Ma a papír az irodában gyakran egyet jelent az elavult, analóg világgal, és sok cég arra törekszik, hogy teljesen száműzze a papírt. Azonban nem minden esetben ez az ideális megoldás: gyakran a hibrid (papír és digitális) folyamatok jelenthetik legmagasabb hatékonyságot és terelhetik a folyamatokat a további digitalizáció felé – hangsúlyozza közleményében a Magyarországon több mint negyedszázada aktív Iron Mountain, amely egy használaton kívüli vasércbányában indulva vált a papíralapú és digitális információ kezelésének szakértőjévé.

A cég szerint a folyamat, amit digitális transzformáció néven ismerünk, jó néhány évtizeddel ezelőtt vette kezdetét. 1951-ben jelent meg a világ első, kereskedelmi forgalomban kapható számítógépe, az UNIVAC. A berendezés létrehozását az a piaci igény ösztönözte, hogy a beinduló globalizáció következtében óriásira nőtt vállalatoknak segítségre volt szükségük az egyre nagyobb mennyiségű adathalmaz tárolásában és feldolgozásában, digitálisan.

Ma már kevés vezető vonja kétségbe a digitalizáció jelentőségét és előnyeit. Ám miközben mindenki erről a folyamatról beszél, kevesen gondolnak bele abba, hogy tulajdonképpen mit is jelent ez, mivel jár, és mi is a jelentősége.

„Bár a digitalizációt fontosnak tartják a cégvezetők, az már kevésbé jellemző, hogy jól átgondolt tervük legyen arra, hogyan valósítják azt meg úgy, hogy az átállás minden szempontból a társaság hosszú távú érdekeit szolgálja” – mutat rá Nagy Rita, az Iron Mountain Magyarország ügyvezető igazgatója. „A papírlapokon kézzel írott szöveg általában csak aláírás formájában szerepel, a többi valamilyen szoftverrel generált tartalom. Vagyis maga a digitalizáció tette lehetővé, hogy számítógépek és nyomtatók millióinak használatával papírba fojtsuk az irodáinkat. Mi a megoldás, száműzzük teljesen a papírt? A technológia és a szolgáltatások – ma már e-aláírás is van – adottak ehhez, de nem minden üzleti és működési területen mondható ki biztosan, hogy az azonnali átallás és digitalizáció a leghelyesebb üzleti megközelítés” – emelte ki a szakember, aki szerint a hosszú távú cél persze érhető módon az, hogy ahol csak lehet, kiváltsuk a papírt, de a folyamat átgondolatlan végrehajtása akár súlyos fennakadást vagy károkat is okozhat.

A digitalizáció nem lehet öncél: fontos, hogy ne az „asztalfióknak” készüljön a digitális stratégia

Az Iron Mountain szerint a digitális transzformáció kapcsán nem szabad megfeledkezni arról, hogy minden cégnek mások az igényei, más fejlettségi szinten és más-más környezetben működik. Többek között ezeket a tényezőket figyelembe véve és alkalmazkodva érdemes elindulni a digitalizáció útján. A jó digitális transzformációs stratégia az átmenet megtervezéséről és gördülékeny lebonyolításáról szól. A papíralapú dokumentumoknál maradva ez olyan hibrid (papír-digitális) folyamatok felállítását is jelentheti, amelyek az optimális ütemben terelik a szervezetet előre a digitalizációban. Ahhoz, hogy ez az utazás a cégvezetők reményei szerint alakuljon és az elvárt eredményt hozza, érdemes nagy tapasztalattal rendelkező szakértőket bevonni a folyamatba – lehetőleg olyanokat, akik mind az analóg, mind a digitális megoldások területén nagy, akár több évtizedes tapasztalattal bírnak.

„Nem szabad abba a hibába esni, hogy a digitalizációt tekintsük a célnak. Hiszen ha egy vállalat elhatározza, hogy mostantól csak e-aláírással hajlandó az ügyfelekkel hivatalos ügyben kommunikálni, de az ügyfelek erre nem nyitottak, alul fog maradni a versenyben. A digitalizáció csupán egy eszköz, amitől hatékonyabban, jobban működhet a vállalkozásunk és nagyobb esélye lesz arra, hogy megállja a helyét hiperglobalizált világ egyre keményebb versenyében” – tette hozzá Nagy Rita, hozzátéve, hogy egyértelmű összefüggés van a digitalizáció szintje és a rugalmasság, a váratlan eseményekre történő gyors reagálás képessége között, ami például az olyan helyzetekben, mint a mostani Covid-járvány kimondottan jól jön.

Ha máskor is tudni szeretne hasonló dolgokról, lájkolja a HVG Tech rovatának Facebook-oldalát.