Szexi, és a profitot is növeli, de hogyan kapcsolódhat egy kisebb cég ehhez a trendhez?
Ötlépcsős útiterv a fenntarthatósági célkitűzések üzleti stratégiába építéséhez.
Az osztrák pénzügyminisztérium új épülete Bécsben. Modernizálni kellett az államigazgatást © big.at |
Az osztrák állam nem olyan régen hasonló nehézségekkel volt kénytelen szembenézni, mint amelyekkel most Magyarországon is szembesülünk. A jóléti állam szociális funkciói mázsás kőként nehezedtek az államháztartásra, s az állami hivatali rendszer egyre inkább finanszírozhatatlan hatalmas vízfeje pedig további terheket jelentett. Mindezt tetézte az EU követelményeihez való teljes igazodás, illetve a globalizációhoz való alkalmazkodás kényszere. A környezetváltozás erős társadalmi mozgásokat is kiváltott. (Ez a populista Jörg Haider által vezetett szélső jobboldali Osztrák Szabadság Párt kormányra kerülésében csúcsosodott ki, aminek következtében Ausztriát az EU egy időre politikai karanténba zárta.) Nyugati szomszédunk azonban gyorsan rendezte viszonyait, amelynek része, technikai alapja volt az igazgatás adminisztrációs reformja is az állam hatékonyabb működésének érdekében.
A pénzügyminisztérium felügyeli az állam technikai működését (Oldaltörés)
Az adminisztrációs reform keretében az erőforrásokat koncentrálták, s a pénzügyminisztérium (BMF) égisze alatt hozták létre azt az informatikai és személyzeti szolgáltató központot, amely az egész államapparátust kiszolgálja. (Ez alól csak a honvédelem jelent kivételt, ahol saját rendszereket működtetnek.) Christian Ihle, a szakterület működtetésért felelős osztályvezető elmondta, hogy a korábban használt saját fejlesztésű szoftverük kapacitásának felső határát 1999-ben elérte. Nyilvánvalóvá vált, hogy már nem csak egy könyvelőszoftverre van szükségük, hanem egy olyan általános nyilvántartó, illetve költségvetési tervező és kontrolling programra is, amely megfelelt a gyorsan átalakuló, fejlődő és egyre nagyobb nyomásnak kitett közigazgatás számára, s képes a külső kapcsolódásokat is kezelni. Mivel a rendszer létrehozásáról igen széles politikai támogatással elfogadott törvény, illetve kormányrendelet gondoskodott, a feladatot gyorsan végre tudták hajtani.
A rendszer integrációja három szinten valósult meg. Az első szinten a minisztériumok helyezkednek el, a másodikon a hivatalok (például az adóhatóság), a harmadikon pedig az intézmények (többek között az iskolák) találhatók. Az első két szinten ma már teljes az integráció, s a harmadikon is hamarosan elérik ezt az állapotot.
A BMF a korábbi tapasztalatok miatt elvetette, hogy önállóan fejlesztett szoftvert alkalmazzanak. Inkább már egy kipróbált rendszer adaptációját tartották helyesnek a gyors bevezethetőség érdekében. Mivel az állam igazgatása nagyon hasonló feladatok ellátását követeli meg, mint a nagyvállalatoké, ezért két jól bevált szoftver, az SAP R/3-as „vállalatirányítási” (ERP) megoldása, illetve a Cognos üzleti (ezúttal mondhatnánk közigazgatási) intelligencia szoftvere mellett döntöttek. Az R/3 például minden külön fejlesztés nélkül is lefedte a közigazgatás és más állami szervek által felsorolt igények 85 százalékát. Az adminisztrációs reform természetesen nem új szoftverek bevezetését jelentette, hanem a szervezeti rendszer és a folyamatok végiggondolását és szükséges átalakítását is. Ezért a szoftverek (illetve az informatikai háttér) csak segítik a munkát, de az igazán fontos, hogy az eljárások átláthatóvá váltak, javultak, egyszerűsödtek, olcsóbak lettek.
A felhasználók maguk rögzítik az adatokat (Oldaltörés)
A BMF keretében létrejövő úgynevezett megosztott szolgáltatások (hiszen majd az összes állami szervezet ezt a rendszert használja) felhasználása lehetővé tette, hogy az alapadatokat a rendszert felhasználók saját maguk szolgáltassák. Ez naprakészséget tesz lehetővé, olyannyira, hogy az integráció napi szinten 92-95 százalékos, havi szinten pedig teljes. A költségvetési törvényben megadott számok betartásáról az első szinten a pénzügyminiszter, a második szinten a szakminiszterek, a harmadikon pedig a végrehatást felügyelő szervek gondoskodnak.
