A prezentációk szerves részei életünknek, mégis nagyon kevés az olyan, amelyik igazán megmozgat bennünk valamit. Rengeteg jó ötlet vész el pusztán azért, mert nem megfelelően adják elő őket. Mit tehetünk azért, hogy élvezetesebbek legyenek a prezentációink?

1. Váltsunk nézőpontot!

Nem az előadó a prezentáció főszereplője, hanem a közönség. Akármilyen nagyszerű is az ötletünk vagy a gondolatunk, ha nem megfelelően mutatjuk be, nem ér célba. Nancy Duarte prezentációs szakértő szerint az előadó nem Luke Skywalker, hanem Yoda, aki végigsegíti a főhőst, vagyis a hallgatóságot az úton.

2. Végezzünk közönségelemzést!

Minél több információt tudunk a közönségünkről, annál inkább rájuk tudjuk szabni a mondandónkat. Jó, ha legalább sejtjük, kik ülnek a hallgatóság soraiban, mennyire jártasak a témánkban, mi motiválja, mi érdekli őket. Gondoljuk végig, milyen várakozásaik vannak a prezentációnkkal kapcsolatban, milyen érvekkel tudunk hatni rájuk, milyen aggályaik, ellenérveik lehetnek, és mivel tudjuk meggyőzni őket! Ennek megfelelően használjunk szakzsargont

3. Fogalmazzuk meg üzenetünket!

Próbáljuk meg egyetlen egyszerű mondatba sűríteni a mondanivalónkat: „Fogjunk össze!”, vagy „Ha a termékemet használod, több időd jut a családodra”, vagy „Az új program bevezetésével 100 százalékosan pontos lesz a leltár.” Kerüljük az olyan szavakat, mint a „hatékonyság” meg az „üzleti megoldás”, mert ezek – amellett, hogy meglehetősen tág fogalmak – mindenki számára mást jelentenek. Az üzenet legyen minél egyszerűbb és konkrétabb, ennek rendeljünk alá mindent.

4. Tervezzünk!

Amikor nekikezdünk a prezentáció megtervezésének, ne is menjünk a gép közelébe. Még a neten sem ér kutakodni. Csukjuk be a laptopot, fogjunk papírt és tollat, Üljünk le egy csöndes sarokba, írjuk fel a lap közepére az üzenetet, majd jöhet a brainstorming. Jegyezzünk fel mindent, ami eszünkbe jut, szortírozni ráérünk később is. Ha kifogytunk, kezdődhet a strukturálás és a gondolatok csoportosítása. Ha valami nem kapcsolódik szorosan az üzenethez, húzzuk ki. Minden, ami nem az üzenetet támasztja alá, csak felesleges blabla.

5. Rajzoljunk mindmapet!

Ha megvan az üzenet és az azt alátámasztó érvek, adatok és történetek, egy üres papír közepére írjuk fel az üzenetünket, majd maximum három fő érvvel támogassuk meg – ennél többre úgysem fog emlékezni a hallgatóságunk. Írjuk fel az első gondolatunkat, amivel a mondanivalónkat kibontjuk, részletezzük, bizonyítjuk. Ha ennek további alpontjai vannak, azokat ehhez a szinthez kapcsolva rajzoljuk fel. Tegyünk így a második és a harmadik érvvel is, ismét középről indítva. Ha készen vagyunk, egyetlen oldalon, kulcsszavakban, jól vizualizálva láthatjuk az egész prezentációt.

6. Vigyük el a közönséget utazásra!

Mindenhol sztorik vesznek bennünket körül. A könyvek, a filmek és a hírek mind történeteket mesélnek. De mi magunk is sztorizunk, amikor megkérdezik, milyen napunk volt. A történetek fizikai reakciókat váltanak ki: felgyorsul a pulzusunk, kitágul a pupillánk, végigfut a hátunkon a hideg, nevetünk, tapsolunk. Miközben hallgatjuk, magunk is átéljük, találgatunk, mit tettünk volna a főszereplő helyében. Tudni akarjuk, mi a sztori vége. Figyelünk. Hogy milyen történeteket mutathat be az előadó? Mondjuk el, hogyan született az ötletünk, milyen nehézségeket kellett leküzdeni a megvalósítás során, adott helyzetről milyen hasonlat jut eszünkbe. Utólag nem a statisztikákra fognak emlékezni a hallgatók, hanem a történetekre, arra, hogy mit éreztek előadás közben. És tovább is mesélik őket.

