Jóval olcsóbb a kiszervezett IT, de van néhány dolog, amire ügyelni kell

Egyre több cég dönt úgy, hogy akár az alaptevékenységet támogató kulcsinformatikát is kiszervezze. Összeszedtük az outsourcing előnyeit, de azt is megmutatjuk, mire kell figyelni akkor, ha külsős szolgáltatóhoz fordulunk.

  • Invitech Invitech
Jóval olcsóbb a kiszervezett IT, de van néhány dolog, amire ügyelni kell

A Deloitte tanácsadó vállalat 2016-os felmérése szerint a cégek 35 százaléka már úgy tekint a kiszervezésre, mint az innováció forrására. Nem csak költségmegtakarítást kívánnak elérni, hanem olyan erőforrásokat, know-how-t, technológiákat akarnak igénybe venni egy külső cégtől, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy később új termékekkel, szolgáltatásokkal, módszerekkel állhassanak elő.

Mi az outsourcing?

A kiszervezés az a folyamat, amikor a vállalat az eddig általa házon belül végzett valamelyik általában nem core-tevékenységét (satelit tevékenység) átadja, egy, az adott tevékenységre szakosodott más vállalatnak. Ennek több fajtája létezik: erőforrás kiszervezés, alkalmazás kiszervezés és tevékenység kiszervezés.
Fontos: csak olyan tevékenységet tud egy cég kiszervezni, amely már üzemel/működik az adott cégnél, azaz egy tranzition fázis előzi meg az üzemeltetés átadás/átvételét.

A kiszervezési döntéseknél persze nem minden tényező számszerűsíthető. A vállalatok ugyanis nem csak a közvetlenül kimutatható megtérülésben érdekeltek, hanem az innovációban, a simább működésben, a szakembereik tehermentesítésében, és még egy sor más szempont érvényesítésében is.

Miközben a cégek 45 százaléka kapacitáshiány miatt dönt a kiszervezés mellett, 29 százalékuk a skálázhatóság miatt választja, 28 százalékuk pedig szellemi tőkéhez akar hozzáférni ezen keresztül. Persze a cégek 59 százaléka még mindig a költségcsökkenésről beszél, de 20 százalékuk hatékonyságnövekedésről is beszámol.

A magyar IT-piacon is igen jelentős az outsourcing aránya: 2016 első félévében az összes hazai IT-szolgáltatásra költött összeg 29,4 százalékát tette ki. A mellékelt grafikon mutatja, hogy a kiszervezés milyen IT-szolgáltatások között szerezte meg ezt a részesedést.

IT Services and Cloud Market Executive Summary, H1 2016 Hungary

A statisztikákon és számokon túl nézzük, melyek azok az alapvető mozgatórugók, amelyek egy szervezetet arra ösztönöznek, hogy kapacitásai egy részét kiszervezze. Ezekre a lépésekre igen gyakran felvásárlások, cégegyesülések idején, vagy nagy innovációs ugráskor kerül sor. A vállalatok ugyanis ilyenkor óhatatlanul átgondolják, hogy a jövőben mi lesz számukra a legjobb.

Az Outsourcing Institute összegyűjtötte azokat az előnyöket, amelyekre egy cég a kiszervezéssel tehet szert:

1. Csökkentheti és kontrollálhatja működési- és bérköltségeit. A kiszervezés folytán megszűnhetnek az emberek alkalmazásával, képzésével, nyugdíjazásával stb. kapcsolatos kiadások.

2. Javíthat szervezete működési fókuszán. A vállalat teljes egészében kulcstevékenységére és alapvető kompetenciáira összpontosíthat, így abban tud eredményes lenni, amihez a legjobban ért.

3. Kivételes képességekhez és tudáshoz férhet hozzá. A beruházások megtérülése sokkal jobb lesz, ha kiszervezik pl. az IT-t egy arra szakosodott céghez. A megszerezhető kompetencia így nem egyetlen személyhez kapcsolódik, és ezáltal egy egész csapat informatikai szakember kollektív tapasztalata érhető el.

4. A cég belső erőforrásait más célokra szabadíthatja fel. Az outsourcing lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak számára olyan feladatokat adjanak, amelyeknél a legjobb teljesítményt nyújthatják, és nem kell az idejüket olyasmire vesztegetni, amiben egy specialista sokkal hatékonyabban dolgozik.

5. Pótolhatja a hiányzó erőforrásokat. Gyakran előfordul, hogy senki sincs a cégnél, aki képes volna a szervezet informatikai igényeit menedzselni, és arra sincs lehetőség, hogy olyan embert vegyenek fel, aki ezt meg tudná oldani. Ilyenkor a kiszervezés, átmenetileg vagy hosszabb távon, megfelelő alternatíva lehet.

