Kinnarps
Kinnarps

Csak ma hányszor érezte úgy a munkahelyén, hogy nincs egy perc nyugalma, és nem tud sehol zavartalanul telefonálni? Hány meetinget kellett áttennie helyhiány miatt, és hányszor megy el az életkedve, ha ránéz az irodai asztalára? Szerencsére ma már egyre több cégvezető ismeri fel, hogy a munkahelyi környezet a dolgozók teljesítményére is jó hatással van. Utánajártunk, mi is az a munkatér-analízis, és miért éri meg belevágni.

Íróasztalok, nagytárgyaló, esetleg egy kistárgyaló. Így nézett ki évtizedeken keresztül egy hagyományos iroda, ám mára már kezdenek ráeszmélni a cégvezetők, hogy mindent meg kell tenniük a dolgozók jó közérzetéért. Egy vonzóbb munkakörnyezet ugyanis könnyen elcsábíthatja a legjobb embereiket, nem beszélve arról, hogy az új generációk már sokkal tudatosabban választanak munkáltatót. Az utóbbi pár évben komoly átalakuláson ment keresztül a globális munkaerőpiac, egyre nagyobb teret nyer az emberközpontú, holisztikus gondolkodás a munkahelyeken is. 

„A munkahelyi környezet tekintetében már rég túlhaladtunk az egy ember – egy asztal felálláson” – hívja fel a figyelmet Paukovics Gábor, a Kinnarps svéd irodai megoldásokkal foglalkozó cég munkatérszakértője, hozzátéve: a dolgozók napi szinten átlagosan csupán 30-40%-ban használják a munkaállomásukat. Ez persze nem azt jelenti, hogy ne dolgoznának, csak más jellegű feladataik is vannak, amelyek elvégzéséhez nem feltétlenül az asztal a legideálisabb helyszín. A teljesítményt pedig már rég nem abban mérjük, hogy ki mennyit ül az asztalánál.

Másolni nem érdemes, nem fog működni

Nagy a kísértés, hogy egy iroda tervezésekor lekoppintsuk más cégek megoldásait, hiszen „olyan jópofák azok a babzsákok, meg a csocsóasztal”, biztos működni fog majd nálunk is. Ez azonban nagy tévedés: nincsenek ugyanis mindenhol bevethető „jolly joker” praktikák, minden cég más és más, ahogyan a dolgozóknak is egyéni igényeik vannak — a munkájuknak, munkavégzési módszereiknek megfelelően.

A szobabiciklik és játszósarkok átgondolatlan telepítése helyett minden cégnek és cégvezetőnek meg kell találnia a számára működő eszközöket, tereket és megoldásokat. Az irodai munka és az azt kiszolgáló munkatér összekötését célzó munkatér-analízis éppen abban segít, hogy felesleges körök helyett a valós igényekre mutasson rá.

Minden irodának más a receptje. A Kinnarps Next Office munkatér-analízis szolgáltatása segít megtalálni az adott cég számára legoptimálisabb megoldást, összehangolva az adott szervezet fizikai tereit, szervezeti felépítését és digitális környezetét.

A módszer sikere abban rejlik, hogy a felmérés-tervezés-utánkövetés folyamatába egyedi módszerekkel vonják be a szervezet tagjait, akik így sokkal nyitottabbá válnak nemcsak az együttműködésre, de az esetleges szervezeti változásokra is. Így az irodai működés kihívásaiban a menedzsment számára egy hatékony döntéstámogató funkciót tölt be.

A cég működése, az ott dolgozók kollektív és egyéni személyisége, a napi interakcióik és a napi rutinok határozzák meg, hogy mire van szükség: míg ugyanaz a munkatér tökéletesen működik az egyik vállalatnál, előfordulhat, hogy egy másik esetében egyáltalán nem válik be – fogalmaz Paukovics Gábor, aki arra is felhívja a figyelmet, hogy — bár a HR (human resource – humán erőforrás) szerepe a cégeknél az elmúlt 5-8 évben felerősödött —, a munkaterekre még mindig nem tekintenek a cégvezetők úgy, mint értékre és potenciális erőforrásra.

„A munkakörnyezet sokkal komplexebb kérdés annál, mint hogy hány asztal és szekrény kerüljön az irodába. Több mint puszta esztétika, az üzleti tevékenység és az azt kiszolgáló épített környezet találkozása” – teszi hozzá a Kinnarps menedzsere.

Személyre szabott megoldás

Ma már szerencsére itthon is egyre többen fordulnak munkatér-specialistához, aki az aktuális trendek követése helyett az adott irodai teret használó kollégák bevonásával mutat rá a cég számára ideális konstrukciókra.

A személyre szabott megoldás magába foglalja a jelenlegi fizikai tér, a menedzsment, a szervezet és a digitális környezet felmérését (ld. keretes írásunkat). A tér kialakítását az osztályok csoportos és egyéni igényei mentén, a vállalat céljaira építve kell megkezdeni. Ha ugyanis olyasvalaki találja ki az iroda elrendezését, aki nem dolgozik ott, és nem ismeri a cég működését, könnyen rossz tanácsokat adhat.

