Miután nincs olyan törvényi előírás, amely a munkáltató számára lehetővé tenné ezeknek az adatoknak a nyilvántartását, jogszerűen azokat csak a munkavállaló írásos engedélyével gyűjthetik, tárolhatják vagy adhatják át az érdekképviseleteknek. Az adatvédelmi biztos a napokban megvizsgálta a szakszervezetek formanyomtatványait, és február 26-iki állásfoglalásában az általa megismertek mindegyikét törvényesnek ítélte.
Ezeket a nyilatkozatokat a munkahelyeken kizárólag bérszámfejtők kezelhetik, és nekik kell gondoskodniuk arról is, hogy a benne szereplő információkat a vezetők se ismerhessék meg. A szakszervezet nem tájékoztathatja a munkáltatót a szakszervezeti tisztségviselőkről sem, ez esetben is csak az érintett nyilatkozhat.