2021-től új idők a számlázásban: mutatjuk az 5 legfontosabb változást

Idén januártól a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) rendszerével minden számla adatát meg kell osztanunk. A NAV 3.0 a gazdaság és a pénzmozgások további fehérítését szolgálja, de ez nem csak szorosabb pórázt jelent, hanem a tisztességesen gazdálkodó vállalkozások kapcsolatát is átláthatóbbá teszi az adóhatósággal. A cégek naprakészen tudhatják, hogy hányadán is állnak a fináncokkal, valamint az esetleges félreértésekre, adathiányokra is hamarabb fény derül; így a problémák orvoslása is gyorsabb lehet. Ezen felül rendelkezésre állnak azok az okosmegoldások, online szolgáltatások, amelyek révén automatikussá válik a kapcsolat a NAV és az adózók között. Az átállást követően így jelentős bürokratikus terhek kerülhetnek le a gazdálkodók válláról.

1.    Kit terhel az adatszolgáltatási kötelezettség?

Ez viszonylag egyszerű: az adóalanyt. De nem mindegy, hogy hogyan. Ugyanis a kötelezett személyére vonatkozik a rendelkezés, vagyis akkor is az adóalanynak kell adatot szolgáltatnia, ha a számlát a nevében és képviseletében harmadik fél állítja, illetve bocsátja ki. Van ugyanakkor egy kis csavar, mert a meghatalmazotti számlakiállítás vagy -kibocsátás esetén a meghatalmazott is teljesítheti az adatszolgáltatást; azonban nem a saját, hanem értelemszerűen az adóalany nevében. Persze nem feltétel nélkül: a meghatalmazott az adóalanynak az Online Számla rendszerben jogosultsággal kell rendelkeznie.

2.    Minden számla számít

Az online nyomon követés már 2018 óta gyakorlat a NAV részéről, de kezdetben a belföldi adóalanyoknak csak a 100 000 forint feletti áfatartalmú, belföldi adóalanyok felé kiállított számlákat kellett beküldeniük. 2020. július 1-től ez változott, ekkor eltörölték az értékhatárt.

Idén január 1-től pedig tovább bővült a kör, hiszen most már a magánszemélyek részére kiállított számlákat is fel kell tölteni a rendszerbe. Ráadásul azokra is vonatkozik a jogszabály, akik áfamentes körben vannak.

Továbbra is használhatók a kézzel kiállított számlák, ugyanakkor ez finoman szólva sem kényelmes megoldás. A rajtuk szereplő adatokat ugyanis ezek után külön be kell gépelgetni a NAV online felületének megfelelő rubrikáiba, ami egyfelől időigényes, másfelől a hibalehetőségeket is jelentősen megnöveli.

Az online számlázási szolgáltatásokat nyújtó cégek szerepe felértékelődik, mert bár a vállalkozások maguk is kínlódhatnak a tételenkénti adatszolgáltatással, de az e célra fejlesztett platformok jelentősen megkönnyítik a dolgukat. Nemcsak adminisztrációs terhektől szabadulhatnak meg ezek használatával, hanem a hibalehetőségek legnagyobb része is kiküszöbölhető.

3.    Milyen adatokat kell megadni?

Az attól függ, hogy a számla vevői oldalán ki található. Abban az esetben, ha a partner belföldi vagy uniós adóalany, akkor mind a számlán, mind a NAV-hoz beküldött adatok között fel kell tüntetni a nevét, címét és magyar vagy közösségi adószámát. Ha nem közösségi adóalany a vevő, akkor a név és a cím a kötelező adat, az adószámnak sem a számlán, sem az adatszolgáltatásban nem kell szerepelnie.

Ha a vevő nem adóalany és nem is magánszemély – legyen szó például társasházakról, civil vagy közhatalmi tevékenységet folytató szervezetekről – akkor szintén csak a nevet és a címet kell megadni, úgy a számlán, mint a NAV-nak beküldött adatokban.

Ha a vevő magánszemély, akkor viszont a nevét és a címét csak a számlára kell ráírni (az adóazonosító jelet nem szabad feltüntetni), de az adóhatóságnak megküldött jelentésben ezek nem szerepelhetnek.

Érdemes a pénznemekre is figyelni. Külföldi pénznem esetén az adóalap forintra való átszámításához használt árfolyamot a Magyar Nemzeti Bank, illetve az Európai Központi Bank árfolyama alapján kell meghatározni; ennek mikéntjét az Áfatörvény részletezi. Az is lényeges, hogy amennyiben a közösségen kívüli tranzakcióról van szó, úgy a számlaértéket először euróra kell konvertálni, ebből származtatható majd a forintban kifejezett összeg.

4.    Mit kockáztat, aki mulaszt?

Az adóhatósági vizsgálatokban az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása eljárást von maga után. Márpedig az ilyen hiányosságok azonnal megmutatkoznak, hiszen az online rendszer automatikusan jelez. Természetesen van lehetőség hiánypótlásra, utólagos adatszolgáltatásra is, de ezek az eljárás jellegétől függően különböző szankciókat vonhatnak maguk után. Mindenesetre a NAV az idei első negyedévben, tehát március végéig még nem büntet, amennyiben a vállalkozó regisztrált a NAV Online Számla rendszerében. Ezt ajánlatos komolyan venni, mert április 1-től már nincs kegyelem, a mulasztásokhoz kapcsolt eljárások megindulnak, azoknak a vége pedig pénztárcába vágó eredmény szokott lenni.

A szankciómentes időszakot követően az adatszolgáltatási kötelezettséggel érintettekkel szemben számlaadat-szolgáltatás teljesítésének elmulasztása jogcímen kerülhet sor mulasztási bírság kiszabására. Ebbe a körbe tartozik tehát minden késedelmes, hiányos, hibás vagy valótlan tartalmú adatszolgáltatás. Az eljárásban a hatóság az eset összes körülményére tekintettel hoz határozatot.

5.    Milyen határidőkre kell figyelni?

A nyomtatványon kibocsátott számla esetén, ha az áthárított adó összege eléri a félmillió forintot, akkor az adatokat a kibocsátást követő naptári napon belül le kell jelenteni az Online Számla rendszerbe. Ha a számlában nincs áthárított adó, vagy az kevesebb mint 500 000 forint, akkor ugyanerre négy naptári nap áll rendelkezésre.

A kötelezettség akkor minősül teljesítettnek, ha az adatszolgáltatás megérkezett az Online Számla rendszerbe, és a sikeres feldolgozást a rendszer visszaigazolta.

De a teljes folyamat automatizálható egy online számlázó, mint a Számlázz.hu használatával: így a vállalkozónak nem kell gondolkodnia azon, hogy a vevője esetében éppen szükséges-e az adatszolgáltatás, valamint a határidőkön sem kell stresszelnie - ráadásul nem utolsó szempont az az időfaktor, amit a NAV Online Számla rendszerében történő gépeléssel tölthet a vállalkozó. A NAV-nak egyébként egyáltalán nem célja, hogy könnyítse a kéziszámlákhoz kapcsolódó adminisztrációt (habár betiltani valószínűleg nem fogják a számlatömb használatát), hiszen a jövőben egyértelműen az online számlázás felé szeretnék terelni a vállalkozókat.

A tartalom a Számlázz.hu megbízásából, a HVG BrandLab produkciójában készült. A cikk létrehozásában a HVG hetilap és a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.