1. Ne küldjünk magánlevelet céges címről
Ha a munkahelyünkről szeretnénk magánlevelet küldeni, akkor – amennyiben ez lehetséges – ingyenes címet használjunk, mint a Freemail, Hotmail, Gmail, Yahoo!, Excite. Így a kíváncsi munkatárs, a mindent ellenőrző főnök nem (vagy csak illegális úton) férhet hozzá levelezésünkhöz.

2. Használjuk a BCC-t
Körlevelet küldünk olyanoknak, akik nem ismerik egymást? Ne adjuk meg a címüket a levél címzett fejrészében. Ugyanis a reklámküldők (és a „vicces” körlevelek megszállottjai) onnan szerzik meg ismeretlenek címét. Ehelyett használjuk a „titkos másolat”, azaz a BCC (blind carbon copy) lehetőségét. A címzetthez pedig írjuk például a saját e-mail címünket!

3. Ne küldjünk formaleveleket
Udvariatlanságnak számít a formalevél, főleg barátainkkal, munkatársainkkal szemben. Kivételt jelent, ha olyan csoport tagjai ők, ahol elfogadott (netán elvárt) az ilyesfajta értesítés.

4. Ne továbbítsuk a láncleveleket
Szörnyűség történik, ha nem küldjük tovább a levelet legalább tíz embernek? Vagy éppen szerencsénk lesz? Esetleg egy rákos kisgyerek élete a tét? Egyik mesét se higgyük el, és ne is továbbítsuk az ilyen leveleket. Továbbá fütyüljünk a rémhírekre, városi legendákra és általában minden átverésre (hoax) – köztük a hamis vírusriasztásokra is.

5. Legyünk hivatalosak
Munkahelyi közlésben ne használjuk a chat és az SMS megszokott rövidítéseit. Az üzleti kapcsolatoknál ezek a rövidítések rossz benyomást keltenek: komolytalanok és udvariatlanok.

6. Legyünk óvatosak
Az e-mail nem titkos, hiszen küldés közben bárki elolvashatja. A fogadónál évekig a levéldobozban maradhat, és férgek, vírusok révén bárkihez eljuthat. Gondoljunk erre, mielőtt elküldünk egy levelet, nehogy később megbánjuk.

7. Rövidítsük le az aláírást
Az aláírási terület, főleg az üzleti életben, a lehető legrövidebb legyen. A négy sor az általánosan elfogadott. Az a levél, ami kettő soros, de túl hosszú az aláírási része, könnyen elveszíti jelentőségét, mert a fogadó szeme átsiklik a hosszú befejezésen.

8. Idézés csak indokoltan
Amikor egy levélre válaszolunk, a legtöbbször ott marad az eredeti a levelünk végén. Vágjuk le ezeket a részeket. Csak akkor hagyjuk meg az eredeti részeket, ha a válaszunkban azokra hivatkozunk.

9. Válasz a csoportlevelekre
Ha csoport e-mailt kaptunk, de reakciót csak tőlünk (illetve nem mindenkitől) vár a feladó, akkor ne küldjük el mindenkinek a választ.

10. „Válasz mindenkinek": csak ha muszáj
Előbb javasoltuk, hogy ne használjuk a „válasz mindenkinek” (reply to all) funkciót, főleg, ha a csoport tagjai nem is várnak reagálást. Ám néha ez a megoldás célravezető. Amikor egy csoport többségének szeretnénk választ küldeni, az egyéni címek beírogatása sok időt venne el. Sőt, az is előfordul, hogy valakit esetleg kifelejtünk. Ilyenkor mégis biztosabb megoldás a csoportos válasz.

11. Legyünk tömörek
Ne küldjünk hosszú e-maileket. Próbáljuk kiemelni a lényeget és összegezni mondanivalónkat. Hosszú levél esetén szedjük pontokba közölnivalónkat, így a válaszadás is könnyebb lesz.

12. Szabadság, üzleti út
Hosszabb ideig távol vagyunk? Készítsünk automatikus választ munkahelyi címünkön. Ez tájékoztat másokat arról, mikor leszünk elérhetőek, ki tud helyettesíteni bennünket az adott idő alatt. Ez udvariassági gesztus, és minden címre csak egyszer megy el ez a levél. Így elkerülhető, hogy utólag szóvá tegyék, hiába vártak választ. Persze ez csak munkahelyi levelezéseinkre vonatkozik, hiszen senkinek sem kell tudnia, hogy üres-e az otthonunk.

A különféle levelezőrendszerekben beállíthatjuk az automatikus értesítést, hogy szabadságon vagyunk

13. Mosolyogjunk vagy szomorkodjunk
Ha a levelünk hangvétele félreértést okozhat, használjuk a kis arcokat (smiley), amellyel tompítjuk reagálásunk bántó értelmezését. Persze ez csupán a nem hivatalos levelek esetében és jó ismerősök közt elfogadott. Segítséget adnak a smiley-gyűjtemények, amelyekben kedvünk szerint válogathatunk (pl. http://wade.hu/smiley).

Egy kis rajzból a hangulatunkra is következtethet a címzett

14. E-mail mobilon
A mobiltelefonos levelezés inkább ügyes kezű, rutinos felhasználóknak való. A levelek mobil lekérdezése persze bárkinek jól jöhet, de rutin nélkül nehéz gyorsan írni a mobiltelefon pici billentyűin. Ha ez mégis fontosnak bizonyul, használjunk (majdnem) teljes billentyűzetű okostelefont vagy telefonos PDA-t.

