Jóval olcsóbb a kiszervezett IT, de van néhány dolog, amire ügyelni kell

A Deloitte tanácsadó vállalat 2016-os felmérése szerint a cégek 35 százaléka már úgy tekint a kiszervezésre, mint az innováció forrására. Nem csak költségmegtakarítást kívánnak elérni, hanem olyan erőforrásokat, know-how-t, technológiákat akarnak igénybe venni egy külső cégtől, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy később új termékekkel, szolgáltatásokkal, módszerekkel állhassanak elő.

A kiszervezési döntéseknél persze nem minden tényező számszerűsíthető. A vállalatok ugyanis nem csak a közvetlenül kimutatható megtérülésben érdekeltek, hanem az innovációban, a simább működésben, a szakembereik tehermentesítésében, és még egy sor más szempont érvényesítésében is.

Miközben a cégek 45 százaléka kapacitáshiány miatt dönt a kiszervezés mellett, 29 százalékuk a skálázhatóság miatt választja, 28 százalékuk pedig szellemi tőkéhez akar hozzáférni ezen keresztül. Persze a cégek 59 százaléka még mindig a költségcsökkenésről beszél, de 20 százalékuk hatékonyságnövekedésről is beszámol.

A magyar IT-piacon is igen jelentős az outsourcing aránya: 2016 első félévében az összes hazai IT-szolgáltatásra költött összeg 29,4 százalékát tette ki. A mellékelt grafikon mutatja, hogy a kiszervezés milyen IT-szolgáltatások között szerezte meg ezt a részesedést.

A statisztikákon és számokon túl nézzük, melyek azok az alapvető mozgatórugók, amelyek egy szervezetet arra ösztönöznek, hogy kapacitásai egy részét kiszervezze. Ezekre a lépésekre igen gyakran felvásárlások, cégegyesülések idején, vagy nagy innovációs ugráskor kerül sor. A vállalatok ugyanis ilyenkor óhatatlanul átgondolják, hogy a jövőben mi lesz számukra a legjobb.

Az Outsourcing Institute összegyűjtötte azokat az előnyöket, amelyekre egy cég a kiszervezéssel tehet szert:

1. Csökkentheti és kontrollálhatja működési- és bérköltségeit. A kiszervezés folytán megszűnhetnek az emberek alkalmazásával, képzésével, nyugdíjazásával stb. kapcsolatos kiadások.

2. Javíthat szervezete működési fókuszán. A vállalat teljes egészében kulcstevékenységére és alapvető kompetenciáira összpontosíthat, így abban tud eredményes lenni, amihez a legjobban ért.

3. Kivételes képességekhez és tudáshoz férhet hozzá. A beruházások megtérülése sokkal jobb lesz, ha kiszervezik pl. az IT-t egy arra szakosodott céghez. A megszerezhető kompetencia így nem egyetlen személyhez kapcsolódik, és ezáltal egy egész csapat informatikai szakember kollektív tapasztalata érhető el.

4. A cég belső erőforrásait más célokra szabadíthatja fel. Az outsourcing lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak számára olyan feladatokat adjanak, amelyeknél a legjobb teljesítményt nyújthatják, és nem kell az idejüket olyasmire vesztegetni, amiben egy specialista sokkal hatékonyabban dolgozik.

5. Pótolhatja a hiányzó erőforrásokat. Gyakran előfordul, hogy senki sincs a cégnél, aki képes volna a szervezet informatikai igényeit menedzselni, és arra sincs lehetőség, hogy olyan embert vegyenek fel, aki ezt meg tudná oldani. Ilyenkor a kiszervezés, átmenetileg vagy hosszabb távon, megfelelő alternatíva lehet.

6. Tőkealapok létesíthetők.  A rendelkezésre álló források megmaradnak a nem alapvető üzleti funkciók kiszervezésével, így fel lehet tölteni azokat a tőkealapokat, amelyek a termékekhez vagy az ügyfelekhez kapcsolódnak közvetlenül.

7. Csökkenthetők a kockázatok. Ha a cég élenjáró IT megoldásokat akar futtatni, az drága és időigényes. Az outsourcinggal foglalkozó IT szolgáltatóknak azonban lépést kell tartaniuk az iparági legjobb gyakorlatokkal, és ügyfeleik ezekhez is hozzáférhetnek. Ez a fajta tudás és tapasztalat igen jelentősen csökkenti azokat a kockázatokat, amelyek az IT-rendszerek telepítése és üzemeltetése során elkövetett rossz döntésekből erednek.

Honnan tudhatjuk, hogy a kiszervezés kockázatos-e vagy sem?  

Minden olyan helyzetben, amikor a szervezet átadja a felelősséget egy külső cégnek vagy egy újonnan alkalmazott személynek egy adott szakterület működtetésére, megjelenik a kockázat. Nehéz megválaszolni ugyanis előre, hogy a megfelelő ember vagy a megfelelő cég kapta-e a megbízást. Az is kérdéses, hogy az új szereplő vajon hogyan illeszkedik a cég működéséhez, kultúrájához?  Ezért azoknak a döntéshozóknak vagy cégtulajdonosoknak, akik az IT kiszervezését fontolgatják, tisztában kell lenniük a következő kockázatokkal:

Néhány IT funkciót nem könnyű kiszervezni. Az IT az egész szervezetet érinti az egyszerű, mindennapi feladattól a komplex folyamatokon át az automatizált területekig. Ezért figyelni kell rá, hogy a külső szolgáltató képzett, felkészült legyen, hogy a legnagyobb szakértelmet kívánó igényeket is kezelni tudja.

Elveszhet a kontroll. Az outsourcing kritikusai azt állítják, hogy egy külső szolgáltató sohasem lesz olyan hatékony, mint a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak. Az egyéb aggodalmak között az adatok biztonságának megőrzésével és a katasztrófavédelemmel kapcsolatos kockázatok is szerepelnek.

Bebetonozódás egyetlen szolgáltatóhoz.  Ha a szolgáltató nem dokumentálja munkáját, amit a megbízó hálózatán és rendszerein végzett, vagy az általa fejlesztett szoftvereket vezeti be, akkor a megbízó úgy érezheti, hogy később nem tud máshoz fordulni vagy nem képes visszavenni az IT-funkciók kezelését.