Számlakiállítás: mit vizsgálnak a revizorok?

Hiába tudják a cégek, hogy havonta akár több százezer forintot spórolhatnának, ha áttérnek az elektronikus számlázásra, egyelőre nem válnak meg a papír alapú számláiktól. Bár az APEH egy éve hivatalosan is elfogadja az e-számlát, akadnak még megoldatlan problémák az ellenőrzések terén. Mit vizsgálnak a revizorok?

Több mint 300 ezer forintot spórol havonta az ingatlan.com azzal, hogy számláit néhány hete már elektronikusan állítja ki. A portált működtető Arkon Zrt. havi 5-6 ezer számlát állít ki, és mint a hvg.hu megtudta, az e-számla szolgáltatás bevezetéséig csak a postaköltség került közel 400 ezer forintjába a cégnek, a nyomtatásra és a papírfelhasználása további 30 ezer forintja ment el – számolt be Korbuly Krisztián vezérigazgató lapunknak, hozzátéve: az e-számla kiállításánál az egyedüli nagyobb kiadást az úgynevezett időbélyegző jelenti, ami havonta nem éri el 100 ezres nagyságrendet sem.

Bár a magyar cégvezetők többsége tisztában van azzal, hogy e-számlázással nagymértékben csökkenthetnék a költségeiket, a hazai vállalkozások e téren jócskán elmaradnak a nemzetközi átlagtól – derül ki az Itella Information (a finn posta egykori leányvállalata) 16 országra kiterjedő felméréséből. Eszerint ugyanis amíg az európai vállalatok fele küld és fogad e-számlát, a magyar cégek kimenő számláinak 88, bejövő számláinak pedig 83 százaléka még mindig papír alapú. Az EU országaiban évente több mint 30 milliárd számla keletkezik, melyeknek 97 százaléka még mindig papír alapú. A vállalatok hagyományos számlakezelési költségeik 60 százalékát megtakaríthatják az egyre terjedő elektronikus számlázásra való áttéréssel.

Magyarországon egyelőre az sem igazán tudatosult a cégekben, hogy az e-számlázást 2009 óta már az APEH is hivatalosan elfogadja. Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (APEH) 2009. október 26-án kiadott közleményében foglalt állást az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozóan. A dátum fontos mérföldkő volt a hazai e-átmenet szempontjából, hiszen ekkor hárult el az utolsó akadály is az e-számlázás útjából. Ennek köszönhető az is, hogy papírhalmok tologatása és tárolása helyett elég egy digitális adathordozón archiválni az előző év számlaforgalmát.

Az is igaz viszont, hogy az e-számlák ellenőrzésénél leggyakrabban a számlák archiválásával, ennek technikai megvalósításával kapcsolatban talált hiányosságokat az APEH. Az adózónak – mint az adóhivatal tájékoztat – az e-számlákat elektronikusan kell tárolnia, és az elektronikus adatokat az elévülési idő végéig olvasható formában meg kell őriznie. Amennyiben ezt az ellenőrzések során nem látja biztosítottnak az APEH, vagy szerinte fennáll a kockázata a számla "elvesztésének", akkor erre nagyobb hangsúlyt fektetnek a revizorok. Az e-számla önmagában nem jelent plusz adózási kockázatot, csupán az adóhivatal ellenőrzési technikáinak megváltoztatását igényli.

Épp ez az, ami a legnagyobb problémát jelenti szakértői körökben is: az elektronikus számlázásról ugyanis született egy APEH-tájékoztató, melyre hivatkozva a revizorok XML állományokat követelnek meg az adózótól egy PDF-es számlához is. Csakhogy a számlázó szoftverek elenyésző része képes a számlának megfelelő adatsort előállítani, többségük olyan PDF-et állít elő, amihez nem tartozik XML állomány, de ugyanúgy alá lehet elektronikusan írni – mutat rá Ruszin Zsolt, a Magyar Könyvelők Országos Szövetségének alelnöke. Bírságot emiatt még nem szabott ki az APEH, de jó néhány céggel már folynak az egyezkedések.

Az Itella elemzése szerint az e-számlázásra való áttérés első lépcsőben a cégek egymás közti (B2B) számlaforgalmában várható. A magyar cégek döntő hányada mindenekelőtt a számlázási költségek csökkentését szeretné elérni. Közel 60 százalékuk számára fontos, hogy visszaszoruljanak a számlázáshoz kapcsolódó manuális, élőmunka-igényes munkafolyamatok. A döntéshozók több mint fele úgy látja, hogy a számlázási folyamatok hatékonyabbá tétele vállalati cash-flow szempontból is fontos, hiszen így fel lehetne gyorsítani a pénzáramlás ütemét. Nincsenek kevesen azok sem, akiknek fontos cél még, hogy a beérkező számlák lehetőség szerint közvetlenül a cég informatikai rendszerében landolhassanak, valamint, hogy a számlák archiválása is elektronikusan megtörténhessen. A döntéshozók 45 százaléka környezetvédelmi szempontból is újragondolná a bejövő számlák kérdését, minden harmadik cégvezető pedig fontosnak tartaná, ha a számlák kezelését két-három éves távlatban külső szolgáltatóra bízhatná.