Lássuk be, igazán frusztráló nézni, ahogy egyre csak gyűlnek postaládánkban a megválaszolatlan üzenetek, miközben, ha folyamatosan a válaszadással lennénk elfoglalva, a munkánk érdemi részére talán sohasem kerülne sor. Ugyancsak frusztráló elolvasni remek, építőjellegű könyveket, amelyekből aztán, amint azokat becsuktuk, egy árva szóra sem emlékszünk. A hosszú koncentráció, az elmélyült ismeret megszerzése és egyúttal a zavaró e-mailek, fölösleges chatüzenetek kiiktatása a folyton gép előtt ülő ember nagy kihívásai a 21. században. A következőkben két olyan egyszerű módszert mutatunk be, amelyek által megtanulhatunk az üzeneteinkkel okosabban, a könyveinkkel pedig nagyobb odafigyeléssel bánni.
Az elmélyülés a legbiztosabb módja annak, hogy soha ne fásuljunk el. Meg persze, annak is, hogy valamit, amit elterveztünk, valóban véghez tudjuk vinni. Két újságíró, a Stockholmban született Mikael Krogerus és a svájci Roman Tschäppeler 2021-ben jelentették meg a 41 megvalósítási modell című könyvüket, amelyben rövid szövegekkel és ötletes rajzokkal igyekeznek ötletet adni az olvasónak, hogy miként jusson el az elhatározástól, önmaga noszogatásán és az akadályok leküzdésén át terve megvalósításáig. Legyen szó gyereknevelésről, lakásfelújításról, egy üzleti terv összeállításáról vagy egy reklámkampány lefuttatásáról, egyszerű, mégis éppen az egyszerűségük miatt nagyszerű modelljeik sokféle helyzetben működőképesek lehetnek. Hírlevélsorozatunkban ezek közül a módszerek közül válogatjuk ki a szerintünk legszélesebb körben alkalmazhatókat. Második rész.
Az irodai élet egyik döntő kérdése, hogy mit kezdjünk az e-mailekkel? Azonnal válaszoljunk rájuk, vagy csak később?
A szüntelenül érkező üzenetek – Slack, Whatsapp, Teams, Threema, egyéb üzenetküldő alkalmazások, SMS-ek és persze, e-mailek – a munkánkhoz tartoznak, ugyanakkor akadályoznak bennünket a tényleges munkában. Vajon hogyan hagyhatjuk abba a különféle üzenetek fogadását és megválaszolását, hogy végre dolgozni kezdhessünk?
Nézzük előbb az adatokat. Egy vizsgálat szerint munkanapunk egyharmadát töltjük üzenetek olvasásával és feldolgozásával – és ez a vizsgálat már többéves, így feltételezhető, hogy a tényleges idő még ennél is több.
De ez még nem minden: a Microsoft alkalmazottai körében végzett vizsgálat azt állapította meg, hogy a nem hatékony vezetőket leginkább arról lehet felismerni, hogy hosszú idő elteltével válaszolnak az e-mailekre. Adam Grant munkapszichológus erről azt írta: „Ha ön gyorsan válaszol az üzenetekre, azzal azt jelzi, hogy lelkiismeretes, rendszerető és szorgalmas.” Természetesen előfordulhat, hogy egy üzenet válasz nélkül marad, de ha rendszeresen elhanyagoljuk a levelezést, az Grant szerint azt a benyomást kelti, hogy megbízhatatlanok, vagy ami még rosszabb, közömbösek vagyunk.
Az üzenetek időben történő kezelésére még szakkifejezés is van: Inbox Zero. Ez azt jelenti, hogy gondoskodunk róla, hogy a postaládánkban nulla új üzenet legyen. Ehhez nem kell minden levélre válaszolnunk. Ha a feladó olyan kérdéseket tesz fel, amelyekre maga is tud felelni, nem tartozunk neki válasszal. Akkor sincs vége a világnak, ha nem válaszolunk azonnal (lásd yesterbox-szabály). Adam Grant azonban megjegyzi, hogy egy üzenet figyelmen kívül hagyása ma olyan, mintha 1990-ben nem vettük volna fel a telefont, vagy 1950-ben nem válaszoltunk volna egy levélre. De hogyan kezelhetjük úgy az üzeneteket, hogy ne menjen rá az egész munkanap?
Szánjunk elegendő időt a válaszadásra! Minél hanyagabbul írunk, annál nagyobb zavart keltünk, és annál több újabb kérdést kapunk. Minél gondosabban kommunikálunk, annál ritkábban kell majd írnunk, és annál jobb kapcsolatot alakíthatunk ki a címzettekkel.
Tanuljunk meg nemet mondani! Ha a kérés nem a mi szak területünkhöz tartozik, írjuk meg, hogy ebben nem ismerjük ki magunkat. Ha túl sok a dolgunk, írjuk, hogy erre sajnos nincs kapacitásunk. Ha nem akarunk válaszolni a kérdésre, akkor pedig azt, hogy erre nem akarunk válaszolni.
Naponta csak egyszer foglalkozzunk az üzenetekkel! Ez a 2020-ban elhunyt vállalkozó, Tony Hsieh úgynevezett yesterbox-szabálya: szánjunk egy órát a tegnapi levelek megválaszolására (ezért yesterbox az inbox helyett), és meglepődve tapasztaljuk, hogy a kérdések és kérések nagy része az elmúlt 12-24 óra alatt magától megoldódott.
Hová tűnt a 45 éves múltra visszatekintő Magyar Formatervezési Díj, és mi lett a hazai innovációt bemutató magas színvonalú kiállítással? Amióta a Magyar Formatervezési Tanácsot a Jakab Zsófia vezette divatügynökség alá szervezte a kormány, a designból „kreatívipar” lett, és csak a nagyratörő víziók maradtak.
„Mindent megtettetek, hogy ártsatok a fiataloknak. Hoffmann Rózsától Balog Zoltánon át odáig, hogy bekúrtátok inkább az egész oktatást a rendőrség alá, mert más tervetek nem is volt, mint hogy kuss legyen.”
Érdekes, hogy a „luxizás” ellen most szót emelő Lázár magántulajdonában is volt már ilyen típusú autó.
Idén először a kormány nem utólag dob mentőövet az adósságoktól roskadozó kórházaknak.
Wimbledon friss bajnoka nemcsak az edzésben, az étkezésben sem bízik semmit a véletlenre.