A rendszert a BMF-hez tartozó Szövetségi Számítástechnikai Hivatal működteti. A munkafolyamatok kialakítása és karbantartása pedig szintén egy BMF osztálytól függ. Ez lehetővé teszi, hogy senki se járhasson külön utakon, s a rendszer a költségvetés alá tartozó legkisebb elemet is lefedje. Mivel a háttérben naprakész pénzügyi, gazdasági, könyvelési rendszer fut, az arra jogosultaknak folyamatosan pontos képük van egy kisebb vagy nagyobb terület, vagy akár az egész állam pénzügyi helyzetéről, és sok más folyamatáról. A működés nem egyirányú. Nem csak befelé folynak adatok, hanem kifelé is mindinkább szolgáltatnak információkat.
A rendszer igen kiterjedt, hiszen nem csak a hivatalok működésének költségeit könyvelik el, hanem az állam mindenféle gazdasági tevékenységét is nyilvántartják a közbeszerzésektől, a költségvetés tervezésén, az állami ingatlanok és autópark kezelésén át egészen az emberi erőforrások menedzsmentjéig. Az alkalmazás az apró részletekre is kiterjed. Például irodai eszközök egészen csekély értékű közbeszerzésére ugyan úgy, mint a tisztviselők gépkocsi-használatára vagy kiküldetési nyilvántartására. A mindent látó rendszer szeme elől csak a kancellár és környezete van elfedve. De az illetékes hivatal természetesen az ott folyó tevékenységről is pontosan informált, s megfelelő csatornákon a szükséges adatokat napra készen hozzácsatolják az állami pénzügyek nagy nyilvántartásához.
A legjobb állami befektetés (Oldaltörés)
Az rendszerben – Cathrin Kiss, a HR területért felelős BMF-vezető, beszámolója szerint – az SAP R/3 közigazgatási moduljának segítségével 12 minisztériumhoz és 6 felsőszintű szervhez tartozó 190 ezer közalkalmazott adatait és teljes illetményrendszerét kezelik, továbbá a 90 ezer állami szolgálatból kikerült nyugdíjas is hozzájuk tartozik. Az volt a céljuk, hogy egységes rendszerben egységes képet alakítsanak ki mindazokról, akik az állam szolgálatában állnak, legyenek bár miniszterek, rendőrök vagy pedagógusok. A rendszer megbízható, s az innen kiolvasható adatokat magas szintű döntésekhez is rendelkezésre bocsáthatják. Az a legnagyobb haszna, hogy minden adat (a felhasználók által) önállóan rögzíthető, amiből magas adatminőség (pontosság, gyors elérhetőség), kiváló összehasonlíthatóság és jó költséghatékonyság következik. Ráadásul a kiértékelések is jobb színvonalúak lehetnek, az átláthatóság összehasonlíthatatlanul jobb a korábbiaknál.
A rendszer haszna a BMF szerint nyilvánvaló. Mielőtt bevezették volna a megosztott szolgáltatásokat 72 szövetségi könyvelő iroda működött főnökökkel, középvezetőkkel, önálló géprendszerekkel, irodákkal. Belőlük szerveztek egy hivatalt. Az 1100 emberből 550-et tartottak meg, s ezzel önmagában évente 30 millió eurót takarítanak meg, miközben a szolgáltatás minősége javult. A végrehajtó irodák számának és létszámának mérséklésével további 21,4 - 35,9 millió eurót spórolnak, a közbeszerzésen pedig évi 20 millió eurót fognak meg. A papírnélküliség, a hatékonyabb irodaszervezés, stb. évi 3,3-4,4 millió eurót ér. A rendszer tervezésekor összesen évi 53 millió euró (255 forintos euró árfolyamon 13-14 milliárd forint) megtakarítást vártak. A rendszer felépítésének és bevezetésének tíz éve alatt végül 372-402 millió euró (95-103 milliárd forint) értéket takarítottak meg. A rendszer bevezetése összesen 57,1-70,9 millió euróba (15-18 milliárd forintba) került, így tíz év alatt a BMF a nettó megtakarítás 315-231 millió euró (80-85 milliárd forint) közé esik. Mivel nem kell minden évben létrehozni, s a felállítási költségei már nyilvánvalóan régen megtérültek, így a rendszer ma már valóságos spóroló gépként működik. És akkor még nem beszéltünk arról, hogy az átláthatóság és naprakészség miatt az állami gépezet minden sarkában könnyebb jó döntéseket hozni, s ennek a haszna az itt jelzett megtakarítások a sokszorosa. Nem véletlen hát, hogy az osztrák szakemberek szerint alighanem ez volt legjobb állami befektetés az utóbbi időben.
Meixner Zoltán, Bécs
