Egy hajóban evezünk – így kommunikáljon a vezető a járvány idején

A koronavírus egyelőre feltartóztathatatlannak tűnő terjedése összetett kommunikációs feladatokat zúdít minden cégvezetőre. Érthető, hogy ilyenkor minden szempár a vezetőre szegeződik, akinek – és ebben biztosak lehetünk – még sokkal több kérdése lenne a krízishelyzettel kapcsolatban, mint a kollégáinak.

Kommunikálni viszont szükséges, minél többet, minél gyorsabban. Mit érdemes átgondolnia egy vezetőnek, vagy menedzsment csapatnak a krízisben történő kommunikációban?

1. „Safety firtst.” Egyértelművé kell tenni, hogy mindenki számára az egészség megőrzése a legfontosabb, ez megelőz minden gazdasági érdeket. Nem lehet kockáztatni, méricskélni, alkudozni a koronavírussal – a személyes biztonság minden előtt van. Ehhez minden lehetséges támogatást biztosítani kell, ahol csak megoldható: távmunkával, online meetingekkel, utazások leállításával, a fertőtlenítéshez szükséges eszközök és a szükséges információk biztosításával.

Fontos ugyanakkor tisztában lenni azzal, hogy a vezető – bármilyen nagy felelősséget is visel – nem vált automatikusan pár nap alatt pandémiás szakértővé. Tehát ne érezze úgy, és ne is várják el tőle, hogy az egészségügyi kilátásokat, a járvány várható lefolyását, a vírus lehetséges mutációit elemezze. Nagy a kísértés, hogy a vezető minden kérdésre választ adjon, de feltehetően a kollégái pont ugyannyi fél- és valós információval rendelkeznek a Facebookról, mint ő maga. Hiteles információkért az ügyben érintett hatóságok kommunikációja az irányadó.

2. Egy hajóban evezünk. Az egészségügyi helyzet teljesen jogos félelmet vált ki mindenkiből, ez teljesen természetes. Az is kézenfekvő ugyanakkor, hogy mind a dolgozók, mind a menedzsment fejében rögtön megszületnek, most már mondhatjuk múlt időben: megszülettek a rendkívül súlyos gazdasági következmények miatti aggályok.

Ha nem is artikulálja, értelemszerű, hogy mindenkiben felmerül: meddig győzi a cég a kieső forgalmat, mi lesz a munkahelyekkel, fizetésekkel. Nagyon szerencsés – és azt gondolom, nagyon kis számban fellelhető – az a vezető, aki egészen nyugodt lehet a fentiek felől. A cég vezetőinek komoly fejfájást okoz, milyen krízistervet tudnak életbe léptetni, hogyan biztosítsák az üzletfolytonosságot, hogyan tudják víz felett tartani a céget a következő fellendülésig – és az mikor lesz egyáltalán… Ezekről a kérdésekről őszintén és nyíltan beszélni kell, ahol jelentős bizonytalanságok vannak, ott ezt ki kell tenni az asztalra. Önmagában ez viszont még csak a pánikkeltéshez lenne elég.

A kommunikációnak azt kell leginkább megmutatnia, hogy van terv, van elképzelés a helyzet rendezésére, az esélyek javítására, az átmenet megszervezésére. A dolgozóknak azt kell látnia, hogy a menedzsment elszánt, magabiztos, és képes kontroll alatt tartani a mégoly gyorsan változó eseményeket és azok következményeit. Ami talán a leglényegesebb: a munkavállalóknak érzékelnie kell, hogy az egész kollektíva egy hajóban evez, és a vezetést tényleg érdekli a cég, a munkahelyek, a munkatársak sorsa.

3. Call to action. Tehetetlenül várni a legrosszabb. Adjunk lehetőséget a munkatársaknak, hogy segítsenek a krízis kezelésében. Biztosítsuk őket, hogy számítunk rájuk, és bátorítsuk őket, hogy hozzanak saját javaslatokat, saját ötleteket, hogyan tudja áthidalni a cég a nehéz, és várhatóan elhúzódó gazdasági helyzetet. Egy felelős munkavállalónak lesz ötlete arra, hogy hol lehet fogni a működési költségeken, vagy van-e esetleg olyan piaci rés, ami átmenetileg képes valamennyire pótolni az elmaradó bevételeket.

Ha a közösség erős, és a cél közös, mindenki szívesen részt fog venni az ötletek behozásában, megvalósításában. De ezt az igényt, vagy inkább ezt a lehetőséget meg kell fogalmazni, kommunikálni kell, és persze a jó példákat elismerés mellett meg is kell mutatni a többieknek.

4. Mindenhol elérhetően. Járvány során a legtöbb helyen felborul a megszokott kommunikációs eszköztár. Fontos, hogy minél több csatorna legyen bekapcsolható az eredményes, gyors és hatékony kommunikáció érdekében. Eljön újra az ideje a figyelemfelkeltő plakátoknak, képernyővédőknek, és át kell gondolni, hogy a sok helyen bevezetett home office milyen kihívásokkal jár kommunikációs szempontból.

Tudni kell, hogy a körlevél küldözgetés a közérdekű hirdetmények, új, ideiglenes szabályzatok eljuttatására megfelelő lehet, de a szóbeli kommunikáció kohéziós erejét nem képes kiváltani. Meg kell oldani, hogy a csapatok távmunkában is tudjanak szóban, képernyőn beszélni, egyeztetni egymással, és óriási szerepe lehet annak is, ha a vezető időről időre videóüzenetben, vagy akár live stream-ben is megszólítja a dolgozókat, felkészíti őket a várható következő lépésekre.

Emellett természetesen módot kell adni a kérdések feltételére is, hiszen mindenkiben számos érzés, bizonytalanság merül fel, meg kell adni a módot a ventilálásra, kérdések megfogalmazására is. Kétoldalú kommunikáció, interakció lehetőségének biztosítása alapvetés kell legyen a krízisek során (is, sőt, különösen olyankor).

A krízisek ugyanis előbb-utóbb véget érnek, és ha nagyon lassan is, minden visszazökken a megszokott kerékvágásba. Azoknál a szervezeteknél, ahol a vezető és a menedzsment őszintén, transzparensen kommunikált, biztosította mindvégig a dolgozókat, hogy bízik bennük, számít rájuk és mindent elkövet a megtartásuk érdekében, erősebben, nagyobb elkötelezettségű, hosszú távra tervező munkatársakkal vághat bele az újra nekilendülő üzleti életnek. Addig persze el kell jutni még valahogy.

Bőhm Kornél kríziskommunikációs tanácsadó, az Impact Works partnere

A szerző kríziskommunikációs könyvéről itt talál infókat.

Fizessen elő a HVG Extra Pszichológia magazinra, most sokféle kedvezménnyel várjuk.