#2 Tanuljunk meg bánni az üzeneteinkkel és a könyveinkkel! – Tippek lustaság ellen

Az elmélyülés a legbiztosabb módja annak, hogy soha ne fásuljunk el. Meg persze, annak is, hogy valamit, amit elterveztünk, valóban véghez tudjuk vinni. Két újságíró, a Stockholmban született Mikael Krogerus és a svájci Roman Tschäppeler 2021-ben jelentették meg a 41 megvalósítási modell című könyvüket, amelyben rövid szövegekkel és ötletes rajzokkal igyekeznek ötletet adni az olvasónak, hogy miként jusson el az elhatározástól, önmaga noszogatásán és az akadályok leküzdésén át terve megvalósításáig. Legyen szó gyereknevelésről, lakásfelújításról, egy üzleti terv összeállításáról vagy egy reklámkampány lefuttatásáról, egyszerű, mégis éppen az egyszerűségük miatt nagyszerű modelljeik sokféle helyzetben működőképesek lehetnek. Hírlevélsorozatunkban ezek közül a módszerek közül válogatjuk ki a szerintünk legszélesebb körben alkalmazhatókat. Második rész. 

1. Hogyan bánjunk okosan az üzenetekkel?

Az irodai élet egyik döntő kérdése, hogy mit kezdjünk az e-mailekkel? Azonnal válaszoljunk rájuk, vagy csak később?  

A szüntelenül érkező üzenetek – Slack, Whatsapp, Teams, Threema, egyéb üzenetküldő alkalmazások, SMS-ek és persze, e-mailek – a munkánkhoz tartoznak, ugyanakkor akadályoznak bennünket a tényleges munkában. Vajon hogyan hagyhatjuk abba a különféle üzenetek fogadását és megválaszolását, hogy végre dolgozni kezdhessünk? 

Nézzük előbb az adatokat. Egy vizsgálat szerint munkanapunk egyharmadát töltjük üzenetek olvasásával és feldolgozásával – és ez a vizsgálat már többéves, így feltételezhető, hogy a tényleges idő még ennél is több.

De ez még nem minden: a Microsoft alkalmazottai körében végzett vizsgálat azt állapította meg, hogy a nem hatékony vezetőket leginkább arról lehet felismerni, hogy hosszú idő elteltével válaszolnak az e-mailekre. Adam Grant munkapszichológus erről azt írta: „Ha ön gyorsan válaszol az üzenetekre, azzal azt jelzi, hogy lelkiismeretes, rendszerető és szorgalmas.” Természetesen előfordulhat, hogy egy üzenet válasz nélkül marad, de ha rendszeresen elhanyagoljuk a levelezést, az Grant szerint azt a benyomást kelti, hogy megbízhatatlanok, vagy ami még rosszabb, közömbösek vagyunk. 

Az üzenetek időben történő kezelésére még szakkifejezés is van: Inbox Zero. Ez azt jelenti, hogy gondoskodunk róla, hogy a postaládánkban nulla új üzenet legyen. Ehhez nem kell minden levélre válaszolnunk. Ha a feladó olyan kérdéseket tesz fel, amelyekre maga is tud felelni, nem tartozunk neki válasszal. Akkor sincs vége a világnak, ha nem válaszolunk azonnal (lásd yesterbox-szabály). Adam Grant azonban megjegyzi, hogy egy üzenet figyelmen kívül hagyása ma olyan, mintha 1990-ben nem vettük volna fel a telefont, vagy 1950-ben nem válaszoltunk volna egy levélre. De hogyan kezelhetjük úgy az üzeneteket, hogy ne menjen rá az egész munkanap? 

Szánjunk elegendő időt a válaszadásra! Minél hanyagabbul írunk, annál nagyobb zavart keltünk, és annál több újabb kérdést kapunk. Minél gondosabban kommunikálunk, annál ritkábban kell majd írnunk, és annál jobb kapcsolatot alakíthatunk ki a címzettekkel. 

Tanuljunk meg nemet mondani! Ha a kérés nem a mi szak területünkhöz tartozik, írjuk meg, hogy ebben nem ismerjük ki magunkat. Ha túl sok a dolgunk, írjuk, hogy erre sajnos nincs kapacitásunk. Ha nem akarunk válaszolni a kérdésre, akkor pedig azt, hogy erre nem akarunk válaszolni. 

Naponta csak egyszer foglalkozzunk az üzenetekkel! Ez a 2020-ban elhunyt vállalkozó, Tony Hsieh úgynevezett yesterbox-szabálya: szánjunk egy órát a tegnapi levelek megválaszolására (ezért yesterbox az inbox helyett), és meglepődve tapasztaljuk, hogy a kérdések és kérések nagy része az elmúlt 12-24 óra alatt magától megoldódott. 

G Data

2. Hogyan emlékezzünk többre abból, amit olvastunk?

Amikor új projektbe kezdünk, előbb-utóbb könyveket is olvasunk, hogy elmélyítsük a témáról való tudásunkat. Az olvasottak nagy részét azonban sajnos el is felejtjük. 

Ezt ábrázolja Hermann Ebbinghaus (1850–1909) pszichológus felejtésgörbéje. Kiderül belőle, hogy egyetlen nap elteltével alig harmadára emlékszünk annak, amit elolvastunk. Hosszú távon pedig gyakorlatilag semmire. 

Napóleon sikertelen oroszországi hadjáratának érzékletes krónikáját, Adam Zamoyski 1812 című művét olvasva például úgy érezzük, mélyreható ismereteket szerzünk erről az időszakról. Két nappal később azonban már nem tudjuk, hogy Napóleon a Szent Ilona vagy Elba szigetén halt-e meg. Felmerül tehát a kérdés: hogyan olvassunk, hogy jobban emlékezzünk az olvasmányunkra?

Könyvespolc

Pixabay

Lássunk néhány stratégiát: 

Olvasás közben húzzuk alá azokat a részeket, amelyeket fontosnak tartunk. 

Minden fejezet után nézzük át újra az aláhúzott részeket. Ha még mindig fontosnak tűnnek, fogalmazzuk meg a szöveg lényegét kulcsszavakban, vagy írjuk le a gondolatainkat egy post-itre, és ragasszuk az oldal tetejére. Amikor befejeztük az olvasást, egy csomó cetli lóg majd ki a könyv tetején. Ha később tudni akarjuk, mit tartottunk fontosnak, először olvassuk el a post-iteket. 

A könyv elolvasása után fogalmazzunk meg egy rövid összefoglalót. Miről szól az egész, mit érdemes megőrizni belőle? 

Jegyzeteinket ne csak a post-iteken archiváljuk, hanem digitális formában is, hogy a tartalom kulcsszavas kereséssel akár évek múlva is gyorsan megtalálható legyen. 

És csináljunk magunknak egy BoB-ot is. A BoB a Book of Books (Könyvek könyve) rövidítése: egy olyan könyv, amelybe beírjuk, mikor és milyen könyveket olvastunk. Ezt felírhatjuk egy szép jegyzetfüzetbe vagy online, sőt, nyilvánossá is tehetjük. Pamela Paul irodalomkritikus ki is adta a sajátját. A My Life with BoB  (Életem BoB-bal) intim és szívmelengető betekintést nyújt egy olyan nő életébe, aki szereti a könyveket, és azonnal kedvet csinál a saját változatunk elkészítéséhez. 

A BoB írása nemcsak jó módszer a felejtés ellen, hanem csodálatos módon felidézi, hol tartottunk az életünkben, amikor a könyveket olvastuk. Hogy kik voltunk. És kivel. 

Nyitóképünk illusztráció. Forrás: Stiller Ákos