Kinek a paplan, kinek a Freemail – minden felhasználó más levelezőkliensre esküszik (bizony, még Outlook rajongók is vannak, bármily hihetetlen is). A választék óriási – nehéz vitába szállni azonban a ténnyel: a Gmail a világ legnépszerűbb és egyik legjobb ingyenes (béta) levelezőrendszere. De miért is?

1. Gyors, gyorsabb, leggyorsabb

Ha a világ bármely pontján, az irodából vagy otthon a „konyhai” notebookról e-mailt akarok nézni, akkor ezt többféleképpen is megtehetem. Sok megoldás gyors, vannak gyorsabbak is, nehéz azonban felülmúlni a Gmail kb. 2 másodperces elérési idejét, főleg ha a sütik is le vannak mentve, és még bejelentkezni sem kell.

Gyorstipp:

1. Jelentkezzünk be a Gmail postafiókba 
2. Pipáljuk be a jelszó megjegyzése opciót 
3. Ha bejött a levelező, fogjuk meg a címsor előtti ikont az Explorer (vagy Firefox) cím mezőjében, és húzzuk ki az asztalra 
4. Létrejött egy „Gmail - beérkező levelek" nevű ikon, mostantól elég ide klikkelnünk és máris levelezhetünk. 
5. Ha nagyon maximalisták vagyunk, jobb egérrel klikkeljünk az ikonra, majd válasszuk az „ikoncsere" opciót, és keressünk valami borítékféle ikont:) Így máris olyan az egész, mintha lenne egy e-mail kilensünk. Pedig nincs:) Illetve van, csak online.

 2. Az én házam az én váram

Gmailen vírust kapni igen nehéz, így a postaládánk tartalmának biztonságossága felől szinte száz százalékig biztosak lehetünk (szinte… persze azért egy víruskergető nem árt.) Hogy mennyire komolyan veszi a rendszer a biztonságot, ahhoz nyugodtan végezzünk el egy kis kísérletet:

- fogjunk a gépről egy bármilyen .exe fájlt (mondjuk a /windows/system32/ könyvtárban található apró dolgokból egyet, passziánsz vagy akármi).
- küldjünk egy levelet valakinek (vagy akár magunknak), és csatoljuk az említett fájlt – a rendszer természetesen nem fogja elküldeni.
- most nevezzük át a fájlt, mondjuk valami.zip-re vagy valami.jpg-re, valami.doc-ra vagy akár vegyük le róla a kiterjesztést, és legyen csak „valami”.
- a rendszer most sem küldi el a fájlt – Gmailen keresztül gyakorlatilag lehetetlen exe, com, vagy script fájlokat kapni csatolmányként, ezzel a vírusok és trójaik jelentős részét máris kiszűrte a rendszer.
- próbáljuk ki ugyanezt az „exés” trükköt jelenlegi levelezőnkkel, és ha minden további nélkül átküldte a fájlt, akkor jobb, ha máris váltunk, mert egy potenciális „bombát” használunk levelezésre.

3. Címkéket mindenkinek!

A Gmail nem a hagyományos „inbox” rendszert használja (mint pl. az Outlook) – ellenben minden üzenet a rendszerben egy címkét (label) kaphat. Alapesetben csak az „olvasatlan” címke áll rendelkezésre. Ilyen címkéket azonban mi is létrehozhatunk – ha például valamelyik kollégánk címéhez a „kolléga1” címkét rendeljük, onnantól az ő levelei automatikusan a „kolléga1” címkével lesznek ellátva. Nem kerülnek külön tárolóba (mint a hagyományos inbox rendszerű levelezőkben), ellenben a bejövő levelek listájában szépen kiemelve láthatjuk az üzenethez tartozó címkét. 

A címkékre természetesen szűrhetünk, kereshetünk, csoportosíthatjuk őket – egyszóval azt teszünk velük, amit csak akarunk. Ha valaki még nem sokat használta a Gmailt, akkor eltarthat egy darabig, mire megszokja ezt a jelentős újítást, később azonban már „fapadosnak” fognak tűnni a hagyományos levelezőrendszerek „inbox-ból külön mappába mozgatom” típusú megoldásai.

4. A Gmail…. trükkös

Nincs még egy olyan levelezőrendszer a világon, ami ennyire „trükkös” lenne. Ha valaki sok Gmail tippet szeretne, akkor jó párat talál a tudástárban, például a „Gmail titkok: hozzuk ki a legtöbbet a rendszerből!” c. írásunkban, de álljon most itt egy gyors példa a Gmail „trükkösségét” bizonyítandó:

Mivel a Gmail nem használja a hagyományos inbox rendszert (lásd. előző pont), gyakorlatilag minden levél (elküldött, bejövő, stb.) egy nagy tárolóban helyezkedik el. Akkor, hogyan találjunk meg valamit? Nos, a levelező keresője, nem csak egy egyszerű kereső: ún. „emoticonokat” is tudunk használni a keresés szűkítésére. Minden üzenettípusnak megvan a saját kis kódja, melyek a következők:

