E heti hírlevelünkben egy amerikai bestsellerírónak, a Georgetowni Egyetem docensének, Cal Newportnak az elmélyülést segítő két módszerét mutatjuk be. Egy korábbi cikkünkben azt írtuk róla, hogy „ha Marie Kondo a rendrakás nagymestere, akkor a szellemi nagytakarítás Marie Kondója Cal Newport”. Ő aztán igazán ért ahhoz, hogyan miként ne forgácsolja szét a napunkat az okostelefonunk állandó közelsége, hogyan tehet minket hatékonyabbá néhány unalommal eltöltött félóra, és miként írjunk tennivalólistát. Utóbbihoz Ivy Lee, a 20. század egyik legjelentősebb PR-szakembere is ellát egy jótanáccsal.
Az elmélyülés a legbiztosabb módja annak, hogy soha ne fásuljunk el. Meg persze, annak is, hogy valamit, amit elterveztünk, valóban véghez tudjuk vinni. Két újságíró, a Stockholmban született Mikael Krogerus és a svájci Roman Tschäppeler 2021-ben jelentették meg a 41 megvalósítási modell című könyvüket, amelyben rövid szövegekkel és ötletes rajzokkal igyekeznek ötletet adni az olvasónak, hogy miként jusson el az elhatározástól, önmaga noszogatásán és az akadályok leküzdésén át terve megvalósításáig. Legyen szó gyereknevelésről, lakásfelújításról, egy üzleti terv összeállításáról vagy egy reklámkampány lefuttatásáról, egyszerű, mégis éppen az egyszerűségük miatt nagyszerű modelljeik sokféle helyzetben működőképesek lehetnek. Hírlevélsorozatunkban ezek közül a módszerek közül válogatjuk ki a szerintünk legszélesebb körben alkalmazhatókat. Ötödik rész.
A gondolkodó ember egyik legrégebbi eszköze a tennivalólista. Az előttünk álló feladatok listázásának ötlete egyszerű logikát követ: ha leírjuk a dolgokat, nem kell őket észben tartanunk.
Ez az úgynevezett Zeigarnik-hatással függ össze, amely szerint az agyat jobban foglalkoztatják a még elvégzendő feladatok, mint a már elvégzettek. Az 1920-as években Bluma Zeigarnik (1901–1988) litván pszichológus megfigyelte, hogy a pincéreknek nem okozott gondot, hogy megjegyezzék a vendégek rendeléseit. Csakhogy amint felszolgálták az ételeket és italokat, néhány perccel később már nem emlékeztek rá, ki mit rendelt. Zeigarnik arra a következtetésre jutott, hogy a befejezetlen feladatokra jobban emlékszünk, mint a befejezettekre.
Kutatótársa, Maria Ovsiankina (1898–1993) aztán megállapította, hogy a befejezetlen feladatok ráadásul erősebb cselekvési késztetést eredményeznek (Ovsiankina-hatás). A kutatások szerint ez az oka annak, hogy úgy érezzük, végig kell néznünk egy filmet vagy végig kell olvasnunk egy könyvet, ha már belekezdtünk.
A két jelenség együttes hatása, hogy a teendőlisták olyan jól működnek: ha leírjuk a dolgokat, nem kell emlékeznünk rájuk, így elménk felszabadul, és elvégezheti a feladatokat (Zeigarnik-effektus). Ugyanakkor maga a lista úgy működik, mint egy befejezetlen feladat: agyunk arra törekszik, hogy kipipálja, azaz megoldja a lista egyes pontjait (Ovsiankina-hatás). A lista kipipálása ráadásul személyes bizonyíték arra, hogy valóban teljesítettünk valamit – és arra is, hogy a munkanapnak vége.
A teendőlista elkészítésénél természetesen lényegesebb a végrehajtás. Erre többféle módszert is alkalmazhatunk.
Ivy Leetől (1877–1934), a 20. század egyik legjelentősebb PR-szakemberétől származik a következő tanács: ne reggel írjuk le a teendőink listáját, hanem még este döntsük el, mi az a hat legfontosabb dolog, amelyet másnap meg kell tennünk, és a fontossági sorrendet is határozzuk meg. Reggel kezdjük az első feladattal. Azok a dolgok, amelyeket nem tudtunk elvégezni, a következő napra szóló lista élére kerülnek. Így elkerülhetjük, hogy éjszaka az ágyban azon töprengjünk, milyen teendők várnak ránk holnap.
A lista másik változata az ütemezés, azaz időbeosztás. Cal Newporttól származik, akiről még lesz szó a későbbiekben. A kutató arra a következtetésre jutott, hogy a munkanapot nem feladatok szerint kell strukturálni, hanem érdemes inkább időblokkokra osztani. A naptárba jellemzően olyan találkozókat írunk be, amelyeknek meghatározott időkeretük vagy kezdőpontjuk van: szülői értekezlet, megbeszélések, fogorvos. Newport azt javasolja, hogy ne csak az időponthoz kötött találkozóknak, hanem minden tevékenységnek adjunk időkeretet.
