Közösségi tér 

A jó munkamorál elengedhetetlen része, hogy az egyes generációk ne csak a feladataikkal kapcsolatos szituációkban kommunikáljanak. Ezt segítheti például egy olyan tér, ahol a munkatársak kényelmesen elbeszélgethetnek egymással. Ez lehet kávézó, nappalinak berendezett iroda, a dolgozók által elnevezett és berendezett terület, vagy akár komfortosan kialakított étkező is. Füzi Anita közösségiiroda-szakértő szerint a komfortérzet növelésével párhuzamosan növekszik a személyes jóllét – ezen keresztül pedig a hatékonyság és a kreativitás is.

Elvonulós terek

A privát szféra megteremtésére hozzunk létre olyan tereket is, ahol a dolgozók nyugalomban telefonálhatnak, esetleg relaxálhatnak. Terpák Mónika enteriőrtervező elmondása szerint sok irodánál ma már elvárás az elvonulós sarkok, telefonfülke jellegű terek kialakítása. „Területüket nézve minimális, általában 1-2 fős, két négyzetméternél is kisebb alapterületű helyiségekről beszélünk. Több száz vagy több ezer négyzetméteres iroda esetében ez az alapterület elenyésző hányada, de a funkciójában rendkívül fontos” – mutat rá Terpák Mónika. Szerinte fontos a zárhatóság, a hangszigetelés, a kuckós érzet és a meleg fények. Ma már léteznek olyan akusztikus bútorok és panelek is, amelyek remekül felfogják a zajokat.

Well-being megoldások 

Ha egy irodát rosszul alakítanak ki, az nemcsak a munkakedvre lehet negatív hatással, hanem komoly egészségügyi problémát is okozhat. A negyvenes, ötvenes éveikben lévő X generáció tagjai a fél életüket ülőmunkával töltötték, emiatt sokuknak gerincproblémájuk van. Éppen ezért olyan székeket és íróasztalokat válasszunk az irodába, amelyek ergonomikusak, és nem terhelik a vázrendszert. Az Y-os dolgozók örülni fognak az álló munkaállomásoknak, a Z pedig igényli a változatos tereket és munkavégzési pozíciókat. Teremtsünk feltételeket a sétálásra (például heti egy nap liftszünettel, vagy az étkezés irodán kívüli megszervezésével), és buzdítsunk mozgásra (mondjuk, irodai konditerem vagy céges sportversenyek formájában). A szemproblémák elkerülésére engedjünk be annyi természetes fényt az irodába, amennyit csak lehet.

Tudásterem

Mivel mindhárom generáció másban erős, érdemes e készségek, képességek átadását kezdeményezni. Erre kinevezhetünk egy úgynevezett tudástermet, ahol workshopok vagy előadások keretében bárki megoszthatja az ismereteit – legyen szó akár speciális szakmai tudásról, akár jógatippekről. Ezáltal nemcsak tanulhatnak egymástól a generációk, hanem több oldalról is megismerhetik, és így jobban el is fogadhatják egymást. Szokoli Bernadett business coach szerint azonos légtérben a legfontosabb a tolerancia és az elfogadás. Azt javasolja, hogy „a hátrányok, a különbségek mellett nézzük meg, mi értékes a másikban, mit tanulhatunk tőle. Ha a hibák helyett az értékek kerülnek előtérbe, könnyebben telnek a munkaórák.”. Ráadásul az X generáció számára a tudásátadó mentorszerep nagyban megkönnyíti az Y és Z munkavállalók felé nyitást és az elfogadást.

