szerző:
Számlázz.hu

Számlák megírása, postázása, könyvelőhöz való elszállítása helyett néhány gombnyomás. Az a vállalkozó, aki még nem próbálta, talán nem is gondolná, mennyi fáradságot és pénzt lehet spórolni azzal, ha papíralapról teljesen átáll az elektronikus üzemmódra, ráadásul a hibázás lehetőségét is kiiktathatja.

Egy vállalkozás működtetése rengeteg időt vesz el, gyakran előfordul, hogy hirtelen kell egy dokumentum, számla, kimutatás vagy éppen egy pecsétes aláírás. Ezért érdemes elkezdeni gondolkozni azon, hogyan lehetne egyszerűbbé tenni a kötelező adminisztrációs köröket,

Szerencsére az internet, a digitalizáció korában már nem ördöngösség kiiktatni a személyes közreműködést, ami az időnk nagy részét képes elrabolni. Már léteznek olyan informatikai megoldások, amelyekhez a küldő és a fogadó részéről mindössze egy laptop kell – hangsúlyozza Stygár László, a vállalkozók életét megkönnyítő, számukra időt és pénzt megtakarító számlázóprogram, a Számlázz.hu egyik alapítója. Az ő segítségével adunk ízelítőt abból, hogy milyen tevékenységeket lehet már online is végezni, a számlatömbünket és a pecsétünket sutba vágva.

Új számla kibocsátása rendszeres partnernek

18 óra – tavaly havonta átlagban ennyi időbe telt a pékségeket működtető Péteréknek, hogy hagyományos eszközökkel számláznak. Ebben benne van, hogy elmentek megvásárolni a számlatömböket, de az is, hogy olykor előfordult, otthon hagyták a tárolt cégkivonatot vagy cégbírósági végzést, ami tartalmazza a cég pontos nevét és címét, valamint adószámát, márpedig e hivatalos dokumentumok nélkül a nyomtatványboltok nem adhatnak el egy számlatömböt. De ebbe az időbe beleszámítódott az is, hogy több tömbnek is egész egyszerűen nyoma veszett, ezért újakat kellett vásárolni. Aztán az is előfordult, hogy amikor elmentek számlázni, csak a lényeget felejtették otthon, a tömböt. Ám mindezek eltörpülnek amellett, hogy mennyi ideig tartott, amíg a nem egyszer havonta több százas nagyságrendet is elért számlamennyiséget kézzel kiállították. Különösen a „törzsvevőiknek”. A nekik való számlázás során ugyanis előre-hátra lapozgattak, mondván, az agyuk nem káptalan, nem emlékezhetnek minden adatra, ezért azokat ki kellett keresniük, nemcsak az aktuális számlatömbben, hanem még a régit is kénytelenek voltak elővenni. Majd átmásolták az adatokat, ami közben nem egyszer előfordult, hogy hibáztak és ilyenkor menthetetlenül jött a sztornó, hogy aztán elölről kezdjék újra az egészet. Ráadásul a pecsétet sem mindig találták, vagy ha meg is volt, megesett, hogy már nem fogott, mert elkopott a festék.

Rengeteg vesződség, pedig idestova már 13 éve nem kötelező a céges bélyegző. Sajnos még mindig akadnak könyvelők is, akik nincsenek tisztában azzal, hogy egy európai uniós irányelv 2006-os adaptálása óta a papíralapú számlák céges bélyegzők nélkül is érvényesek, és az aláírás sem kötelező formai elem.

18 perc – nagyjából ennyire redukálhatja a havi számlázást az a vállalkozás, amely elektronikus programot használ. Amelybe ugyanis elég csak elkezdeni begépelni a vevő nevét és már fel is jönnek az adatai (természetesen a ma már kötelező adószámmal együtt). S az általunk elvégzett tevékenysége(ke)t is elegendő csak egyszer, a legelső számla elkészítésénél beírni, utána a rendszer már automatikusan felajánlja az(oka)t. Ha kitöltöttük a teljesítés idejét, a számlázás napját és a fizetési határidőt, akkor az enter billentyű megnyomásával elkészül a számla előnézete, amelyen még módosíthatunk. Ha pedig mindent rendben találunk, akkor máris élesre válthatunk.

Nem kell sem személyesen elvinni, sem postázni

Az elkészült számlát ugyanis a rendszer ingyen elküldi a megrendelő által megadott email-címre, amelyet a partner egy kattintással letölthet. Persze, aki ragaszkodik hozzá, annak továbbra is módjában áll postázni – ám ezt sem a vállalkozónak kell intéznie, hanem igény esetén a számlázóprogram működtetője feladja, ami leginkább akkor könnyebbség, ha egyszerre több száz, ne adj Isten, több ezer számlát kell elküldeni. Márpedig azzal, hogy nem kell ezt a mennyiséget lekörmölni, kinyomtatni, borítékolni, rengeteg időt lehet megspórolni.

A könyvelőhöz sem kell elcaplatni

Ugyanúgy, online is el tudja juttatni a számláit a vállalkozás a könyvelőjéhez, vagy adhat hozzáférést neki a számlázóprogramhoz – így a jövőben nem kell többé tömött reklámszatyrokba préselve cipelni a bizonylattengert. És mindez persze azt is jelenti, hogy többé már nem gond az sem, ha valaki bármely okból könyvelőt akar váltani, hiszen nem kell tekintettel lenni a távolságokra, amely tényező korábban döntő erővel bírhatott egy-egy szakember kiválasztásakor.