7. Váltsunk ki érzelmeket!

Úgy vagyunk huzalozva, hogy az motivál minket, és arra emlékszünk jobban, ami érzelmeket vált ki belőlünk. A közönség nemcsak a tényekre kíváncsi, hanem a tények mögött álló emberre is. 30 percnyi, jól összeszedett, élvezetes és inspiráló előadás sokszor sokkal hatékonyabb, mint bármelyik 60 percesre nyújtott hagyományos üzleti prezentáció.

8. Használjunk letisztult diákat!

Ne írjuk tele szöveggel a vetített diát! Nem tudunk egyszerre olvasni és figyelni. Mire az első pontunkat kifejtjük, a közönség már rég végigolvasta a szöveget – és fogalma nem lesz arról, mi hangzott el az alatt, miközben olvasott. Többletinformációval attól kezdve nem szolgálunk neki. Akkor miért is vagyunk ott? Használjunk jó felbontású képeket! Ne kicsiben, a sarokban, hanem nagyban, egész diában. Egy dián csak egy gondolat szerepeljen, és ügyeljünk a megfelelő betűtípus kiválasztására is.

9. Okosan az adatokkal!

Soha ne vetítsünk ki excel-táblát! Egyfelől túl picik a betűk és a számok, másfelől senki nem fogja tudni, hogy mit kell rajtuk nézni. Emeljük ki a lényeget! Mit mondanak az adatok? Mit szeretnénk velük alátámasztani? Egy diára egyetlen adat, szám, százalék, eredmény, mondat is bőven elegendő. Gondoljunk csak az infografikákra! Az sem árt, ha a dobozon kívül gondolkodunk. Nem csak a sablonábrákkal lehet megjeleníteni az adatokat, hanem ikonokkal, formákkal és színekkel is. Engedjük szabadon a fantáziánkat!

Hogyan prezentáljunk adatokat?

Prezentáció során az egyik legnagyobb kihívás az adatok vizualizációja. A kivetített Excel-táblán és a háromdimenziós kördiagramokon túl is van élet, sőt ott kezdődik igazán.

10. Kezdjünk erősen!

A prezentációnk első percén áll vagy bukik minden. Ennyi idő alatt dönti el a közönség, hogy hajlandó-e ránk szánni az idejét, vagy inkább a telefonját nyomkodja titokban az asztal alatt. Ráadásul mi magunk is a beszéd legelején vagyunk a leginkább idegesek. Ám ha egy erős kezdéssel sikerül megnyernünk magunknak a hallgatóságot, két legyet ütünk egy csapásra. Amellett, hogy csillogó és érdeklődő tekintetek fognak ránk szegeződni az előadás alatt, az azonnali visszajelzések megerősítik önbizalmunkat.

11. Készüljünk fel!

Ha csak fél órát beszélünk tíz embernek, 300 kollektív perccel gazdálkodunk. Ez öt óra. Ez alatt megnézhetnénk a Gyűrűk Ura trilógia első két részét, megszakítás nélkül. Vagy felmászhatnánk a Magas-Tátrában a Krivánra. Csak rajtunk múlik, megtiszteljük-e hallgatóságunkat azzal, hogy rendesen felkészülünk. Gyakoroljuk el a beszédünket minimum nyolcszor, mielőtt kiállnánk vele a pódiumra. Ez extra erőfeszítést igényel, de megéri: nekünk sem kell pluszban magyarázni a közönségnek, és mi sem raboljuk más idejét. És még szeretni is fognak minket. 

Nemes Orsolya cikke eredetileg a HVG Extra Business 2014/1-es számában jelent meg. Aktuális lapszámunk a választás és döntés szépségeit és nehézségeit vizsgálja. Keresse az újságárusoknál, vagy fizessen elő most! Ha most fizet elő, ajándékba elküldjük az Alkossunk maradandót! című könyvet. 

Aktuális lapszámunkat itt meg is rendelheti. Ha érdeklik a gazdasági, üzleti témák, lájkolja a HVG Extra Business Facebook oldalát!