Out of the Office

Főként az Y és a Z szabadságigénye hívta életre, hogy ne csak az irodából dolgozhassunk, hanem legyen lehetőség otthoni vagy épp külső helyszíni munkavégzésre. Nem feltétlenül kell teljes mobilitást kínáló, úgynevezett ROWE-munkahelyeket (Results Only Work Enviroment) létrehozni, az is nagyszerű, ha a dolgozó foghatja a laptopját, és bármikor kiülhet a teraszra, a közeli parkba vagy az irodai kávézóba. Ezért rendezzük be úgy az irodához kapcsolódó területeket, hogy azzal segítsük a rugalmas munkavégzést (konnektorok, babzsákok, kanapék, italautomaták, laptoptámaszok, növények elhelyezésével). Ha azt érezzük, hogy van ráhatásunk a munkavégzésünk egyes területeire, az így kapott szabadság érzete motiválhat, és növelheti a hatékonyságot és a kreativitást.

Technológiai felszereltség

Ha a számítógépes programokat csak felszínesen használó X, a modern eszközökkel felnövő Y és a technokrata Z irodai igényeit is ki szeretnénk szolgálni, az irodákat úgy célszerű berendezni, hogy mindhárom generáció megtalálja benne a számára komfortos eszközöket. Legyen lehetőség papírok iktatására, papíralapú jegyzetelésre, táblára írásra, munkavégzésre digitális kütyükkel, mobillal, felhőben tárolásra. Míg az X lassabban halad a számítógépes programok használatával, az Y könnyen átlátja, a Z pedig villámgyorsan, ám felszínesen használja. Ezek miatt a kommunikáció és az információáramlás akadozhat, így érdemes olyan infrastruktúrát kialakítani, ahol a különféle igények összehangolhatók. Ilyen eszköz lehet például a munkafolyamatot rendszerező kanban tábla (online változata lehet a Trello). Az effajta eszköz segíti a különböző generációk készségeinek egymásra hatását is: megjeleníti az X generáció tagjai számára fontos rendszerszemléletet és munkafegyelmet, kielégíti az Y-ok multitasking szemléletét, a Z számára pedig segítség lehet például a határidők tartásában.

Co-working tapasztalatok átvétele

Ahhoz, hogy a cégek jövőbiztos munkahelyekké váljanak, Füzi Anita szerint érdemes a közösségi irodák térszervezési és közösségépítő gyakorlataiból meríteni. „Ezek segíthetnek olyan vállalati kultúrát és irodai légkört kialakítani, amelyben a dolgozók jól érzik magukat – akár az erre kinevezett úgynevezett mood manager, akár a HR-csapat kezdeményezésével. Feladatuk az emberek jólétének növelése változatos társasági és szakmai programok szervezésével, valamint értékes kapcsolatok kialakításának ösztönzése megfigyelés, egymás meghallgatása és beszélgetés révén”. Ha meglátogatunk egy-két hazai közösségi irodát, biztosan találunk a saját irodánkban is megvalósítható megoldásokat. Vizsgáljuk meg, milyen a hangulata a térnek, és gyűjtsünk össze minél több hasznos ötletet.

A dolgozók bevonása

Bármilyen átalakítást tervezünk is, érdemes bevonni a dolgozókat, meghallgatni az ötleteiket és csemegézni belőlük. Előállhatnak ugyanis olyan igények is, amelyekre sem a vezetőség, sem az irodát átalakító cég nem gondol. Nagy Dia kreatív HR- és karrierszakértő azt javasolja, hogy átalakítás, berendezés előtt végezzünk előzetes felmérést, és csak utána álljunk neki az ötletelésnek. Mindig vannak nagy ellenállók, akik másokra is hatással lehetnek. Nekik érdemes külön megmutatni a terveinket, először egy-egy teret átalakítani, hogy ki tudják próbálni, illetve akár több generáció bevonásával munkacsoportot létrehozni.

Szlafkai Éva cikke teljes terjedelmében elolvasható a HVG Extra Business 2019/2-es számában.

Hogyan állítsuk kollégáinkat ötletünk mellé? Hogyan legyünk meggyőzőek egy állásinterjún? Igen! című könyvükben Noah Goldstein, Steve Martin és Robert Cialdini - a meggyőzés tudományának szakértői - 21 bizonyítottan hatékony meggyőzési stratégiát vázolnak fel. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.