Minden tárgyaló foglalt? Akkor ezt olvassa el!

A meetingekről – leánykori nevükön értekezletekről – alkotott képünk, elképzelésünk jelentősen megváltozott az elmúlt évek során. A huszadik század végétől egyre jobban terjedő nyitott terekben, azaz open office-okban zajló munkavégzés ellenére (amely eredetileg a kollégák közötti párbeszéd, a csapatmunka erősítését volt hivatott támogatni) egyre többször találkozunk azzal a panasszal, hogy nincs elegendő mennyiségű tér ahhoz, hogy a dolgozók nyugodtan elvonulhassanak átbeszélni az éppen aktuális feladatokat. Magyarul hiába a nyitott, közös tér, ahol fizikailag együtt vannak a munkatársak, a munkaformák megváltozásával a jobb együttműködés, és a kreativitás kibontakozása érdekében egyre nagyobb szükség van kisebb, tudatosan e célra létrehozott terekre.

Általános probléma, hogy a legtöbb helyen a tárgyaló, mint olyan, kimerül egy nagyméretű teremben. Sokan még mindig emlékezünk azokra az értekezletekre, ahol a főnök leült, elmondta a mondandóját, kiosztotta a vonatkozó feladatokat, miközben mindenki csöndben, illedelmesen várta a végét. Noha ezeknek az egyirányú közlésekre alapuló meetingeknek még mindig lehet funkciójuk bizonyos helyzetekben, ma már sokkal inkább teret nyertek a valódi „megbeszélések”, ahol tényleges együtt gondolkodásról, egyenlő(bb) felek információcseréjéről beszélhetünk. Egy hagyományos irodában a nagytárgyaló mellett még fel-fellelhetünk pár kisebb helyiséget is, amelyek már inkább alkalmasak a szorosabb, koncentráltabb kooperálásra, de ezek kialakítása, megléte inkább csak esetleges, mintsem tudatos koncepcióhoz köthető.

A munkamódszerek és -stílus megváltozása (amiről itt olvashat bővebben) tehát új terek kialakítását követeli meg a munkaadóktól. Ez világosan kirajzolódik a Kinnarps nemrégiben közzétett, 7500 alkalmazott bevonásával készített kutatásából is. Kiderül továbbá az is, hogy éppen ezek a nagy térigényű, azaz drágán fenntartható nagytárgyalók azok, amiket egyre kevesebbet használnak a munkavállalók. Márpedig a mai vállalatok számára létfontosságú, hogy a választásai fenntarthatóak legyenek, nem csak az ügyfelek, de a saját alkalmazottainak munkakörülményei szempontjából egyaránt.

A virágzó agilis módszertan gyors standupjai, a kreatív csapatok pörgős ötletelései, a projektmunka vagy az otthonról, esetleg külső helyszínről dolgozó kollégákkal való néhány perces egyeztetések csak pár példa azokra a meetingtípusokra, amelyek alátámasztják a felmérés azon eredményét, miszerint a 6 vagy kevesebb főt befogadó, kisebb helyiségekre csaknem háromszor annyi igény van, mint a klasszikus nagyokra. Sőt, a különálló termek mellett további tértípusok szükségessége is egyértelművé válik, amelyek ugyan nem teljes mértékben szeparálódnak el a közös terektől, mégis lehetőséget adnak egy intimebb, koncentráltabb együttműködésre.

Ilyen például a pár éve divatossá vált room in the room megoldás, amely – ideális esetben – akusztikai kialakításának köszönhetően kellően elszigetelt, de mégsem egy zárt tárgyaló érzetét kelti. Ez alkalmas lehet mind egyéni, mind csoportos munkára. Mivel az elképzelés nagyon trendi és költséghatékony, sokan próbálkoztak meg ezek kialakításával egy-egy open office-on belül. „Többször találkoztunk azzal – tudjuk meg Paukovics Gábortól, a Kinnarps regionális projektmenedzserétől –, hogy ezeket a tereket munkaállomások között, találomra helyezték el, mondván, hogy ha már ott van, akkor majd úgyis beülnek oda a kollegák egy-egy rövidebb megbeszélésre, esetleg egy hosszabb telefon lebonyolítására. Ugyanakkor sok helyen pár hónap múlva kiderült, hogy az alkalmazottak nem, vagy csak elvétve használják ezeket, de olyan is előfordult, hogy e terek jelenléte és használata csak hátráltatta, zavarta a körülöttük ülők munkáját. A room in the room kialakítása ugyanis a kellő szakértelem hiányában sok veszélyt rejthet magában.”

De mi az a tudás, amire szüksége van egy cégnek ahhoz, hogy ezek a trendi terek valóban azt a célt szolgálják, amire hivatottak, vagyis, hogy költséghatékony módon növeljék a dolgozók produktivitását és komfortérzetét mindennapi munkavégzésük során? Először is tudni kell, hogy az adott helyiséget ki használná, mikor és mire. Ezeket az adatokat össze kell gyűjteni, független és friss szemmel értelmezni, mérni, majd a kapott eredmények alapján eldönteni, hogy valóban szükség van-e rájuk, és ha igen, akkor pontosan mennyire, majd azokat hol érdemes elhelyezni a már meglévő térben. „Van olyan ügyfelünk, akivel öt ilyen room in the room megvásárlása előtt kezdtünk el beszélgetni arról, hogy vajon valóban megalapozott-e a döntése, vajon mennyire pontosan mérte fel a dolgozók igényeit és végül biztos-e abban, hogy ezek a tértípusok lesznek a leghatékonyabbak az ő esetében. Szakértői útmutatásunk segítségével ugyanis sokszor kiderül, hogy a vezetők nem a valós dolgozói szükségletek alapján hozzák meg az olykor nagyobb anyagi ráfordítást is igénylő döntéseket: még ha be is vonják őket, nem tudják, hogyan kérdezzék őket úgy, hogy reálisan értelmezhető, mérhető információkat nyerjenek ki tőlük. Mint ahogy azt sem, hogy azokat hogyan elemezzék és értelmezzék, és legfőképpen, hogy ne befolyásolja őket a saját, egyéni preferenciájuk, ami sok esetben nem egyezik meg azzal, amit az alkalmazottak szeretnének, vagy az általuk végzett munkatípusok megkövetelnek. Így történhet meg, hogy sok esetben elsőre jó ötletnek tűnő, esetleg máshol látott, trendinek gondolt megoldásokat szeretnének, amiről szakember bevonása után persze az esetek többségében kiderül, hogy tulajdonképpen nem is erre van igény, nem növelné a hatékonyságot, és – végül, de nem utolsó sorban – léteznek ennél sokkal költséghatékonyabb megoldások is” – tudjuk meg Paukovics Gábortól.

