A csoportmunkát is forradalmasítja az informatika

Mostanra minden adott: nemcsak lassan mindenki hallott már a felhőről, hanem tényleg mindenhol ott is van. Ami akár pár évtizede is sci-fibe illet, az – visszakanyarodva a Skype-hoz – már nemcsak van, hanem tényleg simán működik. Az internetalapú telefonálás (VoIP), vagy Angliából megmutatni az unokákat videóhívásban már messze nem lehetetlen, hanem maga a valóság.  

„Ora et collabora”

Az alapként használt technológiák és a felhasználók elé rakott szoftverek is mostanra értek el odáig, hogy már úgy segítik a munkánkat, hogy szinte észre sem vesszük. Persze, csak akkor, ha egyáltalán ismerjük a lehetőségeket – ezért összeszedtük, hogyan tudja hatékonnyá tenni vállalkozását, ha legalább már az internet be van kötve.

Valós idejű, közös dokumentumszerkesztés

Régen befűztük a papírt az írógépbe, gépeltünk, elrontottuk, kezdhettük újra – vagy jött a szöveg áthúzása fehérrel (ami persze sosem volt pont olyan fehér, mint a papírlap). Aztán jött a számítógép, és nem kellett többé környezetszennyező papírhalmokat termelnünk, ha a következő ötletünk felülírta az előzőt: ma már banális, de óriási forradalom volt, hogy egyszerűen vissza tudtunk törölni valamit az elektronikusan létező szövegben, mintha az a mondat, ami most nem tetszik, sosem létezett volna.

Rokonokon-barátokon körbe nézve úgy tűnik, sok cégnél még nem vették észre, hogy az utóbbi pár évben ugyanekkora forradalom zajlott le: a dokumentumokat ma már többen is szerkeszthetik. Egyszerre. Különböző jogosultságokkal, például csak javaslatadói jogkörrel. Aki dolgozott már szerkesztőségben vagy bármilyen kiadvánnyal, tudja, mekkora pokol, amikor egyszerre többen próbálnak offline szerkeszteni egy fájlt (hát még kinyomtatva), aztán a végén senkinek sem pontosan az a verzió van meg, ami kellett volna, és külön órák mennek rá az összefésülésre, az idegállapotot pedig napokig tart kipihenni. Ehhez képest ma nézem online a dokumentumom, kommentelnek bele mások, egyből látom azt is, sőt, a fájlok verziózva vannak, bármelyik pillanatra visszaállhatok. Mindez igaz a szöveges dokumentumok mellett excelekre, diasorokra. További előnye a közös, valós idejű dokumentumszerkesztésnek, hogy nemcsak az időbeli korlátoktól függetlenül tudjuk kezelni az egyes anyagokat, a távolságok is megszűnnek mint akadályozó tényezők, problémák. Gondoljunk a több telephelyes cégek napi munkájára vagy a régiós szinten megvalósuló projektekre, ezekben az esetekben rengeteg egyeztetést, fölösleges kört hidal át az, hogy tulajdonképpen mindegy, ki hol van éppen.  

Fájlok felhőben

A fájltárolásnál ugyanezt a forradalmat végignézhette, aki jobban figyelt: egy ideig egyre növekedtek a merevlemezek, aztán tettünk a gépünkbe még egyet, aztán már kívülre is egyet, hogy a fájlok tényleg meglegyenek, többször eltárolva, aztán a világ összes tárhelye sem volt elég. Persze, ennek a megoldásnak az iparban megvan a maga helye, de mondjuk nem informatikai vállalkozóként az ember nem ezzel szeretne foglalkozni, hanem az üzlettel.

És ma már meg is teheti: néhány kattintással érhetünk el kvázi végtelen, de legalábbis egyre bővülő felhőket, ahova könnyedén menthetjük akár óriási fájljainkat is (a többszörözésről, és minden fent említett egyébről pedig szépen a háttérben gondoskodnak helyettünk). Mindezt akár havidíjasan, úgy, hogy a GDPR sem sérül.

Az e-mail már csak egy a sok közül

A fentieknél persze van egy még alapvetőbb dolog, ami szintén rohamosan fejlődött az elmúlt években: az online kommunikáció. Az e-mailt már sokan temették, de használható alternatívája konkrétan a mai napig nincs, sok mindenre jó is – éppen egyszerűségénél fogva.

De az egyszerűség nem mindig elég: egy cég életében már rengeteg speciálisabb elvárás, feladat lehet. Nem kell messze menni: ott a Skype és sok másik IP-alapú audió- és videócset, a pár évtizede még óriási beruházásnak számító virtuális tárgyalók, kontinenseken átívelő videókonferenciák mostanra a mindennapok valóságává váltak.

És akkor még csak arról beszéltünk, aminek azért voltak előképei a céges mindennapokban is – pedig bőven van más is: ugyan az IRC, azaz a valós idejű szöveges kommunikáció régóta létezett, de inkább fizikusok, illetve informatikusok foglalkoztak vele még az előző évtizedben. Mostanra pedig van felturbózott verziója, a színes-szagos-képes-videós Slack vagy éppen a Microsoft Teams (ami ráadásul az Office-ba is integrált, ott is segíti a kommunikációt a közös szerkesztések során).

Időpontot egyeztetni sem volt még soha ilyen könnyű

Persze mindenkinek volt már olyan kollégája, aki a legaprólékosabb naptárbejegyzések, emlékeztetők ellenére sem jelent meg nagyjából soha pontosan a megbeszéléseken, és ezen persze a technológia sem tud (még segíteni), ugyanakkor tény, soha ilyen könnyű dolgunk nem volt: meg tudjuk osztani egymással a naptárainkat vagy éppen csak a szükséges részüket, meg tudunk hívni másokat eseményekre, változtatható az időpont, kiküldhető emlékeztető, megadhatjuk a pontos tárgyalót is. És a gép ma már helyettünk képes üres időpontokat találni és javasolni egyszerre többek naptárában is. Fél titkárnőt kiváltottunk (akinek persze lett ezer másik dolga, amikkel ráadásul több pénzt is lehet termelni).

Elárasztottak minket a to-do appok

Érthető, hogy egyre hatékonyabban szeretnénk dolgozni, egyre többfelé, többféle dolga van az emberiségnek, megjöttek az elmúlt évtizedekben a todo appok is, amelyekkel mára Dunát lehet rekeszteni, arra pedig külön vallások alapultak, hogy éppen melyik miért jó és miért nem, kinek ajánlott, kinek nem.

De az biztos, hogy ma már van miből válogatni, és ezekbe az alkalmazásokba is megérkeztek az online együttműködéshez szükséges alapvető dolgok, pillanatok alatt oszthatunk ki feladatokat, és még csak meetinget sem kellett összehívni.