Hatékony és gördülékeny – többek között ezekkel a jelzőkkel illetik a résztvevők azt az értekezletet, amelyet eredményesnek ítélnek. Bár egyszerűnek és magától értetődőnek tűnik, hogy néhány ember összeül, és a céget érintő aktuális kérdést vagy problémát átbeszéli, a gyakorlatban ez nem megy könnyen.

1. Arról, fogunk beszélni, hogy…

Mielőtt egy értekezlet megszervezésbe kezdünk, gondoljuk át, miért fontos azt megtartani. Bár ez a kitétel elsőre triviálisnak tűnik, mégis sokan beleesnek abba a csapdába, hogy nem határozzák meg pontosan, miért is hívják össze a kollégákat. Így viszont könnyen szétfolyhat és értelmetlenné válhat az egész összejövetel. Gondoljuk végig, mik az átbeszélendő kérdések, miért fontos az adott téma tisztázása, és arról se feledkezzünk meg, mit várunk a találkozótól. Azzal, hogy már az összehívás előtt számba vesszük, miért ötlött fel bennünk az értekezlet gondolata, rengeteg időt és energiát spórolhatunk. Akár az is kiderülhet, hogy a tervezett összejövetel nem időszerű, vagy éppen nem abban a formában, ahogy eredetileg elképzeltük, és érdemes lenne kivárni vele, vagy esetleg átfogalmazni a célját.

2. A résztvevők kiválasztása

A tárgy pontos meghatározása után a résztvevők listája is gyorsan összeállítható. Értekezlet szervezésekor kétféle súlyos hibát követhetünk el a meghívottakkal kapcsolatban: olyan embereket is elhívunk, akik nem kapcsolódnak a témához, vagy épp azokat hagyjuk ki, akiknek a jelenléte fontos lenne az érdemi előrehaladáshoz. A célok tisztázása után ezért arra se sajnáljuk az időt, hogy átgondoljuk, kiknek kell mindenképpen jelen lenniük. Első körben írhatunk bővebb listát is, amelyen mindenki szerepel, aki akár csak érintőlegesen is kapcsolódik a témához, de aztán több szempontot is mérlegelve szűkítsük a kört azokra, akiknek valóban ott a helyük. Így elkerülhetjük, hogy a szükségesnél több embert vonjunk ki a munkából, illetve, hogy egyesek feleslegesnek érezzék magukat a megbeszélésen. Készíthetünk B-listát is, amelyre azokat vesszük fel, akiknek érdemes lenne magkapniuk az értekezletről készült összefoglalót.

3. Az idő fogságában

Szánjunk épp feleannyi időt egy értekezletre, mint amennyit eredetileg gondoltunk. Ez elsőre lehetetlen küldetésnek tűnik, de segít abban, hogy a megbeszéléssel töltött idő hatékony és koncentrált legyen. A feszes időbeosztás többnyire arra sarkallja ugyanis a résztvevőket, hogy lényegre törően és hatékonyan kommunikáljanak. Ez nemcsak az összejövetel sikeressége szempontjából lehet szerencsés, hanem azért is, mert a folyamatos figyelem és a szokásosnál szűkebbre szabott időtartam miatt a résztvevők sem érzik értelmetlennek az ott eltöltött időt. Figyeljünk oda a jó időpontválasztásra: ne ebéd után vagy közvetlenül ebéd előtt hívjuk össze az érintetteket, mert az éhes és álmos kollégáktól hiába várunk forradalmi gondolatokat – kevés kivételtől eltekintve ez az állapot nem motiválja az embereket. Hasonlóan szerencsétlen választás lehet a hétfő reggel és a péntek délután is.

