Gloria Mark kutatócsoportja 2012-ben jelentette meg tanulmányát az e-mailezés hatásáról. A kísérletben kiválasztották egy nagy tudományos kutatóvállalat tizenhárom munkatársát, és rávették őket, hogy öt munkanapra hagyják abba az e-mail használatát. A kutatás vezetői a kísérlet idejére nem készítettek minden eshetőségre előre kidolgozott terveket, egyszerűen csak felfüggesztették a résztvevők e-mail-címét, és figyelték, mi történik.

Gloria Mark szerint az egyik résztvevő tudományos kutató volt, akinek naponta hozzávetőlegesen két órát kellett azzal töltenie, hogy felállít egy laboratóriumot egy kísérlet számára. Jelezte, hogy gyakran frusztrált, amiért a főnökének az volt a szokása, hogy e-maileket küld neki ebben az előkészületi időszakban, kérdéseket tesz fel, vagy feladatot ad. Emiatt a kutatónak abba kellett hagynia, amit éppen csinált – így jelentősen lelassult a laboratórium előkészítése.

Az alatt az öt nap alatt azonban, amelyet a kutató e-mailezés nélkül töltött, egyáltalán nem zaklatta a főnöke laborelőkészítés közben. A megfigyelés jelentőségét az adja, hogy a főnök irodája csupán kétajtónyira volt tőle. A főnököt tehát az a kis erőfeszítés, hogy megtegyen néhány lépést, és bedugja a fejét az ajtón, visszatartotta a többletfeladatok adásától.

Ez a komikus történet a frusztrált kutatóról és az őt zavaró főnökéről ráirányítja a figyelmünket az e-mailezés egyik fontos költségére. Az elektronikus levelezés és a hozzá hasonló eszközök szinte teljesen kiküszöbölik az erőfeszítést, amelyet tennünk kellene, amikor felteszünk egy kérdést, vagy másnak kiadunk egy feladatot. Ha objektíven nézzük, jó dolognak tűnik: a kisebb erőfeszítés nagyobb hatékonyságot jelent. Ennek az átalakulásnak a mellékhatása az, hogy a tudásmunkások minden korábbinál több kérdést tesznek fel, és több feladatot delegálnak, ami a folyamatos túlterheltség állapotához vezet.

Végtelen játék

HVG Könyvek A HVG Könyvek új podcastcsatornájának első adásában az e-mailek nélküli utópikus / disztópikus világról esett szó Cal Newport E-mailek nélküli világ című könyve kapcsán. A műsor vendégei voltak: Liptay Gabriella, a KPMG marketing és kommunikációs igazgatója és Dojcsák Dániel, a Shiwaforce marketingkommunikációs igazgatója. Az adást - amelynek házigazdája Budaházy Árpád, a HVG Könyvek kiadóvezetője volt - itt lehet meghallgatni.

Állandó harcban a kötelezettségekkel

Victor M. González és Gloria Mark szétaprózódó figyelemről szóló, 2014-es tanulmányában különböző munkaterületekre osztotta a megfigyelt munkatársak tevékenységét. A kutatás résztvevői átlagosan napi tíz különböző munkaterületen dolgoztak, és kevesebb mint tizenkét percet fordítottak egy területre, mielőtt áttértek volna a másikra. A kialakult kép szerint a nagyszámú különböző munkaterület, amellyel ezek a megfigyelt személyek egy adott napon foglalkoztak, valamint a tény, hogy mindegyik terület számos kisebb feladat elvégzését és feltételezhetően több tucat e-mail elküldését igényli, együttesen hajszolttá teszi napjaink tudásmunkásait.

„Éjszaka gyakran felébredek, és rémülten gondolok a rám váró vagy el nem végzett feladatokra. Aggódom, hogy amikor eljön az utolsó órám, ráeszmélek, hogy az életem megfeneklett a napi csip-csup dolgok őrjítő hordalékán.”

– írja Brigid Schulte újságíró Overwhelmed: How to Work, Love, and Play When No One Has the Time (Túlterhelve – Hogyan dolgozzunk, szeressünk és játsszunk, amikor senkinek sincs ideje?) című, 2015-ben megjelent, az állandó leterheltség járványáról szóló könyvében.

Ezzel visszajutottunk az eredeti kijelentésemhez, miszerint legnagyobbrészt az e-mailt okolhatjuk – vagy pontosabban az általa helyzetbe hozott, ún. hiperaktív csoporttudatra épülő munkafolyamatot – azért, hogy mára ilyen mértékben jellemez minket a túlterheltség. Úgy tűnik, a leterheltségünk növekedése valamikor az 1980-as évek vége és a 2000-es évek eleje között kezdődött: ugyanabban az időszakban, amikor az e-mailezés elterjedt a munka világában.

