Napjainkban minden eddiginél több információval és sűrűbb összekapcsoltsággal kell együtt élnünk, ami egyfelől hihetetlen lehetőségeket jelent, másfelől azonban veszélyes csapdákat is rejt, amelyek stresszt, szorongást, sőt depressziót okozhatnak. A David Allen által kifejlesztett GTD-módszerrel azonban bárki megtanulhatja, hogyan boldoguljon ebben az egyre bonyolultabb világban.

Ehhez első körben meg kell tanulnunk hatékonyan kezelni mindazon dolgokat, amelyek nap mint nap foglalkoztatnak, ellenkező esetben könnyen belegabalyodhatunk az elvarratlan szálakba. Ez - azonkívül, hogy megnehezíti az irányítást - a figyelemelterelés és a túlterheltség csapdájába csalhat bennünket. Ahhoz, hogy magunk irányíthassuk az életünket, meg kell tanulnunk hatékonyan kezelni a dolgainkat.

Íme ehhez egy ötpontos útmutató David Allen Haladj a dolgaiddal! - Időmenedzsment fiataloknak című könyvéből fiataloknak:

Gondolkodjunk másként!

A szörfözők, sportolók vagy zenészek kemény gyakorlással alakítják ki jó szokásaikat. Hozzájuk hasonlóan nekünk is gyakorolnunk kell ahhoz, hogy kezdeményezőbbek, fogékonyabbak és összeszedettebbek lehessünk. Csak így tanulhatjuk meg, hogyan végezhetünk sokkal több munkát sokkal kisebb erőfeszítéssel. Ahhoz, hogy természetes módon hatékonyabbá váljunk, hathatós szokásokat kell kialakítanunk. Az iskola és az élet bőven szolgál olyan dolgokkal, amelyeken gyakorolhatunk.

Ahhoz, hogy a dolgok fölébe kerekedhessünk, meg kell tanulnunk:

- hogyan rögzíthetjük, ami felkelti a figyelmünket;
- hogyan tisztázhatjuk ezeket a dolgokat;
- hogyan rendszerezhetjük a rögzített és tisztázott dolgokat;
- hogyan ellenőrizhetjük a rögzített, tisztázott és rendszerezett dolgokat; mindezt azért, hogy végül meghatározhassuk
- mit érdemes valóban csinálni, mit kell valóban elvégezni.

Ezek tulajdonképpen logikus lépések, amelyek elméletileg egyszerűnek is tűnnek, ám a gyakorlatban sokaknak beletörik a bicskájuk. Tekintsük át gyorsan ezt az öt lépést:

1. RÖGZÍTÉS: SEMMIT SE TARTSUNK FEJBEN!

Ahhoz, hogy az életünket valóban magunk irányítsuk, az első lépés annak megtanulása, hogy semmit se tartsunk fejben! Aki az információtömeg korszakában megpróbálja fejben tartani a rá zúduló dolgokat, a biztos katasztrófa felé rohan. Agyunk egyszerűen nem arra való, hogy elvarratlan szálak százait tárolja. Kutatások szerint munkamemóriánkban mintegy négy információelemet tárolhatunk egyszerre. Ennél nagyobb adatmennyiség esetén lelassul az agyunk, és csökken a hatékonyságunk.

Gondoljunk bele: egy nap hány dolgot – tanórát, házi feladatot, tanuláson túli tevékenységet, kapcsolatot, felelősséget stb. – próbálunk fejben tartani! Ahogy a dolgok egyre bonyolódnak, és túl sok mindennel kell egyszerre foglalkoznunk, egyre jobban elkalandozik a figyelmünk, és egyre inkább eluralkodik rajtunk a túlterheltség.

Az irányítás megszerzése felé tett első lépés: söpörjünk ki minden fizikai, digitális vagy mentális dolgot a munkamemóriánkból, és ezeket valahol máshol rögzítsük és őrizzük! Amint el tudjuk engedni a fejünkben felhalmozódott és őrzött dolgokat, a felszabadult kapacitásnak köszönhetően sokkal oldottabbá és kreatívabbá válhatunk.

2. TISZTÁZÁS: DÖNTSÜNK A DOLGAINKRÓL!

A második lépésben döntenünk kell az első lépés során gyűjtőkosarainkba helyezett dolgokról. Dönteni nem éppen új vagy forradalmi képesség. Hatékonyan dönteni azonban nem is olyan egyszerű. Minimális erőfeszítéssel, helyesen dönteni pedig már művészet. Ez utóbbit alapvető gondolkodási folyamatnak nevezzük. Ennek során a fejünkből kisöpört dolgokat a következő hat, jól elkülöníthető csoportba sorolhatjuk:

- következő lépés,

- projekt,

- ellenőrző lista,

- valamikor/talán lista,

- referencia 

- szemét.

Ha hatékonyabbak tudunk lenni a tanulásban, több időnk és energiánk maradna álmaink megvalósítására. Mindezt könnyen elérhetjük, ha megtanuljuk, hogyan hozhatunk okos döntéseket.

3. RENDSZEREZÉS: TEGYÜNK MINDENT A HELYÉRE!

Előfordult-e már, hogy elveszítettünk valami értékes dolgot, egy fontos dolgozatot, jelszót vagy mappát, és csak pluszmunkával tudtuk megtalálni vagy újra elkészíteni? Nincs olyan ember, aki szívesen végzi el újra és újra ugyanazt a munkát, mert nyilvánvalóan idő- és energiapocsékolás. Hasonlóképpen, ha a dolgainkról megfeledkezünk, előbb-utóbb újra megjelennek, amivel egyre több időt és energiát rabolnak. Ennek elkerülése érdekében érdemes megtanulni, hogyan állíthatunk össze egyszerű listákat (más néven térképeket), amelyekkel könnyen nyomon követhetjük dolgainkat.

4. REFLEKTÁLÁS: IDŐNKÉNT ELLENŐRIZZÜK, HOGY JÓ ÚTON JÁRUNK-E!

Miután kisöpörtük az elménket, rögzítettük, tisztáztuk, majd rendszereztük a dolgainkat, a legjobb, ha megállunk néhány pillanatra, hogy ellenőrizzük listáinkat, illetve térképeinket. Egy jó térkép navigál, megmutatja a helyes utat, és visszavezet, ha eltévednénk. A térkép használatát azonban el kell sajátítani. Mielőbb meg kell tanulnunk, hogyan kell ellenőriznünk, áttekintenünk naponta és hetente a térképeinket, hogy ne térjünk le a helyes útról.

5. CSELEKVÉS: MINDIG AZZAL FOGLALKOZZUNK, AMI VALÓBAN FONTOS!

Az irányítás megszerzése felé tett utolsó lépés, hogy mindig azzal foglalkozzunk, ami valóban fontos. Ha néhány egyszerű módszerrel leszűkítjük a választási lehetőségeket, nagyot nyerhetünk. Ezen a ponton már érezni fogjuk, milyen sokat változtunk és fejlődtünk, mennyivel könnyebb lépnünk és cselekednünk.

A GTD öt lépése abban segít tehát, hogy bárki, bárhol, bármikor megszerezhesse az irányítást, és meghatározhassa a perspektívát.

A módszer részleteinek elsajátításához ajánljuk David Allen Haladj a dolgaiddal! - GTD Időmenedzsment fiataloknak című könyvét, amelyet a kiadó honlapján 20% kedvezménnyel rendelhet meg.