A NAV mindig a hónap utolsó napja szerinti állapotot veszi figyelembe, amikor azt vizsgálja, hogy az adóalany megfelel-e a köztartozásmentes adózói adatbázisban szereplés feltételeinek és a tárgyhónapot követő hónap 10-én frissíti adatbázisát.

Az adóhatóság új szolgáltatásával az adatbázisban szereplő adózókat segíti azzal, hogy annak, aki a rendelkezésére álló adatok szerint már nem felelne meg a jogszabályi feltételeknek, erről a Cégkapun vagy a Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartáshoz kapcsolódó (KÜNY) tárhelyen keresztül, elektronikusan előzetes értesítést küld. Ha az adózó időközben már rendezte mulasztását (például tartozását befizette, bevallását benyújtotta), nincs további teendője, a levelet tárgytalannak tekintheti.

A NAV szerint gyakran előfordul, hogy az adózók kisebb mulasztás, jellemzően kisebb összegű, néhány ezer forintos, elsősorban figyelmetlenségből adódó folyószámla-rendezési problémák miatt kerülnek ki az adatbázisból. Ennek következménye pedig számos kellemetlenség lehet, hiszen a mulasztás pótlása után leghamarabb a következő havi adatbázis-frissítéssel kerülhetnek vissza.