„A munkatér akkor fog tudni igazán jól működni, ha a szervezet is jól működik, érti saját magát, hatékonyan tűz ki célokat, és meg is tudja valósítani őket” – mondja Paukovics Gábor.

A munkatér-analízis lépései

1)     Víziókreáció (2-3 óra)

Egy olyan kreatív módszerekkel dolgozó workshop, amely a döntéshozók céljait, jövőbeli terveit vizualizálja, kiindulópontot képezve a szervezet előtt álló változásokhoz és a munkatér-analízishez is.

 

2)     Workshopok (1-2 hét)

Itt már a cég munkatársaié a főszerep: a dolgozók csoportokba osztva együtt elemzik a mindennapi munkavégzésükkel kapcsolatos kihívásokat, adottságokat, hiányosságokat és preferenciákat.

 

3)     Online felmérés (2-3 hét)

 

Ez a szakasz az adatok összegyűjtését foglalja magában: a dolgozók igényeit, preferenciáit online felméréssel gyűjtik, és összegzik a workshopok eredményével.

 

4)     Kihasználtságmérés (2-3 hét)

 

Az irodai jelenlétről ad átfogó képet, a tértervezés finomhangolásához nyújt segítséget.

Egy magára valamit is adó cégvezető ma már tudatában van annak, hogy egy munkahely lelkét az emberek jelentik: ők végzik a munkát, és ők használják a teret. Minél jobban értik a kollégáikat, minél inkább ismerik az általuk végzett feladatokat, annál jobban átlátják, hogy milyen munkatérre van szükségük a lehető legjobb teljesítményhez.

Pénzt így is, úgy is fognak költeni a térre, akkor miért ne tennék a lehető legtöbb információ és rálátás alapján.

A Kinnarps eszközei különböző szinteken mérik és elemzik az adott szervezet munkavégzési mintáit, és ebből vonnak le a cég jövőjére nézve hasznos következtetéseket – mondja Paukovics. Itthon még mindenki azt várja egy ilyen analízistől, hogy varázsütésre megjavul minden. Ez azonban nem így működik. Csak a rendszerszintű és átgondolt terv mentén haladó, tudatos, mindennapos döntésekből lesz igazi eredmény” – teszi hozzá.

Következő cikkünkben az irodatervezés kihívásait vesszük szemügyre, és konkrét példákon keresztül mutatjuk be, hogyan működik a munkatér-analízis.

Kinnarps

Minden tárgyaló foglalt? Akkor ezt olvassa el!

Sokszor nem is gondolnánk, mennyire befolyásolja a dolgozók eredményességét és a cég pénztárcáját, ha nincsenek meg a megfelelő körülmények a kényelmes és zavartalan közös gondolkodásra, kreatív együttműködésre. De hogyan hozhatunk létre olyan tereket, amelyekben mindenki jól érzi magát, hatékonyan támogatják a mindennapi munkavégzést és kommunikációt, emellett pedig költséghatékony megoldást jelentenek a cég számára?

Kinnarps

Biztos, hogy jól ül? – Ezekre figyeljen az irodában!

Az ülőmunka, ahogy a belső szervekre, úgy vázizomzatunkra és a gerincünkre sincs jó hatással. Ám sokszor nem is vagyunk tudatában, hogy napi nyolc-tíz órában milyen sokat tudunk ártani az egészségünknek. Mégis mi mindent tehetünk azért, hogy ne üljük magunkat tönkre?

hvg.hu Vállalat + Vezető

Rájött a főnök: jobb munkakörnyezet = jobb munkavégzés

Bár a 2008-ban kezdődött világgazdasági válságnak a legtöbb szektorban hivatalosan is vége, a költségoptimalizáció, illetve az erőforrások maximális kihasználására törekvés továbbra is napirenden maradt a hazai és a nemzetközi vállalatok stratégiájában egyaránt. Ez a tudatosabb hozzáállás segítheti a vállalatokat abban, hogy a jövőben sokkal fenntarthatóbban működjenek, és ehhez új megoldásokat keressenek például a munkakörnyezet kialakításában is.

Kinnarps

Hol jár az a kolléga, aki soha nincs az asztalánál?

Üres asztalokat talál az irodában, pedig mindenki bent van, csak éppen valahol máshol teszi a dolgát? A meetingekkel, külső tárgyalásokkal vagy hosszas konferenciabeszélgetésekkel teletömött modernkori irodista napirendjének és munkastílusának már nem elég a dedikált asztal, ennél jóval kreatívabb, rugalmasabb, ugyanakkor nyugodtabb munkakörnyezetre vágyik.

Babos Tímea mégis főtáblás a Roland Garroson

Babos Tímea mégis főtáblás a Roland Garroson

17 milliárdot költenek a Balatoni Bringakör felújítására

17 milliárdot költenek a Balatoni Bringakör felújítására

Hazatérnek a magyarok? Többszörösen torzít a statisztika

Hazatérnek a magyarok? Többszörösen torzít a statisztika

Végrehajtót küld a Jobbik a TV2-re

Végrehajtót küld a Jobbik a TV2-re

Lemondott Szeged alpolgármestere

Lemondott Szeged alpolgármestere

A patkányok után csótányból is több bukkanhat fel Budapesten

A patkányok után csótányból is több bukkanhat fel Budapesten