Ennél jobbkor nem is kaphattak volna segítséget a könyvelők
Már az is könnyebbség a könyvelők számára, hogy a koronavírus-járvány miatt a cégek május 31. helyett ráérnek szeptember 30-áig benyújtani az előző éves beszámolójukat. Igazából azzal tudnak a könyvelők rengeteg időt megspórolni, ha az ügyfelektől papír helyett – élve a minősített elektronikus aláírás adta lehetőségekkel – digitális formában kapják meg a pénzügyi évzáráshoz szükséges dokumentumokat.
A COVID 19 járvány előtt a cégek éves rituáléjához tartozott a pénzügyi év végén a több tíz, vagy akár száz oldalas dokumentumok nyomtatása, aláírása, lepecsételése és elszállítása a könyvelőhöz. Jó esetben több órát vesz igénybe egy ilyen „hadművelet”, de a dokumentumok mennyiségétől, a közlekedési dugóktól és a könyvelő elhelyezkedésétől függően ez akár egy napos elfoglaltságot is jelenthet.
Viszont jelenleg a magunk, illetve az ügyfelek védelme érdekében is szükséges lesz ezt a korábban “offline” folyamatot “online” mederbe terelni, és egyúttal az így kínálkozó szükségszerűséget felhasználni a digitális átállásra és új, de jogilag biztonságos megoldásokat bevezetni.
Az egyik alternatíva lehet olyan dokumentum-menedzselő rendszerek használata, ahol a jogi biztonság megteremtése érdekében a folyamat részét képezi a minősített elektronikus aláírások megszerzése és használata is. Azáltal, hogy digitálisan „utaznak” a dokumentumok a könyvelőhöz, az ügyfélnek ki sem kell mozdulnia az irodájából, az otthonából, így akár 15 percre is lerövidíthető a procedúra.
Földrajzi korlátok nélkül lehet menedzselni az aláírást
A minősített elektronikus aláírás, mint technológia nem új keletű, viszont annak gyors terjedéséhez a lehetőséget egyrészt az eIDAS rendelet adta meg 2016-ban, másrészt az olyan szolgáltatók megjelenése, ahol nem a technológia értékesítése a cél, hanem a felhasználóbarát és jogilag mégis biztonságos, egyszerűen használható megoldások fejlesztése, hogy ezek a digitális megoldások ne csak a nagyvállalatoknak, nagy könyvelő irodáknak legyenek elérhetőek.
Az itthon is elérhető egyik ilyen szolgáltató a TrustChain Systems Kft. és az általuk fejlesztett a TrustChain Platform. A webes platformon való regisztrációt követően első lépésként elérhetővé válik a videón keresztüli személyazonosítás és minősített elektronikus aláírás megszerzése egy applikáció letöltését követően, aki pedig már rendelkezik ezzel az applikációval, feltölthet és aláírásra küldhet dokumentumokat akár saját, munkatársai, üzleti partnerei részére.
“Egy 5-10 perces regisztrációt és azonosítást követően aláírásunkkal hitelesítve máris elküldhető a pénzügyi évzáráshoz szükséges mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet” – hívja fel a figyelmet Romhány Gergely, a TrustChain Systems Kft. ügyvezetője. De akár a taggyűlések – a mostani koronavírus-járvány miatti – online megtartásához sem kell a sok tulajdonost egy helyre utaztatni, földrajzi korlátok nélkül is lehet menedzselni ugyanis a szavazólapok és egyéb dokumentumok aláírását.
A minősített elektronikus aláírás révén, ami ugyanolyan bizonyító erejű, mint a kézzel írott, jogilag biztonságos. Ezt az Európai Unió bizalmi szolgáltatásokról és elektronikus aláírásról szóló 910/2014/EU számú rendelete (eIDAS) biztosítja.
A cikk teljes szövegét Adózóna.hu oldalunkon itt olvashatja el.
A koronavírus a számlázás és könyvelés menetét is átírta, de van megoldás!
A koronavírus-járvány felértékelte a digitális, online kapcsolattartási formákat. Vagyis, amikor nincs szükség személyes kontaktusra a cégek és a könyvelők, illetve a szállítók között. Szerencsére már léteznek olyan megoldások, amelyek érintkezésmentesen teszik lehetővé a kis- és középvállalkozásoknak az ügyek intézését. Például annak a kötelezettségnek a teljesítését, hogy július 1-jétől a számláikat immár összeghatártól függetlenül feltöltsék a NAV-hoz.
Lehet egy cafeteriával több?
Évről évre izgalmas kérdés, hogyan változnak a vállalati juttatások, több vagy kevesebb cafeteriát kapnak a dolgozók, miközben a cégeket érthetően az foglalkoztatja, hogyan lehet a meglévő szabályozások mellett ösztönző csomagokat összeállítani. E kérdéseket sajnálatos módon az élet egy újabbal egészítette ki: mi lehet a válasz arra, hogy a koronavírus-járvány miatt a cafeteria-keretek jelentős része egy ideig nem használható fel