Számlakifizetettségek nyilvántartása, díjbekérő, fizetési felszólítás

Nincs annál bosszantóbb, mint amikor egy vállalkozástól a megrendelő “tegnapra” kéri a munka elvégzését, ő azonban már korántsem ilyen gyors: a fizetési határidő napján még nincs a bankszámlán a kialkudott ellenérték, sőt nem egyszer előfordul, hogy még más- vagy harmadnap sem. Ilyenkor telefonálgatunk, kérünk, fenyegetünk, hogy megkapjuk a jussunkat. Ahelyett, hogy azzal foglalkoznánk, ami a dolgunk, nevezetesen, megfelelő mennyiségű megrendeléshez jutni, azokat maximális pontossággal és tökéletes minőségben teljesíteni. Egy számlázóprogram ezt a terhet is leveszi a vállalkozó válláról, helyette “ő” figyeli, hogy határidőre megjött-e a pénz és ha nem, díjbekérőt küld a partnernek. Ha pedig még ezt követően sem érkezik be az ellenérték, indulhat is a fizetési felszólítás – ám ezt sem nekünk kell elvégezni, megteszi ezt helyettünk a számlázóprogram, már amennyiben beállítjuk, hogy ha nem jön meg a pénz, akkor automatikusan szólítsa fel a vevőt a fizetésre.

Webáruházat működtetőnek is előnyös

Azt ugyanis – de akár más üzleti alkalmazást is – össze lehet kapcsolni a számlázó rendszerrel, méghozzá személyre szabva, így a vevő már a vásárlás pillanatában automatikusan megkapja a számlát. Amely lehet papíralapú vagy elektronikus, előleg- vagy vég-, esetleg sztornó-, illetve helyesbítő, de akár díjbekérő, szállítólevél vagy nyugta. Ettől még persze vezethetjük egy excel-táblában a számlázási adatokat, de azokat nem kell átkörmölni egyesével, hanem azt könnyedén át lehet tölteni a számlázóprogramba, amely egy ellenőrzést követően máris létrehozza a számlákat, akár egyszerre több ezret.

Nem kell raktárt bérelni

Mármint annak érdekében, hogy tároljuk az éveken át felgyülemlett számlatömböket. Nem túlzás a raktárral való riogatás, ha azt vesszük, hogy a törvény előírása szerint a kibocsátásuktól számítva 8+1 évig kell megőrizni a számviteli bizonylatokat, márpedig jócskán akad vállalkozás, amelynek ennyi idő alatt tonnányi dokumentuma is összegyűlik. De nemcsak ezek tárolása kerül súlyos pénzekbe, hanem az is, ha csupán egyetlen számla hiányzik, vagy szabálytalanul töltöttük ki: laponként nem kevesebb mint félmillió forint bírságot kockáztatunk. A számlázóprogram által elektronikusan megőrzött dokumentumokkal ilyen egészen egyszerűen nem fordulhat elő, azok nem veszhetnek el, és a szabályszerűségükkel sem lehet gond, mivel eleve csak az alaki és formai követelményeknek megfelelő bizonylatok kerülhetnek a digitális tárba.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Számlázz.hu megbízásából a HVG BrandLab közreműködésével jött létre. A tartalom előállításában a hvg.hu és a HVG hetilap szerkesztősége nem vett részt.

BrandLab BrandChannel

Így válhat a jövő könyvelőjévé!

Csak úgy kapkodják a fejüket a könyvelők az elmúlt években szélsebesen hódító digitalizáció láttán. Mi lesz a dolguk a jövőben, mire jut majd több idejük, hogyan tarthatnak lépést a változásokkal, tudnak-e majd egyszerűen és gyorsan informálódni, naprakészek, – és ahogy eddig is – nélkülözhetetlenek lenni? Mutatjuk a lehetséges válaszokat.

Elnézte a lezárt sorompót a motoros, berepült a sínekre. Nagyon kellett sietnie az őrangyalának

Elnézte a lezárt sorompót a motoros, berepült a sínekre. Nagyon kellett sietnie az őrangyalának

Női frakcióvezetője lett az európai szociáldemokratáknak

Női frakcióvezetője lett az európai szociáldemokratáknak

Ha mindig is kínlódott a fokhagyma hámozásával, ezt látnia kell

Ha mindig is kínlódott a fokhagyma hámozásával, ezt látnia kell

"Még többet kell tenni, hogy a helyes vágányra tereljük az EU-t a klímaváltozás elleni küzdelemben"

"Még többet kell tenni, hogy a helyes vágányra tereljük az EU-t a klímaváltozás elleni küzdelemben"

Felesége szerint fejbe lőtte magát egy ukrán parlamenti képviselő, a rendőrség kételkedik

Felesége szerint fejbe lőtte magát egy ukrán parlamenti képviselő, a rendőrség kételkedik

Alvó utastól lopott mobilt a 4-es villamoson, keresik a rendőrök

Alvó utastól lopott mobilt a 4-es villamoson, keresik a rendőrök