szerző:
Kulcsár Alexandra
Tetszett a cikk?

Bevezethetjük a világ legjobb vállalatirányítási rendszerét is, ha a munkatársainkat nem sikerül megnyernünk az ügynek, rosszabbat tettünk a vállalattal, mintha nem csináltunk volna semmit – érvel szerzőnk, aki hasznos tanácsokkal is szolgál a feszültségek csökkentéséhez.

Néhány éve egy cégvezető azt mondta egy konferencián, hogy ő akkor fogja vállalatirányítási (ERP) rendszer bevezetésre adni a fejét, ha azt az emberei kimondottan kérik, mert hallotta a barátaitól, mennyire stresszes egy ilyen projekt. Ezen kissé fennakadtam, és elképzeltem, milyen lehet az, amikor az üzemi tanács küldötte írásban petíciót nyújt be, hogy márpedig ragaszkodnak ehhez az üzleti lépéshez – ez meglehetősen életszerűtlen. Persze, értem én az aggodalom okát: sok projektet buktattak már meg az ellenálló munkavállalók szabotázsjellegű hozzáállással, így egyértelműen jobb helyzetben van a cégvezetés, ha az alkalmazottak támogatják a szoftverbevezetést.

Egy intenzíven növekvő, de informatikai szempontból alacsony támogatással működő cégnél – melyek a középvállalati kör jelentős részét kiteszik Magyarországon –,

ahol 9 megás Excel-fájlok, régi számlázó szoftverek és 15 éves raktárnyilvántartó rendszerek jelentik a mindennapi munkavégzés alapjait, és a többség régóta a cégnél dolgozik, vagyis nem ismer másféle kultúrát és szoftvert, ott a legritkábban fogalmazzák meg a munkatársak, hogy a digitalizáció irányába kellene lépni.

Azt viszont gyakran tapasztalom a munkáink során, hogy amikor egy ilyen céghez új vezető érkezik – aki ERP-vel dolgozott azelőtt és érzi a fapadosság minden hátrányát – keményen elkezd az illető lobbizni egy ilyen projektért.

Az ERP-rendszerek titkai

23 éve foglalkozom ERP-projektekkel. Eredetileg közgazdász-logisztikus vagyok, sokféle szoftver és többféle szerepkör kapcsán mintegy 113 ERP-projektben vettem részt, és azt gondolom, a sikeres projektek nagyon jól körülhatárolható jellemzőkkel bírnak. A cikksorozatban lépésről lépésre mutatom be, mi szükséges ahhoz, hogy egy projekt sikertörténetté váljon.

A sorozat korábbi cikkei:

Mitől lesz válságálló egy ERP-projekt? – A digitális transzformáció alapjai

Digitális orosz rulett: Botcsinálta ERP-rendszer-kiválasztás

A bukott ERP-projektek sötét titkai

Az előkészítés a kulcs

Az ERP-bevezetéseknél is igaz a szabály, mint a nagyobb építkezések esetében: legalább fél év alapos, átgondolt előkészítő munka előzze meg a bevezetést, ha nem akarunk egy forgószélszerű, extrém stresszes időszakot a nyakunkba venni.

Először is, lehetőleg ne akkor akarjunk belevágni a bevezetésbe, amikor éppen új irodaházba költözünk, új üzemet építünk vagy hasonló, nagy volumenű projektre kell koncentrálnunk. Egy ERP-rendszer bevezetése elképesztően nagy feladat tud lenni, akkor érdemes belevágni, ha a három legfontosabb aktuális projektünk közé tudjuk sorolni, és képesek vagyunk megfelelő erőforrásokat rendelkezésére bocsátani hozzá.

Középvállalati vezetők körében gyakran látom a csodálkozást, mikor azt javaslom, hogy állítsunk fel egy projektteamet a vezetők és a leendő kulcsfelhasználók köréből, és adjunk nekik megbízólevelet és persze célprémiumot is, ha sikeres a projekt. Gyakran nem értik, mi szükség van erre. "Jól megfizetem az embereimet, minek adjak még prémiumot is?"

Nos, egy ERP-bevezetési projekt 8–18 hónapig tartó munka, gyakran a bevont munkatársakat nem tudják tehermentesíteni még részben sem a feladataik alól. Ilyenkor brutális mennyiségű, akár 40–60 százaléknyi túlmunkával tudják csak megoldani a feladatot. A jelenlegi munkaerőpiaci helyzetben dőreség lenne azt hinni, ezt bárki szívesen csinálja, ellentételezés nélkül. És higgyük el, sokkal drágább, ha a kulcsembereink a projekt derekán faképnél hagynak minket: se operatív munkát nem végeznek, se a projektbéli szerepüket nem töltik be többé.

Hogyan adjuk el házon belül a projektet?

Fontos felsővezetői feladat, hogy tegyük érdekeltté a kulcsembereket a projektben, vonjuk be őket, hogy legyen elég belső támogatottságunk hozzá.

Mit jelent ez? Sokkal inkább cégkultúra és szervezeti érettség kérdése, mint gondolnánk. Az a főnök típusú felsővezető, aki utasításba adja a projekt kivitelezését, megágyaz az ellenállásnak. A magasabb bizalmi szinten működő, delegáló és felhatalmazó szervezetekben könnyebben lehet megoldani az ilyen feladatokat.