Felismerhetjük azt a kézenfekvő mechanizmust is, amely segítségével megmagyarázható, hogyan növelhette meg az e-mailezés a munkaterheinket. Gondoljunk vissza a frusztrált tudományos kutató történetére, aki mentesült a főnöke kérései alól. Amikor a kutató e-mail-fiókját felfüggesztették, a főnöke nem terhelte újabb feladatokkal, pedig a felettes irodája csupán kétajtónyira volt a kutató laboratóriumától. Egyszerűen azáltal, hogy egy kis erőfeszítés került a folyamatba, jelentősen csökkent a kutatóra zúduló kérések száma.

Újragondolni a rendszert

HVG Könyvek

Mi történne ezekkel a dolgokkal, ha visszavezetnénk némi erőfeszítést a rendszerbe? Gyanítom, a sok sürgős feladat jó része egyszerűen eltűnne: a gyors Slack-üzenetben odavetett életbevágóan fontos kérdés hirtelen veszít jelentőségéből, ha csak úgy tehetjük fel, hogy odalépünk a másikhoz, megzavarjuk abban, amit csinál, és szembe kell néznünk az arcán tükröződő aggodalommal. Lehet, hogy annyiban hagyjuk, vagy inkább magunk megoldjuk.

Ha erőfeszítést kell tennünk, az motivál minket arra, hogy intelligensebb folyamatokat alakítsunk ki. Tegyük fel, gyakran van szükségünk arra, hogy a másik fél aláírjon egy bizonyos igénylési űrlapot. Ha az olyan kommunikációs eszközök, mint az e-mail, kevés erőfeszítést igényelnek, esetleg egyszerűen átküldjük a másiknak az aláírandó példányokat, amikor éppen szükségünk van rájuk, és így a legkisebb fáradsággal át is adjuk a felelősséget.

E-mail híján azonban az a kényelmetlenség, hogy minden egyes aláírásért fizikailag fel kell keresnünk a másikat, arra ösztönözne, hogy kifejlesszünk egy jobb rendszert, például azt, hogy péntek délelőttönként betesszük ezeket az űrlapokat az illető postaládájába, ő pedig megígéri, hogy aláírja, és visszaküldi őket hétfő reggelig. Ez a rendszer sokkal kedvezőbb a másik félnek, mert megszabadítjaegy váratlan, idejét és figyelmét követelő kérés lehetőségétől. Az adott környezetben azonban kevés az esély arra, hogy szóba kerüljön ez a megoldás, hiszen az űrlapok elektronikus kiküldése lényegében semmiféle költséggel sem jár.

Összegzésképpen elmondhatjuk, hogy gyakran túlbecsüljük munkaterheink észszerűségét. Azt gondoljuk, azért kapunk egy feladatot, mert fontos része a munkánknak. Ahogy azonban a fentiekben kifejtettem, a napjainkat kitevő erőfeszítéseink típusát és mennyiségét egyaránt erősen befolyásolhatják olyan kevésbé észszerű tényezők, mint például annak viszonylagos költsége, hogy valakitől időt és figyelmet kérünk.

Amikor ingyenessé tettük a kommunikációt, viszonylagos munkaterhelésünk terén akaratlanul is jelentős növekedést indítottunk el. Semmi lényeges nincs ebben az újonnan megnőtt munkaterhelésben. Csupán véletlenszerű mellékhatásról van szó – olyan stresszforrásról és szorongáskeltő tényezőről, amely csökkenthető, ha készen állunk rá, hogy elszakadjunk a hiperaktív csoporttudatra épülő munkafolyamatot jellemző oda-vissza üzengetéstől.

A fenti írás Cal Newport E-mailek nélküli világ című könyvének szerkesztett részlete.

Miért alkalmatlan az agyunk a kiválóság elérésére, ha folyton e-mailekre kell válaszolnunk? Hogyan egyszerűsíthetjük a munkaszervezéssel kapcsolatos kommunikációt? Könyvében Cal Newport hatékonyságszakértő konkrét iránymutatást ad ahhoz, miként hozhat drasztikus javulást a projektmenedzsment-szemlélettel működő munkahely, ahol véletlenszerű üzenetek helyett egyértelmű, optimalizált folyamatok határozzák meg működésünket. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.