Üzleti úton a család - Mire figyeljünk a költségek elszámolásakor?

Jelentős összegű adókülönbözetet eredményezhet a társaságnál és a juttatásban részesülő személynél is, ha egy esetleges adóellenőrzéskor derül ki, hogy az üzleti utazáson felmerült kiadás inkább tekinthető magáncélúnak, vagy ha a család is utazik, akkor családi szükségletet kielégítő juttatásnak, mintsem üzleti utazáson felmerült és adómentesen kezelhető költségnek. Ezért tudni kell, mi a különbség az üzleti utazás során elszámolt költségek, illetve a magáncélú juttatás és azok adózása között.

Az utazás jellegét a cégnek kell bizonyítani

Hivatali, üzleti utazásról a személyi jövedelemadóról szóló törvény (szja-törvény) alkalmazásában alapvetően akkor beszélünk, amikor a kifizető tevékenysége érdekében a társaság tagja, alkalmazottja munkavégzés érdekében utazik belföldre vagy külföldre. A munkavégzés, illetve kiküldetés általában határozott időtartamra szól, és meghatározott céllal kerül rá sor. A feladat ellátásához jellemzően nem szükséges, hogy a kiküldöttet házastársa vagy a gyerekei is elkísérjék.

A törvény értelemszerűen nem határozza meg, hogy milyen konkrét tevékenységhez kapcsolódhat üzleti utazás, és az időtartam sem korlátozott. Az azonban lényeges, hogy az utazás üzleti jellegét a cégnek kell bizonyítania: a törvény szerint nem tekinthető üzleti utazásnak az olyan rendezvény, esemény, amellyel összefüggésben megállapítható (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya alapján), hogy az utazás csak látszólagosan üzleti.

Ezért is célszerű, ha a kiküldött ír egy összefoglalót az üzleti útról, amelyben beszámol arról, kivel, milyen, az általa képviselt vállalkozást érintő ügyben tárgyalt, miben állapodtak meg. Az adóhatóság az eset összes tényezője, az utazásra vonatkozó dokumentumok, nyilvántartások és körülmények alapján tudja meghatározni azt, hogy egy adott utazás esetében megvalósulnak-e a hivatali, üzleti utazásra előírt törvényi követelmények.

Bizonylatok – elszámolható költségek

Az utazáshoz kapcsolódó költségek megtérítésének egyik alapbizonylata lehet a kiküldetési rendelvény, amelynek adózási szempontból lényeges formai és tartalmi követelményeit az szja-törvény írja elő [3. § 83. pont]. Fontos tudni, hogy kiküldetési rendelvény nemcsak a céggel munkaviszonyban álló kiküldöttek, de a társaság tulajdonosai számára is kiállítható.

Ha az üzleti úttal kapcsolatban indokoltan felmerülő költségeket a társaság megtéríti a kiküldöttnek, az nem jár adókötelezettséggel a felek számára. Ez nem vonatkozik azonban az étkezési költségre (kivéve, ha azt a szállásdíjba beépítették), amely egyes meghatározott juttatásként adózik – ezért inkább gyakran napidíjat fizetnek a társaságok e célra. Az utazás kapcsán elszámolásra kiadott előlegnél felmerülhet továbbá a kamatkedvezményből származó jövedelem adóztatása is, ha a pénzzel a kiküldött nem számol el a visszaérkezését követő 30 napon belül.

Ha a kifizetett összeg nem pénztárbizonylathoz csatolt és sorszámozott (szigorú számadású bizonylatnak minősülő) kiküldetési rendelvénnyel történik, hanem egyedül a rendelvény a bizonylata, abban az esetben kötelező a szigorú számadás alá vont nyomtatvány vagy ilyen célra készített számítógépes program használata. A számviteli politikában az ehhez kapcsolódó eljárási rendet is célszerű rögzíteni.

A családtagok költségei nem számolhatók el

Annak igazolása is fontos, hogy az adott személy kiküldetés keretében végzi a munkáját, nem pedig családtagként, kísérőként vesz részt az utazáson. Ebből következően a kiküldött házastársa, családtagjai utaztatása és szállásköltsége nem számolható el adómentes juttatásként. Esetükben a juttatóval fennálló jogviszony alapján kell az adókötelezettséget megállapítani, vagyis ők az egyéb jövedelemre vonatkozó szabályok szerint adóznak. (Ez azt jelenti, hogy ezt a jövedelmet is 15 százalékos személyi jövedelemadó terheli, de a szociálishozzájárulásiadó-fizetési kötelezettség felső határa nem vonatkozik rá, tehát erre a jövedelemre mindenképpen – az egyéb összevonandó jövedelme mértékétől függetlenül – meg kell fizetni a szochót is.)

Külföldi utazásnál vizsgálni kell azt is, hogy a magánszemélyek jövedelme a kettős adózás elkerülő egyezmények alapján, vagy annak hiányában, melyik országban adóztatható.

Hasznos volt a cikkünk? Iratkozzon fel az Útmutató cégvezetőknek hírösszefoglalóra, és rendszeresen küldünk hasonlóan értékes tartalmakat.