szerző:
Illényi Balázs

Hiába jósolják lassan fél évszázada, az irodák csak nagyon lassan válnak papírmentesekké. A jelenség hátterében egyaránt állnak lélektani és praktikus okok.

Egy ideig azon viccelődtek a cégnél, hogy már csak a toalettben lehet papírt találni, aztán ott is áttértek a beépített meleg vizes zuhannyal és szárítóval felszerelt WC-csészékre, így lett az iroda teljesen papírmentes. A történetet pár éve az okos számítástechnikai alkalmazásokat fejlesztő holland Decos alapító-vezérigazgatója, Paul Veger osztotta meg, aki a vállalat Noordwijkben található futurisztikus főhadiszállását úgy terveztette meg, hogy a munkatársaknak ne is lehessen dolguk papírral. Tableteken jegyzetelnek, hálózaton megosztott dokumentumokon dolgoznak és interneten ügyintéznek, megszüntették a papír tárolására alkalmas dossziékat és fachokat, a céghez postán érkező leveleket pedig „vissza a feladónak” üzenettel küldik el.

A Decos papírmentes irodaháza 2012-ben. Talán évtizedekkel is megelőzte a korát
©

Aligha mondható, hogy a példájuk ragadós lenne, mivel becslések szerint világszerte csupán 1-2 százalékra tehető a valóban papírmentesen működő irodák aránya. Pedig sokan hittek abban, hogy ez már jóval korábban általános lesz. A Business Week 1975. június 30-ai számában megjelent híres, A jövő irodája című cikkben például George Pake, a Xerox kutatóközpontjának vezetője arról álmodozott, hogy húsz éven belül nemcsak ő, hanem az irodai dolgozók többsége is képernyő előtt fog ülni, arra kapja a leveleit, üzeneteit, és emiatt már nem nagyon lesz szükség kinyomtatott papírra. A jóslatnak csak az első fele vált be (és az sem a jelzett időpontra), ám az emberek – megszokásból vagy jobb megoldások híján – máig használnak papírt a munkahelyeken. Nem is keveset.

A világ össztermelése az 1970-es évek derekának évi 130 millió tonnájáról 2017-re elérte a 420 milliót. Iparági becslések szerint jelenleg évente 15 ezer milliárd papírlapot nyomtatnak ki világszerte. Ez olyan sok, hogy ha hosszában sorban egymás után tennék őket, a kialakuló papírcsík 29-szerese lenne a Föld–Nap távolságnak. A Bank of Montrealnál pedig kiszámolták, hogy náluk az összes felhasznált papír kiváltásával évi 30 milliárd forintnyi összeget takaríthatnának meg.

újrahasznosításra váró anyagok bálája
©

Nem véletlen, hogy az előző századvég lelkesedése után 2002-ben megjelent, A papírmentes iroda mítosza című könyvében igencsak pesszimista képet festett le két brit kutató. Abigail Sellen és Richard Harper akkor úgy vélte, azért nehéz a végcélt megvalósítani, mert a számítógépek és az internet olyan sok új információt hozott, amennyit az emberiség nem képes kizárólag digitálisan fogyasztani. Ráadásul időközben bárki számára elérhetővé váltak az olcsó és kis méretű nyomtatási eszközök.

A kutatók viszont azt nem látták előre, hogy az okostelefonok és a tabletek mennyire átformálják majd néhány év alatt az információfogyasztást. Az említett eszközök az utóbbi évtizedben ebben is fordulatot hoztak. Mert bár a papírfogyasztás növekszik, egyebek mellett a nyomtatott sajtó, a postai levelezés és a fotónyomtatás visszaszorulása miatt jelentősen visszaesett a szöveg- és képhordozásra szánt papír gyártása, amely immár a teljes mennyiség alig egyharmada. Akkor mi lesz a többiből? Elsősorban csomagolóanyag, amelynek piacát a digitális forradalom és az online vásárlások (az „Amazon-effektus”), meg a környezettudatos étel- és italkiszerelés pörgette fel. Emellett erőteljesen növekszik a higiéniai szegmens is (WC-papírok, zsebkendők, törlőkendők, női egészségügyi termékek).

