküszöbölésével. Mindeközben a program eredményeit mindkét fél a maga előnyére fordíthatja.

A CRC-programok elsődleges feladata nem a tűzoltás. Mégsem ritka, hogy a segítségükkel egy-egy vitás kérdésben olyan téves követelések, vagy a legjobb szándék ellenére is hiányos teljesítések szűrhetők ki, amelyek tisztázására a felek amúgy hajlandóak lennének akár bíróság elé is vonulni. A szerződő partnerek – ha valóban csak valamilyen, a szerződésből eredő félreértésről van szó - nemcsak a felesleges, költséges, és mindkét fél számára kényelmetlen pereskedéstől menthetik meg magukat, hanem a nézeteltérés lezárásával az együttműködésüket is ugyanott folytathatják. Vagyis nem kell például új, minden szempontból megfelelő üzleti partner után sem kutatniuk – ami szintén növelné a kockázataikat.

A „félreértések” forrását jellemzően a szerződések nem megfelelően tisztázott rendelkezései adják. Ezért is nagyon fontos, hogy a cégek szerződéseikben lehetőleg az egyszerűségre, áttekinthetőségre törekedjenek, a szerződésben foglaltak megvalósulását pedig pontos, egyértelmű kontroll-faktorokhoz kössék. Egyértelműnek kell lennie tehát egyfelől a feladatoknak, de annak is, hogy a munka elvégzését hogyan lehet a későbbiekben bemutatni, illetve ellenőrizni.

Fontos, hogy mindehhez készüljön megfelelő dokumentáció, amely tartalmazza a partnerek marketing-kiadásait, vagy például azt, hogy a licencben legyártott termékek mindegyike után rendben megfizetik a licencdíjakat. A termelési, gyártási adatok és a megadott mennyiségek után fizetett díjak vizsgálata, a szerződésekbe épített kontrollok áttekintése egy alapvetően audit-jellegű feladat, amelyet ma már egyre több cég bíz külső szakértőre. A közölt adatok helytállóságára vonatkozóan ugyanis további következtetések vonhatóak le az aktuális piaci trendek és naprakész információk alapján – mondta van Uden.

Az outsourcing esetében a szolgáltatás minőségét és a beépített kontroll-tényezők hatékonyságát is meg kell vizsgálni, valamint hogy az elvégzett munka - például kiszervezett IT-szolgáltatások esetében - mindenben megfelel-e a szerződésben rögzítetteknek. A gyakorlati vizsgálódáshoz adott esetben a helyszíni szemle, egyfajta „próbavásárlás”, és az átfogó piaci áttekintés is hozzátartozik.

A CRC-programok első eredményei már közvetlenül a bevezetéskor megjelenhetnek, például a hosszú időn át elmaradt licenc-díjak befizetéséből származó pluszbevételek formájában. A programok valódi hatásukat mégis inkább hosszú távon fejtik ki. Ha ugyanis a vállalkozás ily módon figyel a külső szolgáltatók és partnerek teljesítményére, nemcsak a kockázatait csökkentheti, hanem általában a megrendelt munkák minőségének javulására is számíthat.

Ez azért is fontos szempont, mert a cégek a megváltozott piaci környezetben hajlamosak arra, hogy súlyozzanak, vagyis visszafogják egyes kiadásaikat - emiatt ugyanakkor érezhetően bizalmatlanabbak is. Ha azonban kétséget kizáróan meg tudnak győződni arról, hogy partnereik minőségi munkát végeznek, és minden szerződésben rögzített vállalásukat maradéktalanul teljesítik, az az esetek többségében az érvényben lévő együttműködések folytatása mellett szól. Ez pedig értelemszerűen minden fél számára kézzelfogható előnyökkel jár – tette hozzá Ralph van Uden.