Nem a számlák mennyiségétől függ, hogy érdemes-e áttérni online számlázásra

Jellemzően nem napi szintű tevékenység a számlázás a 250 főnél kevesebbet foglalkoztató cégeknél, egyharmaduk évente ötvennél több számlát nem állít ki. Mivel ez pont egy számlatömbnyi mennyiség, e tényből akár arra is lehetne következtetni, hogy a vállalkozások beérik a kézi számlázással. Ám a számlázás korántsem mennyiségi kérdés, nem csak azon múlik, milyen számlázási megoldást érdemes választani, hogy egy vállalkozásnak hány számlát kell kiállítania. Ezzel magyarázható, hogy az eNET és a Számlázz.hu 2017 decemberében, 200 vállalkozás megkérdezésével végzett reprezentatív kutatása szerint a 250 főnél kisebb vállalkozásoknak már a fele használ valamilyen számlázóprogramot.

Az igénybe vett számlázóprogramok közül pillanatnyilag a telepített szoftverek az elterjedtebbek ­– ezt a szektor 40 százaléka használja. Ugyanakkor, részben magyar fejlesztésnek köszönhetően, már elérhetők olyan online számlázók is, amelyek felhőalapú szolgáltatások, így biztosítják, hogy használóik bárhonnan, bármikor hozzáférhessenek a számlázási lehetőséghez és információkhoz. Az új technológia dinamikusan terjed, jelenleg a mikro-, kis- és középvállalkozások 8 százaléka intézi a számlázással kapcsolatos ügyeit online számlázóval. E számlázójukat jellemzően 2-3 éve használják.

A számlázás a cégek számára olyan, mint a levegő: a mindennapokban körülvesz bennünket és teljesen kézenfekvő, ugyanakkor, ha probléma merül fel vele kapcsolatban, az nagy bajt okozhat. Fontos, hogy jól, a jogszabályi követelményeknek megfelelően számlázzunk. Márpedig közeledik július 1., amikortól bizonyos feltételek teljesülése esetén online adatszolgáltatás lesz szükséges a NAV felé.

Jó hír, hogy a felmérés szerint a 250 fő alatti vállalkozások 79 százaléka tud ezen új kötelezettségről. Az ennek való megfelelés kényszere azonban okozhat némi izgalmat a vállalkozások körében. Ha egy cég az online számlázóprogramok között keresgél, fontos, hogy a NAV-álló megoldásokat részesítse előnyben. A számlázási piacon ugyanis többféle online számlázóprogram is megtalálható, melyek gyors, egyszerű, áttekinthető számlázási lehetőséget kínálnak. Ugyanakkor e programok eltérőek lehetnek aszerint, hogy mennyire felhasználóbarát a kezelésük, milyen beépített lehetőségeket, illetve csomagokat kínálnak és mennyibe kerülnek. Az online számlázók egy része ingyenesen biztosítja a számlázó szolgáltatását a vállalkozóknak (egyfajta alapcsomagban), és csak a kényelmi szolgáltatásokért kell fizetnie azoknak, akik arra igényt tartanak.

A számlázók a kicsik és a nagyok életét egyaránt megkönnyítik: már évi néhány számlától nagy segítség, ha az online számlázó a begépelésre reagálva automatikusan felkínálja a partnercég pontos nevét, adatait, adószámát stb., nagyban csökkentve ezzel a hibák lehetőségét – derült ki a cégvezetőkkel készített interjúk során. A nagy számlamennyiséggel rendelkezőket ugyanakkor olyan funkciók segítik, mint a tömeges számlagenerálás, az egyedül a Számlázz.hu megoldásai között elérhető autokassza (ami szinkronizálja a kiállított számlákat és a számlára beérkező banki utalásokat), vagy a számlázót használó cég más rendszereivel való integrálhatóság képessége.

Nem függ tehát a kiállított számlamennyiségtől, hogy valakinek érdemes-e online számlázásra átállnia. A kutatás alapján inkább az online működés iránt nyitott, innovatív vállalkozások váltanak, amelyek fogékonyak a számlázás folyamatait gyorsabbá és egyszerűbbé tévő digitális megoldások iránt. De azok a vállalkozások is, amelyek egyszerűsíteni szeretnék a számlázási folyamataikat, és az így felszabaduló időt és energiát inkább cégük fejlesztésébe fektetnék. Végül a kicsik mellett azok is eldobhatják a kézi tömböt, akik sok számlát állítanak ki, s emiatt nem akarnak plusz munkaerőt felvenni – ilyenek lehetnek tipikusan a webáruházak.

Az online számlázásra való átállás ugyanakkor a könyvelők érdeke is lehet, akik a számlázás egyszerűsödésével felszabaduló munkaidejüket arra fordíthatják, hogy minőségi tanácsadói szolgáltatást nyújtsanak ügyfeleiknek. Valamint azoknak is, akik fontosnak tartják a transzparenciát – cégen belül és kívül egyaránt.

Az online számlázókkal elektronikus és papíralapú számlák egyaránt kiállíthatók. Az elektronikus számla Magyarországon viszonylag újnak számító számlázási mód, amelyet jelenleg a mikro-, kis- és középvállalkozások közel nyolcada (12 százaléka) használ az eNET kutatása szerint, közülük 4 százaléknyian csak így számláznak. A NAV-kötelezettség előreláthatóan az elektronikus számlák részesedésének növekedését is magával hozza majd.

Az online számlakiállítás tehát dinamikusan terjed, és folyamatosan nő az elektronikus számlák részesedése is. Az online vásárlásban egyre járatosabb magyar lakosság számára az, hogy elektronikus számlát kap, vásárlóként már teljesen megszokott.

Mindezzel együtt egyre több kisebb cég vezetőjében fogalmazódik meg a gondolat, hogy érdemesebb lenne a számlázásukat egy jól követhető, egyszerű, a NAV-álló, és alapfunkcióit tekintve ingyenes vagy minimális költséggel bíró számlázóprogramra átterelni.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Számlázz.hu megbízásából a HVG BrandLab közreműködésével jött létre. A tartalom előállításában a hvg.hu és a HVG hetilap szerkesztősége nem vett részt.