Pár éve egy nagy tech cég azt látta, hogy csökken a produktivitása. 30 ezer munkavállalójukat megkérdezték annak érdekében, hogy megtalálják, hol lehetne javítani a helyzeten. A felmérésből kiderült, hogy a munkavállalók 54 százaléka vélte úgy, hogy tevékenyen voltak az értekezletek. Túl sok ember jött össze egy héten olyan célért, amit igazából nem tudtak meghatározni – írja a Quartz. A legnagyobb problémát ugyanakkor talán az jelenti, hogy a vezetői értekezletek megszervezésére egy-egy nagyobb cégnél a munkavállalók évente mintegy 300 ezer órát fordítanak. Vagyis a meetingek szervezése még több embert von be, így még inkább csökkenhet a produktivitás.

A lap cikke felsorol három olyan pontot, amelyet ha nem tartunk be, akkor igazából mindegy, hogy összehívtunk-e egy meetinget, ugyanis ezek nélkül értelmetlenné válhatnak az értekezletek, nem lesz semmilyen eredményük.

1. Legyen az értekezleteknek meghatározott, világos céljuk. Informálni, megbeszélni, dönteni: ennek a szellemében kell megtartani a meetingeket. Csak akkor hívjunk össze egy értekezletet, ha más csatornákon nem tudjuk megbeszélni az aktuális dolgokat.
2. Ne legyenek túl sokan az értekezleten. Felmérések szerint maximum 7 fő a kezelhető embermennyiség még, mindig további plusz egy fő 10 százalékkal csökkenő a meetingek hatásfokát. Ha 16-17 ember van jelen egy értekezleten, akkor a hatékonyság a nullához közelít. Emellett nem érdemes delegáltakat küldeni egy meetingre, csak azért, hogy legyen ott valaki: olyan emberek menjenek el egy meetingre, akiknek tényleg van fogalmuk az érinteni kívánt témáról.
3. Ne húzódjon el sokáig egy értekezlet. Korábban 30, ma már azonban 60 percesre van szabva egy átlagos találkozó, de ha túl sokan vannak a résztvevők, akkor könnyen 90 percen túl is elhúzódhat egy értekezlet. Ez pedig ugyancsak csökkenti az értekezletek hatékonyságát, így központilag kellene megszabni egy olyan szabályt, mely szerint például 90 percnél tovább csak felsővezetői engedéllyel tartható meeting.