15. Levezés több helyről
Ha mobil eszközről és számítógépről is levelezünk, néhány dologról ne feledkezzünk meg. Például arról, hogy a legtöbb mail szerver és kliens szoftver a letöltés után törli leveleinket a szerverről. Ez különösen akkor baj, ha mobil eszközről olvastuk el levelünket, majd töröltük azt. A számítógépre nem biztos, hogy megérkezik ugyanaz a levél. Tehát nem árt, ha ismerjük mobil eszközünk beállításait.

16. Mobil cím
A legjobb megoldás, ha mobil eszközünknek külön e-mail címe van, és csak indokolt esetben kérjük erre a címre a levelet. Ha hosszabb ideig leszünk távol asztali gépünktől, szervezzük át levelezési szokásainkat. A mobilra érkező levelek egy részét szűrők segítségével továbbítsuk számítógépünkre. Amelyeknél elegendő az egyszeri olvasás – és esetleg egy gyors válasz –, azokat törölhetjük a szerverről. A szűrők segítenek abban is, hogy megkíméljük mobil eszközünket a spamektől.

17. Mobilra ne küldjünk csatolt fájlt
Ha tudjuk, hogy a címzett egy ideig mobil eszközt használ, ne küldjünk neki e-mailhez csatolt állományt. Ehelyett csak egy levéltöredéket küldjünk át, vagy egy webcímet, ahonnan letöltheti a fájlokat, amikor már nem mobil eszközt használ.

18. Rögtön válaszoljunk
Olvassuk el leveleinket egy-két napon belül. Még akkor is, ha nem válaszolunk rájuk azonnal. Készítsünk egy "Válaszolni" nevű mappát és ide tegyük a válaszra váró küldeményeket. Ha tehetjük, a magánlevelek válaszával ne várjunk két napnál tovább. A hivatalos leveleknél pedig tartsuk be az elvárt határidőt. Ha valakitől túl hosszú levelet kapunk, és nincs időnk a teljes levélre reagálni, akkor írjuk meg, hogy később részletes választ küldünk.

19. Rendszeresség
Leveleinket rendszeres időközökként ellenőrizzük! Mindegy, hogy 5 naponta vagy 5 percenként, de a partnereinknek tudniuk kell, hogy rendszeresen megnézzük a postafiókunkat.

20. Használjunk szűrőket
A legtöbb levelező programnak van spam-szűrő alkalmazása, amit tetszés szerint lehet be-, illetve kikapcsolni. Nem százszázalékos a működésük, ezért nem árt szemmel is ellenőrizni, nehogy valami lényegesről lemaradjunk. De még így is megéri bekapcsolni a szűrőket.

21. Váltsunk címet
Ha ingyenes e-mail címünk van, egyre több reklámot fogunk kapni. Ilyenkor érdemes elmenteni a számunkra fontos partnerek címét, majd egy új címet kezdjünk el használni. Ne feledkezzünk meg arról, hogy azokon a megbízható weboldalakon, ahol címünkkel vagyunk jelen, frissítsük az adatainkat!

22. A csatolás határai
Ha túl nagy csatolt fájlt próbálunk elküldeni, előfordulhat, hogy túllépjük partnerünk tárkapacitását. A küldemény mérete általában ne haladja meg a 200-500 Kbájtot. Kivételt jelent, ha kérik tőlünk a küldeményt, annak mérete ellenére. Célszerű azonban ilyenkor is a weben elérhetővé tenni a kért fájlt, nem pedig mellékletként továbbítani.

Nagy állományokat inkább a weben tegyünk elérhetővé

23. Osszuk meg a fájlt
Ha a fájl nincs még meg valahol a hálózaton, és van jogosultságunk, hogy egy biztonságos helyre feltegyük azt, akkor használjuk a fájlmegosztás lehetőségét, például az AllPeers szolgáltatást. Ezzel a módszerrel meghatározzuk, kik férhetnek az adatfájlhoz. Hasonló lehetőséget nyújt a Google Docs and Spreadsheets és a Zoho. Ezek mindegyike kompatibilis az Office alkalmazásokkal (Microsoft Office, OpenOffice). Amint egy dokumentumot ily módon elérhetővé tettünk, már csak a linket kell kollégáinknak továbbítani. Több olyan ingyenes szolgáltatást is igénybe vehetünk, amelyek meg tudják osztani a 100 Mbájtnál kisebb állományokat. Ilyenek például: YouSendIt, Dropsend, a MediaFire, a Senduit.

Többféle ingyenes dokumentum-megosztó rendszer közül választhatunk

24. Megosztás másként
További lehetőség nyújt fájlmegosztásra a VoiP (Voice Over Internet Protocol), vagy a VoIM (Voice over Instant Messaging), mint a Skype, a Windows Live/MSN Messenger. Ha nagyvállalatnál dolgozunk, bizonyára rendelkezésünkre áll a Lotus Notes, ennek saját üzenetküldője van.

25. Óvatosan a melléklettel
Akkor se nyissuk meg rögtön a kapott csatolt állományokat, ha ismerjük a feladót. Ha nem vártuk a fájlt, akkor ne is nyissuk meg. Először pedig az e-mailt olvassuk el. Fertőzés gyanúja áll fenn, ha a tárgy mezőben általános angol kifejezés szerepel (pl. important message, in your attention). Ha bizonytalanok vagyunk, inkább telefonáljunk a feladónak, mert ha a küldő komputerén vírus volt, az a mi gépünkre is átkerülhet.