Egy kis webkonf etikett: így viselkedjünk, ha a kollégákkal videózunk!

A koronavírus érkezésével az egész világnak meg kellett ismerkednie a különféle online videokonferencia-alkalmazásokkal, mint a Zoom, a Microsoft Teams, vagy például a Discord. Mivel ez egy merőben új élethelyzetet eredményezett, sokan tanulgatják, hogyan kell zökkenőmentesen végigcsinálni egy ilyen konferenciahívást.

Már a pandémia első hulláma során számtalan vicces, vagy épp kínos videó került fel az internetre a konferenciahívások hátterében parádézó gyerekekről, háziállatokról, de emlékezetes annak a spanyol tévésnek az esete is, aki felesége előtt bukott le egy online bejelentkezés során, a háttérben a szeretőjével.

Ha ennyire drasztikus dolgokra nem is, pár apróságra nem árt odafigyelni, hogy az online megbeszélés hatékonyan és zökkenőmentesen történjen. Lássuk, milyen tanácsokat érdemes megfogadni.

1. Némítsa le magát, ha nem beszél!

Attól, mert éppen nem beszélünk, a számítógépünk vagy telefonunk mikrofonja érzékeli a környezetünkből érkező zajokat. A köhécselés, krákogás önmagában is zavaró lehet, azonban, mivel az ilyen típusú mikrofonok meglehetősen érzékenyek, akár a billentyűzet kattogása is beszűrődhet a hívásba, de a háttérből érkező egyéb zajok is eléggé zavaróak lehetnek.

Mindezt kivédhetjük egyetlen kattintással, a legtöbb videokonferencia-szoftverben ugyanis az áthúzott mikrofonra vagy hangszóróra kattintva átmenetileg kikapcsolhatjuk a mikrofont, csak aztán ne felejtsük el visszakapcsolni, ha újra hozzánk kerül a szó.

2. Legyen pontos!

Akárcsak egy személyes találkozóról, egy online megbeszélésről sem illik elkésni, hiszen ezzel a többiek idejét raboljuk, akik időben bejelentkeztek, hogy aztán kényszeredett társalgással kelljen elütniük az időt, amíg a késő kolléga meg nem érkezik.

Ha lehet, ez még nagyobb udvariatlanság, mint élőben elkésni, utóbbi esetben ugyanis legalább a mentségünk lehet a forgalmi dugó, vagy egy váratlan ismerőssel való találkozás, a saját nappalinkba viszont illik tudni időre odaérni. A késve érkező becsatlakozása ugyanis biztosan megakasztja a gondolatmenetet, ráadásul, ilyenkor előfordulhatnak mindenféle zavaró hanghatások is, amíg el nem helyezkedünk a számítógép kamerája előtt.

3. A kamerába nézzen!

A szemkontaktus különösen fontos az online megbeszélések során, ez azonban sok ember számára nehezen megugorható akadály, hiszen nem tudunk egyszerre a kamerába is nézni és a képernyőn követni a többieket. Mégis, tegyük meg azt az apróságot a többiek kedvéért, hogy amikor ránk kerül a sor, ne a képernyőt bámuljuk, hanem a kamerába nézve beszéljünk, annál ugyanis kevés lelombozóbb dolog van, mint amikor a beszélgetőpartner látványosan mellénk, alánk vagy fölénk néz a társalgás során.

4. Alakítsunk ki közös jeleket a kollégákkal!

Az online beszélgetések során fontos, hogy megfelelően tudjunk jelezni bizonyos dolgokat a többiek számára, anélkül, hogy félbeszakítanánk az éppen beszélő kollégát. A beszélgetés elején állapodjunk meg néhány olyan jelzésben, amit akkor használhatunk, ha például valakinek elmegy a hangja, vagy ha szólásra jelentkeznénk. Ezzel elejét vehetjük a többszereplős konferenciázás során kialakuló hangzavarnak, cserébe egy-egy kézmozdulattal vagy jelzéssel mindenki számára egyértelmű lesz, hogy mi a szándékunk.

5. Öltözzön fel rendesen!

Hiába a home office kényelme, az online konferencián részt vevő kollégákat és ügyfeleket tiszteljük meg azzal, hogy nem a kinyúlt pörköltszaftos tévénéző pólónkban huppanunk le a kamera elé. Sőt, van olyan, aki egyenesen az ágyban fekve, a párnák közül lép be a beszélgetésbe, ami legalább ekkora tiszteletlenség a többiekre nézve.

A munkakedvünkre egyébként is pozitív hatással van, hogy ha reggel ugyanúgy elkészülünk és felöltözünk, mintha a munkába indulnánk a home office helyett. Természetesen nem kell öltönyt-nyakkendőt vagy kiskosztümöt ölteni az online meeting kedvéért, de egy vasalt inget vagy blúzt felvenni igazán nem akkora dolog.

6. Állítsuk be megfelelően a kamerát

Kevés idegesítőbb dolog van annál, mint amikor az egyik kollégának csak a vállát vagy a homlokát látjuk beszélgetés közben, esetleg — a rendőrségi riportfilmekhez hasonlóan — az ellenfényben ülő munkatársnak csak a sziluettjét látjuk. Gondoskodjunk tehát a megfelelő világításról – ez különösen akkor fontos, ha a beszélgetés közben változnak a természetes fényviszonyok – és a kamera megfelelő pozicionálásáról is. Utóbbinál arra is érdemes gondolni, hogy mi látható a háttérben, ami egyrészt a személyiségi jogaink szempontjából is fontos lehet, de a beszélgetőtársaink is hálásak lesznek, ha nem egy halom szennyes ruhát vagy a nappaliban tomboló rendetlenséget kell nézniük a hátunk mögött.

Ha ezeket betartjuk, sokkal hatékonyabban tudunk részt venni az online konferenciahívásokban és a kollégák is hálásak lesznek ezekért az apró figyelmességekért.