A látványos trendforduló dacára a munkahelyek még mindig tele vannak papírral: kinyomtatott levelekkel, használati utasításokkal, jelentésekkel, apró fecnikkel. Azt mindenki elismeri ugyan, hogy ezek felszámolásával rengeteg helyet és pénzt lehetne spórolni, a munkát pedig észszerűbbé tenni, de nem is könnyű megszabadulni tőlük. A korábbi papíralapú dokumentumok beszkennelése nagyon sok energiát emészt föl, ráadásul csak akkor igazán hasznos, ha sikerül karakterfelismerővel valóban digitalizálni, teljeskörűen kereshetővé tenni. De kutatások bizonyítják, hogy a papíron vagy képernyőn olvasott szöveg az emberi agy más-más területeit aktivizálja, és például könnyebben tanulható meg a papíron látott anyag.

©

A megszokásokon is nehéz felülkerekedni. Ezért nem könnyű egyik pillanatról a másikra átállni az ügyfélkörrel az elektronikus kommunikációra, netán rávenni a munkatársakat, hogy a bejáratott noteszek vagy borítékok hátuljai helyett inkább tableten jegyzeteljenek. Utóbbira számtalan applikáció létezik ugyan, ám sokakat zavar az elektronikus eszközök háttérvilágítása. Ezen segíthetnek azok a nemrég megjelent táblagépek, amelyek kombinálják az e-könyv-olvasókból ismert elektronikus papír jó tulajdonságait a hordozható számítógépek széles körű funkcionalitásával.

A sokféle nehézségre tekintettel vélik úgy szakértők, hogy a papírmentes iroda mindig „húsz év múlva” megvalósuló illúzióját érdemes felváltani a paper-light, vagyis a papírt tudatosan csak minimális mértékben használó munkahelyek célkitűzésével. Ezt segítheti a társadalmi és kormányzati hozzáállás is, mint például Észtországban, amelyet a világ első „digitális országának” neveznek, miután sikerült elérni, hogy az állampolgárok lényegében minden ügyüket elektronikusan intézhetik. De a cégek is lehetnének elszántabbak a munkavállalóik tudatosságra nevelésében. A bevezetőben említett radikális holland Decos például egyetlen nyomtatót mégis megtartott, ám azt az épület legeldugottabb zugában, egy labdafürdő közepén helyezte el, hogy a dolgozók kétszer is meggondolják, valóban annyira szükségük van-e a kinyomtatott papírra, hogy oda érte menjenek.

Járható út a digitális irodához

Ma már számos, olykor kézenfekvő és nem is különösebben drága megoldás létezik, amelynek segítségével a korábbinak a töredékére csökkenthető a papírhasználat. Szakértők a következő ötleteket tartják megfontolandónak:

Szkenneljünk be, majd dobjunk ki minden papírt (még a kis jegyzetpapírokat is). Kisebb mennyiségnél ebben okostelefonos alkalmazások segítenek, nagyobb dokumentumokat pedig automata beolvasásra is alkalmas asztali lapolvasóval lehet digitalizálni.

Konvertáljunk minden digitalizált szöveges dokumentumot pdf formátumba, hogy aztán egy karakterfelismerő programon (OCR) átfuttatva ugyanúgy kereshetővé váljanak, mint a számítógépen készült egyéb anyagok. A pdf-ben tárolt fájlokat könnyű átolvasni képernyőn vagy e-könyv-olvasón.

Minden beszkennelt fájlt gondosan el kell nevezni, és átlátható rendszerbe tenni, hogy később is könnyen visszakereshető legyen.

A fájlokat tároljuk felhőben, és osszuk meg a munkatársak (családtagok) között, hogy minél kevesebb dokumentumot kelljen kinyomtatva szállítgatni.

