Számlázás pandémia idején: ezekre mindenképpen szüksége lesz

Hat pontba gyűjtöttük, hogy milyen előnyökkel jár, ha e-számla szolgáltatást veszünk igénybe. De megnézzük azt is, mi az, amiért továbbra is szükségünk van egy jó könyvelőre. Akivel egyébként – mint mindenkivel – mostanában tanácsos minél kevesebbet találkozni.

1. De nem is fogunk kezet!

Ez kevés. Személyes találkozó, megfogott kilincs, kézből kézbe átadott dokumentumok – teljesen hétköznapi elemei a céges adminisztrációnak. Nem valószínű, hogy ennek veszélyeit külön taglalnunk kell, de az elektronikus ügyintézéssel megoldódik ez a helyzet. Nem pusztán arról van szó, hogy az elektron és a foton nem terjeszti a betegséget. Hanem arról is, hogy az elektronikus információátvitel a korlátozások esetén is működik. Nem tudjuk pontosan, hogy a kórokozók meddig és milyen körülmények között maradnak fertőzőképesek az irodában vagy a számlatömbön. A mobil vagy a vezetékes internethálózaton viszont nem terjednek.

2. És ha kell a papír?

Nem kell. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal e tekintetben világosan fogalmaz: az elektronikus számlákat ugyanolyan módon lehet (sőt: kell) könyvelni, mint a cellulóz-származékon kiállítottakat. Fontos azonban, hogy a bizonylatok adóellenőrzéskor történő bemutatásánál az e-számlákat minden esetben fájl formájában kell rendelkezésre bocsátani. A kontírozás pedig eleve egyszerűbb, mert az ehhez kapcsolódó információkat ebben az esetben nem szükséges rögzíteni magán az elektronikus számlán. Összességében tehát a számla-, illetve a bizonylatforgalom teljesen biztonságos, minden jogszabályi követelmény teljesíthető általa, nem igényel papíralapú ügyvitelt, így személyes találkozást és utazást sem.

3. Oké, de több munkatárs is dolgozik a számlázáson

Éppen ez a lényeg: az elektronikus rendszerben ezt könnyen megtehetik. Egyébként is home office-ban vannak, mi más lehetne ennél észszerűbb megoldás? A kompetens munkatársak mellett a platformra meghívható a könyvelő is, aki így naprakészen láthatja a szükséges dokumentumokat és végezheti a hozzájuk kapcsolódó tennivalókat. Ráadásul minden munkafolyamat követhető, utólag is felülvizsgálható, a hibák hamarabb kiderülhetnek. Az adminisztrációs feladatok így az összes bevont munkatárs vagy külső szakember számára transzparensen, azonnal ellenőrizhető módon megoszthatók. És nem kell hozzá FFP-2-es maszk.

4. NAV-álló?

Nem a legszebb kifejezés, de a lényeget plasztikusan írja le: igen. Ha jól használjuk az elektronikus számlázó rendszereket, akkor sokkal megbízhatóbbak és kevésbé kockázatosak, mint a papíralapú, úgynevezett „jól bevált” megoldások. Amelyek valóban jól beváltak; akkor, amikor egy 3.5-ös floppy jelentette az informatikát. Továbbá immáron a teljes gazdasági szektorra nézve kötelező a számlaadatok elektronikus bejelentése az adóhatósághoz. És bár, ha nagyon ellenségei vagyunk önmagunknak, akkor a kézzel kiállított számlák tartalmát begépelhetjük egyenként is a NAV platformjára, de elég egyértelmű, hogy ez komoly adminisztrációs terhet és sok-sok hibalehetőséget rejt magában.

5. Elég jó opció

Ami azt illeti, nem opció, hanem kötelező. A hatályos jogszabályok szerint ugyanis a NAV-nak minden számlaadatot meg kell küldeni elektronikus formában. Ahogy említettük, ez történhet olyan formában is, hogy a hagyományos dokumentumokon szereplő adatokat töltjük fel a rendszerbe. Ennél azonban sokkal hatékonyabb, ha keresünk egy e-számla szolgáltatót, amely teljeskörű megoldást biztosít a felhasználóknak. Így már a számla kiállításának pillanatában teljesíthetjük az adatszolgáltatási kötelezettséget, anélkül, hogy ez extra adminisztrációs munkát jelentene. Ezzel együtt a közölt információk tárolt és rendszerezett formában állnak rendelkezésre a későbbiekben is, így a visszakereshetőség vagy a problémák megtalálása lényegesen egyszerűbbé válik. Ugyanígy a könyvelés is.

6. Akkor nem is kell könyvelő?

Dehogynem. Vannak ugyan folyamatok, amelyek automatizálhatók, az adatrögzítés, a rendszerezés, az archiválás például ilyen. A NAV felülete számos dokumentumtípust képes fogadni, de a nem magyarországi számlákkal gondban lehetünk. A Facebook vagy Google Ads számlák is ilyenek, ezek kezelését továbbra is a könyvelőre kell bíznunk, e-mailben kell eljuttatnunk neki, ugyanis az adóhatóság rendszere az itt keletkezett állományokat nem tudja fogadni. Ne feledjük emellett azt sem, hogy a könyvelőknek nem csak ennyi a dolga. Ismerni az összes hatóságot, ezekhez regisztrálni és ott képviselni az ügyfelet, ügyvédeket tájékoztatni; nem ragoztuk agyon, ez csak egy része mindannak, amiben a szakemberek segíteni tudnak. Az áfa-bevallás tervezete is akkor fog jól elkészülni, ha az elektronikus adatszolgáltatás rendben zajlik a teljes üzleti évben. Ehhez pedig elengedhetetlen a könyvelő szakértelme.

A tartalom a Számlázz.hu megbízásából, a HVG BrandLab produkciójában készült. A cikk létrehozásában a HVG hetilap és a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.