^b csevegés 
^f elküldött levelek
^i bejövő levelek
^k kuka
^r piszkozat
^s spam
^t megjelölt üzenetek
^u olvasatlan üzenetek

Ha tehát emlékszünk arra, hogy kaptunk egy levelet, amit anno nem olvastunk el, de most jól jönne… viszont csak arra emlékszünk, hogy valamilyen „Sándor” küldte… Nos egyszerű: csak írjuk be a keresőbe: „Sándor L:^u” – és máris látjuk az összes olvasatlan levelet, amiben előfordul a „Sándor” szó – függetlenül attól, hogy a spam-be, esetleg a kukába került. (az "L" a label rövidítése és a szintaxis miatt szükséges.) Csevegtünk valakivel, aki megadta a telefonszámát, de véletlenül bezártuk a csevegés ablakot? Semmi gond, írjuk be „tel* L:^b” és máris megvan! 

5. A Gmail…. Még trükkösebb!

Szintén egy funkció, ami nélkül szinte lehetetlen élni – főleg a mai spamekkel elárasztott világban. A Gmail engedélyezi az ún. „e-mail alias”-ok létrehozását: ezek alternatív e-mail címek a már létező címünkön belül. Ha a címünk tehát valaki@gmail.com, akkor minden további nélkül megadhatjuk (valahol, ahol kérik az e-mail címünket) a valaki+talanSpam@gmail.com címet is, így később ha bejövő leveleink között látunk spam-et, ami erre a címre jött, máris tudjuk, hogy ahol ezt a címet regisztráltuk, ott bizony visszaélnek a címekkel. Az „email alias”-okról részetesebben itt…

6. A Gmail… magyarul (is) beszél!

A Gmail felülete teljesen honosított, ráadásul nyelvhelyes és érthető, sőt logikus. 

7. Soha nem telik meg…

Több mint három éve használom igen terjedelmes levelezésem bonyolítására a rendszert, és mivel igazi „lusta kockafej” vagyok, nem igen törlök a leveleimből – „hátha jó lesz még valamire” felkiáltással. Az évek során kapott videók, fájlok, dokumentumok és képek tehát egyfajta „archív” tömeg gyanánt csücsülnek a Gmail merevlemezein (bizonyos idő eltelte után kapnak egy „archív” címkét, mert rendnek azért lennie kell). Eddig soha nem kaptam figyelmeztetést, hogy betelt volna a kb. 6 Gbájtnyi tárhely – jó darabig valószínűleg nem is fog.

8. Hát ez kérem integrálva van… de nagyon!

Ha használjuk az Igoogle szolgáltatást  és a Gdocs-ot, sőt a Google Analytics-et, akkor jólesően fogjuk tapasztalni, hogy minden mindennel integrálva van: a dokumentumok elérhetők és olvashatók a Gmailből, az IGoogle lapjáról csak egy kattintás a bejövő postafiók, és az Analytics táblázatainak böngészést sem kell megszakítanunk, ha gyorsan válaszolni akarunk egy e-mailre. 

9. Ha keresés… akkor Google.

Hát igen – a Google sok mindenhez ért, de egy valamiben (egyelőre) legyőzhetetlenek: ez pedig a keresés. A Gamil motorja ugyanis ugyanazt a keresőt használja, amit a „sima” Google kereső: nem kell tehát külön szöszölnünk, hogy most akkor feladóra keresünk, tárgyra vagy a levél tartalmára, vagy ki tudja még mire. Csak dobjuk be a keresésbe azt a pár kulcsszót, aminek a segítségével meg tudjuk találni a levelet, amire szükségünk van, és a rendszer (mindenféle „Keresés folyamatban.. kérem várjon…” sallang nélkül) egy pillanat alatt szállítja az eredményeket, még több tízezer levél esetében is. 

10. Nem kell a húskonzerv!

Sajnos a spam mára nemcsak a híres (híresen gagyi) löncshúst jelenti, hanem kéretlen levelek ezreit. A Gmail spamszűrője sem tökéletes (nem is létezik tökéletes), a „report spam” (magyarul „ez spam”) funkció azonban remek találmány: segítségével a több millió Gmail felhasználó „jelentheti” a rendszernek, ha spamet kapott. Ha egy bizonyos típusú e-mail megfelelő számú ilyen „jelentést” kap, akkor onnantól a „spam” címkével ellátott levelek közé kerül (tehát nem veszik el, ha nagyon kell, megtalálhatjuk). A találmány nem érne semmit, ha a Gmailt csak pár ezren (százezren) használnák - mivel azonban rengetegen leveleznek vele (tízmillió feletti felhasználói szám 2007-ben), a report rendszer igen jól működik, egy átlagos felhasználó a legrosszabb esetben sem kap napi 1-2 spamnél többet.