6. Tőkealapok létesíthetők.  A rendelkezésre álló források megmaradnak a nem alapvető üzleti funkciók kiszervezésével, így fel lehet tölteni azokat a tőkealapokat, amelyek a termékekhez vagy az ügyfelekhez kapcsolódnak közvetlenül.

7. Csökkenthetők a kockázatok. Ha a cég élenjáró IT megoldásokat akar futtatni, az drága és időigényes. Az outsourcinggal foglalkozó IT szolgáltatóknak azonban lépést kell tartaniuk az iparági legjobb gyakorlatokkal, és ügyfeleik ezekhez is hozzáférhetnek. Ez a fajta tudás és tapasztalat igen jelentősen csökkenti azokat a kockázatokat, amelyek az IT-rendszerek telepítése és üzemeltetése során elkövetett rossz döntésekből erednek.

Mi az outsourcing?

A kiszervezés az a folyamat, amikor a vállalat az eddig általa házon belül végzett valamelyik általában nem core-tevékenységét (satelit tevékenység) átadja, egy, az adott tevékenységre szakosodott más vállalatnak. Ennek több fajtája létezik: erőforrás kiszervezés, alkalmazás kiszervezés és tevékenység kiszervezés.
Fontos: csak olyan tevékenységet tud egy cég kiszervezni, amely már üzemel/működik az adott cégnél, azaz egy tranzition fázis előzi meg az üzemeltetés átadás/átvételét.

Honnan tudhatjuk, hogy a kiszervezés kockázatos-e vagy sem?  

Minden olyan helyzetben, amikor a szervezet átadja a felelősséget egy külső cégnek vagy egy újonnan alkalmazott személynek egy adott szakterület működtetésére, megjelenik a kockázat. Nehéz megválaszolni ugyanis előre, hogy a megfelelő ember vagy a megfelelő cég kapta-e a megbízást. Az is kérdéses, hogy az új szereplő vajon hogyan illeszkedik a cég működéséhez, kultúrájához?  Ezért azoknak a döntéshozóknak vagy cégtulajdonosoknak, akik az IT kiszervezését fontolgatják, tisztában kell lenniük a következő kockázatokkal:

Néhány IT funkciót nem könnyű kiszervezni. Az IT az egész szervezetet érinti az egyszerű, mindennapi feladattól a komplex folyamatokon át az automatizált területekig. Ezért figyelni kell rá, hogy a külső szolgáltató képzett, felkészült legyen, hogy a legnagyobb szakértelmet kívánó igényeket is kezelni tudja.

Elveszhet a kontroll. Az outsourcing kritikusai azt állítják, hogy egy külső szolgáltató sohasem lesz olyan hatékony, mint a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak. Az egyéb aggodalmak között az adatok biztonságának megőrzésével és a katasztrófavédelemmel kapcsolatos kockázatok is szerepelnek.

Bebetonozódás egyetlen szolgáltatóhoz.  Ha a szolgáltató nem dokumentálja munkáját, amit a megbízó hálózatán és rendszerein végzett, vagy az általa fejlesztett szoftvereket vezeti be, akkor a megbízó úgy érezheti, hogy később nem tud máshoz fordulni vagy nem képes visszavenni az IT-funkciók kezelését.  

Mi az outsourcing?

A kiszervezés az a folyamat, amikor a vállalat az eddig általa házon belül végzett valamelyik általában nem core-tevékenységét (satelit tevékenység) átadja, egy, az adott tevékenységre szakosodott más vállalatnak. Ennek több fajtája létezik: erőforrás kiszervezés, alkalmazás kiszervezés és tevékenység kiszervezés.
Fontos: csak olyan tevékenységet tud egy cég kiszervezni, amely már üzemel/működik az adott cégnél, azaz egy tranzition fázis előzi meg az üzemeltetés átadás/átvételét.

Az Invitech küldetése, hogy komplex infokommunikációs szolgáltatásokat nyújtson a közép-és nagyvállalati, kormányzati ügyfélkör számára. Az Invitech partnerként nemcsak részfeladatokra nyújt professzionális megoldást, de átfogó választ kínál az összetett üzleti kihívásokra is, biztosítva az ügyfelek informatikai és távközlési igényeinek teljes körű kielégítését. A vállalat ügyfélköre energetikai és közműcégeket, a gyártó, kereskedelmi, szállítmányozási és pénzügyi szektor szereplőit, továbbá közintézményeket és önkormányzatokat foglal magába.