Már az előkészítés alatt, a szoftverszállító-kiválasztási fázisban vonjuk be a meghatározó embereket. Mondjuk el a terveinket, kérdezzük meg a véleményüket. Kit vonnának még be? Mi legyen a projekt terjedelme? Nézzenek utána esettanulmányoknak, készüljenek fel a témából, tartsanak rövid beszámolót a vezetői értekezleteken.

©

Nagyon tudatosan és megfontoltan kell eljárnunk, és ha időben bevonunk ebbe a munkába egy független, külső ERP-tanácsadót is, aki levezeti a folyamatot a munkatársakkal közösen, meghallgatva az ő véleményüket is, jó eséllyel szívesen támogatják majd a projektet.

Ha úgy gondolja az elsőszámú vezető, az ő szava lesz a végén döntő, akkor ezt is előre tudatosítsa a projektcsapatban. Ha formailag hagyja, csinálja végig a vezetői csapat a kiválasztást, aztán hatalmi szóval inkább mégis csak a legolcsóbb ajánlatot fogadjuk el, ne lepődjünk meg, ha nem lesznek lelkesek a kollégák.

Oktatás, oktatás, oktatás

Az emberek félnek a változásoktól. Főleg ha nem értik, miért lesz az jó nekik. Aggódnak, hogy a projekt után nem lesz rájuk szükség a cégnél. Gyakran az a legnagyobb félelem, hogy nem tudják majd használni a rendszert.

A bevezetési projekteknél kiemelt fontossága van az oktatási szakasznak: ha a kollégák profin, készségszinten megtanulják használni az új szoftvert, nagyobb eséllyel fogják majd elfogadni. Ehhez persze már a szállító kiválasztásnál is résen kell lennünk: kérjünk részletes ajánlatot arra vonatkozóan is, hogy hány napot és milyen módszerrel fogják tanítani a kollégáinkat. Mennyire testreszabott oktatási dokumentációt kapnak majd? Ha segítségre, pótoktatásra van szükség, rendelkezésre áll-e majd a szoftvercég? Lesz-e lehetőség mérni a kollégák megszerzett tudását? Vizsgáztatás után nyugodtabban tudunk majd beleállni a további feladatokba.

Gyakran értetlenkednek az ügyfelek: miért olyan fontos ez, minden cég oktat, nem? Persze, de nem mindegy, hogy standard oktatási anyagok alapján és milyen mélységben. Egy rapid, 6 napos felkészítés után várjuk el a csapatunktól, hogy profin használja az új rendszert?

Ráadásul a legtöbb ERP-szállító csak kulcsfelhasználókat oktat: vagyis a kulcsfelhasználók feladata lesz a többiek, a végfelhasználók oktatása. Egy kulcsfelhasználó maximum 8–10 emberrel tud foglalkozni. Vagyis egy 200 fős cégnél legalább 20 fős projektteammel kell számolnunk.

Rugalmasság a folyamatokban

Ha nem akarunk agyonfejlesztett, drága és kezelhetetlen ERP-rendszert, akkor bizony érdemes a folyamatainkban a szoftver által adott benchmark alapú, kvázi standard funkciókat és folyamatokat használni. Ez persze azt is jelentheti, hogy a saját folyamatainkon kell változtatni. Ez pedig ismét ellenálláshoz vezethet. Vizsgáljuk meg ilyenkor, mivel lehetne megnyerni az üzleti területeket ahhoz, hogy elfogadják ezeket a változásokat.

A szoftver vagy az ember a fontos?

Azt szoktam mondani, hogy

bevezethetjük a világ legjobb ERP-rendszerét is, ha nem támogatják a munkatársak a bevezetést vagy nem tudják magabiztosan használni a szoftvert, rosszabbat tettünk a vállalattal, mintha nem csináltunk volna semmit.

Tudatos, emberközpontú projektmenedzsment-szemlélettel nagyságrendekkel több az esélyünk a sikerre.

A napi operatív feladatokra berendezkedett cégeknél mindenképpen extra felkészülést igényel egy ERP-projekt, de a megfelelő előkészítéssel ezt kezelhető mértékűvé lehet szelídíteni.

Kulcsár Alexandra az erp-consulting.hu technológia- és szállítófüggetlen informatikai tanácsadó brand alapító tulajdonosa. 23 év alatt mintegy 110+ ERP-projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő, kereskedő és szolgáltató cégeknél, állami vállalatoknál hasznosítja.

VELETEK VAGYUNK – OLVASÓKKAL, ÚJSÁGÍRÓKKAL!

A hatalomtól független szerkesztőségek száma folyamatosan csökken, a még létezők pedig napról napra erősödő ellenszélben próbálnak talpon maradni. A HVG-ben kitartunk, nem engedünk a nyomásnak, és minden nap elhozzuk a hazai és nemzetközi híreket.

Ezért kérünk titeket, olvasóinkat, hogy tartsatok ki mellettünk, támogassatok bennünket, csatlakozzatok pártolói tagságunkhoz, illetve újítsátok meg azt!

Mi pedig azt ígérjük, hogy továbbra is minden körülmények között a tőlünk telhető legtöbbet nyújtjuk a számotokra!
A jegybank Monetáris Tanácsa: Ne ránk figyeljenek!

A jegybank Monetáris Tanácsa: Ne ránk figyeljenek!

Újabb két teremből zárták ki az SZFE hallgatóit

Újabb két teremből zárták ki az SZFE hallgatóit

Kínában a 18 évnél fiatalabbaknak számláló mutatja majd, mikor mit csinálhatnak a neten

Kínában a 18 évnél fiatalabbaknak számláló mutatja majd, mikor mit csinálhatnak a neten