A problémás tevékenységi listák

Az emberek számos kognitív torzításra, vagy szisztematikus gondolkodási hibára képesek. Kutatások azt mutatják, hogy következetesen alábecsüljük, mennyi időt, pénzt vagy erőfeszítést igényel egy feladat. Talán abba kéne hagynunk a kísérleteket. Amikor a munkánkat ellenőrző listákba vagy hibás időbecslésre épülő ütemtervekbe kényszerítjük, irreális elvárásokat hozunk létre, és potenciálisan kudarcra ítéljük magunkat. 

Bár a lényegtelenebb feladatok megoldása a listában kielégítő érzést nyújthat, ezzel elkerüljük fontosabb munkáinkat. Amiket pedig elkerülünk, általában olyan tevékenységek, mint a stratégia-alkotás, valami létrehozása, vagy alapos gondolkodás egy adott témáról. Ahelyett, hogy a feladatlistára támaszkodnánk, napjainkat ütemezhetjük a csúcsteljesítmény eléréséhez is. Íme néhány mód, hogyan kezdjük:

Fontosság és ne sürgősség szerint alkossuk meg a sorrendet

Amikor értesítéseket kapunk bizonyos feladatokról, az azt az érzést kelteti, hogy minden feladat egyforma fontosságú. Alapvető a különbség azonban aközött, mi az alap és mi a sürgős feladat.

Az Eisenhoweri döntési mátrix egyszerű módja a feladatok kategorizálásának. Hasznos lehet, ha meghatározzuk, hogy egyes projektek mennyi fókuszt, mennyi időt érdemelnek.

A mátrix első negyedében szereplő feladatok sürgősek és fontosak. Ha időnket ebben a „válságnegyedben” töltjük, az elkerülhetetlenül stresszt és kimerültséget okoz. A harmadik negyed sürgős, de nem fontos feladatokat tartalmaz, mint például egy kérdőív, amit a nap végéig ki kell töltenünk. A negyedik negyedben a feladatok se nem sürgősek, se nem fontosak. A második negyed azokat a feladatokat tartalmazza, melyek fontosak, de nem sürgősek. Amikor kritikus fontosságú projekteket végzünk, akkor ebben a létfontosságú zónában dolgozunk.

Gondoljuk át, mikor dolgozunk a leghatékonyabban, és fordítsuk ezt az előnyünkre

A csúcsteljesítmény szorosan kötődik az úgynevezett flow-hoz, Csikszentmihályi Mihály által vizsgált mély, majdnem meditatív koncentrációs állapothoz. Ezt az áramlást nem mindig tudjuk egy kapcsolásra elérni, de növelhetjük az esélyeinket, ha ismerjüka  csúcsidőnket, és akkor végezzük el alapvető feladatainkat.

Ahhoz, hogy megértsük saját csúcsidőnket, készítsünk egy táblázatot, és rögzítsük rajta energiaszintjeinket a nap folyamán. Kövessük nyomon, hogy a fókusz, a kreativitás és a motiváció hogyan változott az egyes órák végén. Néhány hét múlva már világos mintákat fogunk kapni erről. Csúcsidőnket használjuk kritikus projektek esetén is.

Szabjuk személyre a stratégiánkat

Szakmai szerepünk hatással van arra, hogyan dolgozunk. Ha például vezető pozícióban dolgozunk, akkor a meetingek köré kell strukturálnunk az időt, és apróbb időblokkokra kell a naptárunkat felosztanunk.

A kreatív foglalkozásban dolgozóknak, például az íróknak, művészeknek, programozóknak sok időre, nagy időblokkokra van szükségük.

Próbálkozhatunk a napi, heti vagy havi fókuszú munkamenetekkel is. Nem kerülhetjük el a hibákat, hogy kitaláljuk, mi lesz a legjobb módszer a számunkra, de el kell köteleződnünk egy stratégia kialakítása mellett. Ellenkező esetben úgy fogjuk találni, hogy elveszítjük a csúcsidőnket a megszakítások és a zavaró tényezők miatt. Ha a csúcsidőt megfelelően kihasználjuk, azt fogjuk tapasztalni, hogy könnyebben érünk majd el innovatív, következetes eredményeket. Azt is észrevehetjük, hogy könnyebben tudunk hosszabb órákat dolgozni, ha kell, és kevesebb kiégést tapasztalunk a folyamatban. 

Végül ne feledjük, hogy a csúcsidők eltolódhatnak. Az élet változó körülményei simán úgy hozhatják, hogy éjszakai bagolyból reggeli pacsirtává változunk. Kövessük ritmusunkat, és nézzük meg, hogyan ingadoznak. Ha nem harcolunk a testünkkel, akkor sokkal jobban működik majd az elménk is.

A Fast Company cikke nyomán