4. Technika és dominancia nélkül

Laptop vagy telefon lehet ugyan hasznos eszköz egy megbeszélésen, de sokkal valószínűbb, hogy inkább elvonja a figyelmet. A szakértők szinte kivétel nélkül azt javasolják, hogy a technikai eszközöket ne engedjük be a terembe. Ha valamiért ilyen kérést nem fogalmazhatunk meg, akkor célszerű az összejövetel elején lefektetni a szabályokat, vagyis felhívni a résztvevők figyelmét, hogy csak sürgős esetben nyúljanak a telefonért, a megbeszélés idején koncentráljanak a kollégákra és az aktív részvételre. Amúgy is tanácsos odafigyelni arra, hogy aki jelen van, közel azonos súllyal vegyen részt az eszmecserékben. Ne legyen olyan, hogy valaki a habitusa miatt egyszemélyes előadássá alakítja a többszereplős megbeszélést.

5. Találkozási pontok

A legtöbb értekezlet egy irodaház tárgyalójában zajlik. Ha a szokásosnál nagyobb a mozgásterünk, akkor már egy szokatlan helyszínválasztás is feldobhatja a résztvevőket, ami jót tesz a megbeszélésnek is. Néha elég csak kimozdulni a közeli parkba, de nagyobb szabású megbeszéléseknél egy – a megbeszélésre felkészített – romkocsma is lehet a helyszín. A legtöbb szakember nem javasolja, hogy alkohol is kerüljön a kávé és az ásványvíz mellé, de vannak olyan vezetők, akik péntekenként sajttal és egy pohár bor mellett beszélik át a beosztottaikkal a következő heti teendőket. A Szilícium-völgyben sétálgatva – amit kár lenne a világ bármely más részéhez hasonlítani – találkozhatunk konferenciabiciklikkel is, amelyeken – hasonlóan a Budapest utcáin évek óta közlekedő sörbiciklikhez – a résztvevők tekernek, az irányítást egyikük kezébe adva.

6. Változzon a testhelyzet!

Vannak, akik az álló értekezletekre esküsznek, sőt Richard Branson Virgin-vezér kedvenc praktikája a sétálva tartott megbeszélés. A Stanford Business School professzorának, Robert Suttonnak a megfigyelése szerint az állva tartott összejövetelek résztvevői 34 százalékkal gyorsabban hoznak döntést, mint ülős társaik – és a döntések eredményei között nem volt számottevő különbség. Persze az ilyen típusú megbeszéléseket célszerű 10–20 perc alatt be is fejezni. Sutton amúgy először saját magán figyelte meg a módszert, ugyanis szerzőtársával, Jeff Pfefferrel általában az utóbbi otthonában találkoztak, ahol nem volt elég szék, így állva és gyorsan beszélték meg a legfontosabbakat.

7. A komfortzónán túl

Az értekezletek szervezői és résztvevői hajlamosak mindig az ismert köröket futni: mindenki a szokott attitűddel ül be, felveszi a szokott testhelyzetet, és talán még a mondatai sem különböznek a korábbi alkalmakon megfogalmazottaktól. De ennek nem kell így lennie – és nemcsak azért, hogy ne unatkozzanak a résztvevők, hanem mert a motivált, a helyzetet élvező ember hatékonyabb, kreatívabb, összeszedettebb. Néhány, látszólag szokatlan eszköz gyakorló cégvezetők eszköztárából: egyesek megénekeltetik a kollégáikat, mások légzőgyakorlatokkal és meditációval kezdenek, viccet mesélnek, vagy megkérdezik, mi a témában a legrosszabb ötlet, ami a résztvevők eszébe jut. Habitushoz és befogadókhoz mérten érdemes próbálkozni ezekkel vagy hasonló ötletekkel, a rutin megtörése jó hatással lehet ugyanis a hatékonyságra.

Kovács Andrea cikke eredetileg a HVG Extra Business 2016/2-es számában jelent meg. A magazin legfrissebb száma a választás és döntés szépségeit és nehézségeit vizsgálja. Keresse az újságárusoknál, vagy fizessen elő most! Ha most fizet elő, ajándékba elküldjük az Alkossunk maradandót! című könyvet! 

Aktuális lapszámunkat itt meg is rendelheti. Ha érdeklik a gazdasági, üzleti témák, lájkolja a HVG Extra Business Facebook oldalát!