A Kinnarps kutatása szerint azon terek után is megnőtt az igény, amelyek a kreatív munkavégzéshez biztosítanak inspiráló környezetet. Ezek célja, hogy friss, újszerű megközelítésre, gondolatokra sarkallják az "ihletre" váró kollégákat. Ezt pedig a megszokottól tudatosan eltérő a kialakításukkal érik el, amelyek szándékosan kizökkentik a használót annak megszokott közegből. Míg az irodai terek többsége a funkciót tartja szem előtt, e kreatív helyek elsősorban az érzelmekre próbálnak hatni, ugyanakkor komfortos, otthonos légkört teremtenek a benne dolgozó számára. Az agy ugyanis pozitív érzelmek hatására kreatív üzemmódba vált, az a része mutat nagyobb aktivitást, ami a kreativitásért is felel.

De honnan tudhatjuk, hogy a mi környezetünkben, a mi munkavállalóinknak mi okoz örömet, mi az, ami pillanatok alatt ki tudja szakítani őket a megszokottból? „Szerencsére itt sem kell (és nem is szabad) találgatnunk, hiszen kollégáink tudják a választ, csak hozzáértő módon kell őket kérdezni, válaszaikat pedig elfogulatlanul, szakértelemmel elemezni. Egy svájci partnerünk esetében a kreatív tér létrehozásakor egy már meglévő céges szokásra alapoztunk. A cég fejlesztői ugyanis létrehoztak maguknak egy ostáblához hasonló játékot, amivel már az eredeti irodatérben is előszeretettel játszottak. Amikor eljött az idő, hogy a cég a rendelkezésre álló tereit újragondolja, átalakítsa, ezt, a már meglévő hagyományt használták fel: egy otthonos, bisztró jellegű helyiséget alakítottak ki, aminek középpontjába saját fejlesztésű játékukat helyezték el. A megoldás pedig sikeresnek bizonyult: a fejlesztők a kikapcsolódás mellett azóta is e tábla körül, játék közben beszélik meg szakmai kérdéseiket, találnak kreatív megoldásokat problémáikra.

De mi is volt itt a valóságban is működő, jó térkoncepció kialakításának titka? Az, hogy valós igényre volt alapozva, méghozzá úgy, hogy megkérdezték a dolgozókat. Nem volt szükség se trendi csúszdákra, babzsákokra, hintákra, csak arra, hogy tudjuk, mitől érzik magukat a kollégák jól, mi inspirálja őket gondolkodásra, mi hat pozitívan érzelmeikre.  

A változó munkamódszerek és meeting-szokások egy másik, ez esetben erősen a funkcióra koncentráló tértípus igényét is jócskán megnövelték a Kinnarps kutatása szerint. A projektmunkatér mindig egy bizonyos projekt helyszíne, amiben minden eszköz adott arra, hogy az aktuális feladaton akár hosszabb időn keresztül is kényelmesen és zavartalanul dolgozhasson egy arra dedikált csapat. Az erre kinevezett tér persze sokféle lehet, akár egy olyan kisebb tárgyaló is, amit csak a munkanap 10-20%-ában használnak klasszikus meetingekre, ugyanakkor a fennmaradó időben a projekt csapatának ad helyet.

A Kinnarps kutatásának grafikonján collaborationként emlegetett tértípus szükségessége ugyancsak megnövekedett az elmúlt évek során. Lényege a gyors, produktív munkavégzés biztosítása, amit egy olyan tér kialakításával érünk el, ami alkalmas rövid megbeszélések, ötletelések, tájékoztatók megtartására. Kritériuma, hogy mindenki számára könnyen és gyorsan megközelíthető legyen, ezért kialakításához nincs is szükség foglalható, külön szobára. Megfelelő lehet rá egy dedikált asztal vagy akár a nyitott irodai tér egyik sarka is: lényeg, hogy senkinek ne okozzon fáradtságot átsétálni ide a munkaállomásától. Ezek a terek adhatnak helyet az agile napindító standupjainak egy, erre a helyre felszerelt whiteboard segítségével, de beállíthatunk akár pár bárszéket is, hogy a kollégák kényelmesen ötletelhessenek egy 10 perces brainstorming alatt.

A dolgozókkal tehát mindig együtt, közösen kell kitalálni a tereket. Ha kellő empátiával és szakértelemmel kérdezzük őket, abból nagyon pontos képet kaphatunk arról, hogy valóban mire van szükségük, mi segítené a munkájukat. Mindig azt tartsuk szem előtt, hogy a saját cégünk és munkafolyamataink egyediek, ne másoljuk a trendeket vagy másokat, inkább bízzunk meg saját embereink véleményében.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Kinnarps Hungary Kft. megbízásából készült, a cikket egy független szerkesztőség írta, előállításában és szerkesztésében a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.