Kezdjük a munkanapunkat azzal, hogy a teendőink listáján szereplő minden egyes feladathoz rendelünk egy időkeretet. Például 2 óra a projektterv elolvasására; 40 perc a megbeszélésre; 30 perc a prezentáció előkészítésére; 60 perc az e-mailek feldolgozására, 60 perc értelmetlen szörfözésre a neten és 30 perc csocsózásra a kollégákkal. (Tudatosan tervezzünk időt ostobaságokra és haszontalan időtöltésekre is.)
Ügyeljünk arra, hogy naponta legfeljebb hét-kilenc blokkot tervezzünk be, és egyetlen blokk se legyen húsz percnél rövidebb. Mindig meg kell adnunk magunknak a lehetőséget, hogy elmerüljünk az adott tevékenységben, és ehhez legalább húsz percre mindenképp szükség van. Hosszú távon az a módszer lényege, hogy megtanuljunk hosszabb ideig kitartani egy feladat mellett, és rájöjjünk, melyik feladat mennyi időt vesz igénybe.
Most ezeket a munkafázisokat állítsuk helyes sorrendbe. A szabály, hogy először a nehezek, aztán a könnyebbek jönnek. A nap első munkafázisához válasszunk tehát egy komplikáltabb feladatot. Hajlamosak vagyunk a legfókuszáltabb reggeli órákat e-mailek megválaszolására pazarolni. Álljunk ellen ennek a kísértésnek.
Természetesen az ütemezésre is érvényes – akárcsak a könyvben található összes technikára –, hogy mindenkinek magának kell kitalálnia, mi működik számára a legjobban. Ha jó tapasztalataink vannak azzal, hogy reggel „bemelegítésképpen” megválaszolunk öt e-mailt, akkor csináljuk ezt továbbra is. De ha újra és újra azon kapjuk magunkat, hogy halogatjuk a „nehéz” feladatokat, akkor át kell gondolnunk az időbeosztásunkat.
Cal Newport, a Georgetowni Egyetem oktatója szerint kétféleképpen dolgozunk:
Elmélyült munkát (deep work) végzünk, amikor megfeledkezünk róla, hogy dolgozunk. Ilyenkor olyan igényes tevékenységet folytatunk, amely nem követel tőlünk se túl keveset (bore-out), se túl sokat (burn-out), és amely a legjobbat hozza ki belőlünk.
A felszínes munka (shallow work) ezzel szemben könnyen megy ugyan, de bárki más is meg tudná csinálni. Ezek közé tartoznak a mechanikus feladatok (például a táblázatkitöltés) és a rendszeresen elvégzendő munkák (az e-mailek megválaszolása, a szoftverek frissítése vagy a dokumentumok összehasonlítása), de gyakran az olyan figyelemelterelő tevékenységek is, mint az Instagram vagy Twitter görgetése. Mind olyan tevékenységek, amelyek vékony szeletekre osztják a figyelmünket.
Ha sikerül hosszabb ideig megszakítás nélkül, koncentráltan dolgoznunk egy feladaton (elmélyült munka), nemcsak hatékonyabbak vagyunk, hanem mély elégedettséget is érzünk. Ám ha folyton megszakítjuk a tevékenységünket (felszínes munka), akkor elveszítjük a kitartást, az összpontosítást és a hatékonyságot. Az egyik feladatról a másikra való állandó ugrálás pedig „figyelemmaradványhoz” vezet: figyelmünk egy része továbbra is a korábbi feladatnál reked, hiába foglalkozunk közben már a következővel. Ez pedig Newport szerint nem jó alap az elmélyült munkához. Az olyan összetettebb, intenzív gondolkodást igénylő feladatok közben, mint egy új üzleti ötlet kidolgozása vagy egy konfliktus megoldása, az egyik témáról a másikra való ide-oda ugrálás miatt töredezetté válik a figyelmünk. Ráadásul – teszi hozzá Newport – bebizonyították, hogy az állandó figyelemelterelés nem marad következmények nélkül. Aki hosszú ideig így dolgozik, annak tartósan csökken a koncentrációs képessége.
Íme négy technika, amely segíthet megtalálnunk az elmélyült munkához vezető utat:
Természetesen nincsenek mindenkire érvényes megoldások. Nekünk kell kitalálnunk, hogy mire van szükségünk, és mire nincs, hogy megtaláljuk az elmélyült munkához vezető utat. De ki kell találnunk. A koncentráció képessége ugyanis, ami megkülönböztet minket versenytársainktól.
Nyitóképünkön a Meditáció vagy Madame Monet a kanapén című festmény. Forrás: AFP / Musée d’Orsay
Élhetnek-e együtt valaha az izraeliek és a palesztinok? Mit gondol egy izraeli katona arról, akik nem akarják a gázai háborút? Földes András izraeli videóriportja erre is rákérdez, és azt is megmutatja, hogy milyen háború zajlik maguk az izraeliek között.
A több mint félmillió gépelt oldalnyi szöveg az Arcanum sajtóadatbázisában is megjelent.
Az ukrán dróntámadások pedig az orosz polgárok türelmét is tesztelik.
Azt nem tudtuk meg, hogy ki, hol és mikor jelenti be az eredményt.
Hideg ételre lehet majd költeni az utalványt, pénzre nem váltható át.