Aminek csak lehet, használjuk a digitális megfelelőjét. Például számlatömb helyett elektronikus számlázószoftvert, papír naptár helyett webes kalendáriumot, illetve online feladat- és találkozószervezőt, iratgyűjtők helyett megosztott hálózati tárhelyet.

Amit lehet, kérjük elektronikus formátumban: ügyfelektől dokumentumokat és szerződéseket, szolgáltatóktól és bankoktól számlakivonatokat, újság-előfizetést digitális változatban.

A nyomtatókat és a fénymásolókat minél távolabb helyezzük el az íróasztaloktól.

Jegyzeteljünk elektronikusan! Számtalan okostelefonos szoftver segítségével lehet a szövegbe fényképeket, hangfelvételeket, kézzel írt és digitálisan értelmezett jegyzeteket, illetve az internetről elmentett anyagokat beszúrni. Az utóbbi években több gyártó – nem épp olcsó, 150 ezer forint felett induló – táblagépe szemkímélő elektronikus papíron kínálja ugyanezt, egyebek mellett gyors szövegkiemeléssel, érintőceruzával, profi rajzolási képességekkel, fájlkezelő rendszerrel kiegészítve.

A cikk eredetileg a HVG hetilap 2018/35. számában jelent meg. Ha máskor is tudni szeretne hasonló dolgokról, keresse a Tech + tudomány rovatot a hetilapban és kövesse a HVG Tech Facebook-oldalát.

Érdekesnek találta cikkünket?
Legyen HVG pártoló tag!

A HVG Pártoló Tagság programja az első olyan kezdeményezés, aminek keretében az olvasóink közelebb kerülhetnek szerkesztőségünkhöz és támogatásukkal segíthetik, hogy újságírói munkánkat továbbra is az eddig megszokott magas színvonalon végezhessük. Tagjainknak heti exkluzív hírlevelet küldünk, rendezvényeket kínálunk, a könyveinkre és egyéb termékeinkre pedig komoly kedvezményt adunk. Támogatóként már heti egy kávé árával is hozzájárulhat a minőségi újságíráshoz! „Amikor annyira eluralkodik a mindennapi életünkön a virtualitás, üdítő igazi emberi kapcsolatokat építeni.”
K. Erna – Pártoló tag


„Régóta olvasom a HVG-t és cikkei között mindennap találok érdekfeszítőt!”
H. Szabolcs - Támogató
Csatlakozzon programunkhoz, támogassa munkánkat egyszeri hozzájárulással vagy fizessen elő a hetilapra!
A HVG Pártoló Tagság programja az első olyan kezdeményezés, aminek keretében az olvasóink közelebb kerülhetnek szerkesztőségünkhöz, és támogatásukkal segíthetik, hogy újságírói munkánkat továbbra is az eddig megszokott magas színvonalon végezhessük. Támogatóként már heti egy kávé árával is hozzájárulhat a minőségi újságíráshoz! Csatlakozzon programunkhoz, támogassa munkánkat egyszeri hozzájárulással vagy fizessen elő a hetilapra!
Két éve 540 km/h-val csapódott a Marsba egy űrszonda, most megint odaküldünk egy robotot

Két éve 540 km/h-val csapódott a Marsba egy űrszonda, most megint odaküldünk egy robotot

Itt van ez a román átok - na ezt nem tudja megtörni a Fradi

Itt van ez a román átok - na ezt nem tudja megtörni a Fradi

Megvan az ausztráliai epres rém

Megvan az ausztráliai epres rém

Messi visszatért, de óriásit bukott a Barcelona

Messi visszatért, de óriásit bukott a Barcelona

Arattak a világkupán Liu Shaolin Sándorék

Arattak a világkupán Liu Shaolin Sándorék

A kormánypropaganda miatt nem mer Magyarországra jönni Judith Sargentini

A kormánypropaganda miatt nem mer Magyarországra jönni Judith Sargentini