A koronavírus magyarországi megjelenése és terjedése miatt szerdán úgy határozott a kormány, rendkívüli jogrendet és veszélyhelyzetet léptet életbe. Az elrendelt tilalmakra és korlátozásokra kétségtelenül szükség van, ám önmagukban nem elégségesek a járvány megfékezéséhez, ehhez a társadalom (pro)aktív együttműködésére is szükség lesz.

A megelőzésből a cégek is jelentős mértékben vehetik ki a részüket. Egyrészt azzal, hogy megfelelő higiéniás körülményeket teremtenek a munkavállalóiknak, másrészről pedig – ahol ez lehetséges – lehetővé teszik, hogy az alkalmazottak távmunkában dolgozzanak. A veszélyhelyzet bejelentésekor Gulyás Gergely, a Miniszterelnökséget vezető miniszter megjegyezte: a kormányzat csak örül neki, ha ezt minél több vállalat meg tudja oldani.

Reviczky Zsolt

Nemzetközi példák mutatják, hogy ezt még ott is meg lehet oldani, ahol a távolról történő munkavégzés nem igazán része a vállalati kultúrának és közfelfogásnak. A BBC írta meg, hogy Kínában például február 3-a óta több tízmillió munkavállaló dolgozik távfoglalkoztatásban. Arról az országról beszélünk, ahol az International Workspace Group tavalyi felmérése szerint csupán a munkáltatók 51 százaléka mondta azt, hogy van a távmunkára vonatkozó szabályozása. Összehasonlításként: az Egyesült Államokban ugyanez az arány 69 százalék, a globális átlag 62 százalék – elviekben tehát a világ több országában jobban fel vannak készülve ilyesmire a vállalatok, mint az ázsiai országban.

AFP

A kínai tapasztalatok meglehetősen felemásak. Volt, aki arra panaszkodott, hogy a főnöke kevésbé bízik a munkájában, más pedig arra, hogy éppen ezt elkerülendő folyamatosan túlkompenzál, ami végül szintén csökkenti a hatékonyságát. Egy biztos: akárhogyan is ér majd véget a koronavírus-járvány, azok a cégek, amelyek most a home office-ba fektetnek, jó eséllyel a baj elülte után is elérhetővé teszik a dolgozóiknak ezt a foglalkoztatási formát. Magyarország jelenleg – egy hónap lemaradással – még csak a folyamat elején tart, de könnyen lehet, hogy nálunk is ez lesz majd a koronavírus (talán egyetlen) pozitív hozadéka. Ehhez persze az is kell, hogy munkavállalói és dolgozói részről is pozitívak legyenek a mostani tapasztalatok.

De hogyan tudják hatékonyan és biztonságosan elvégezni a munkájukat otthonról azok, akik eddig naponta bejártak az irodájukba?

1. Megfelelő sávszélességet kell biztosítani

"A hazai cégek is komolyan készülnek arra a helyzetre, ha dolgozóikkal távmunka keretében kell tartaniuk a kapcsolatot a koronavírus terjedése kapcsán hozott esetleges óvintézkedések miatt" – állítja Marton László, az Invitech vállalati értékesítési vezérigazgató-helyettese. A szakember szerint az infokommunikációs szolgáltatónál a koronavírus olaszországi megjelenésével egy időben kezdték tapasztalni, hogy jelentősen növekszik a sávszélesség-bővítési lehetőségek iránti érdeklődés.

AFP / Marijan Murat

A cég közleménye szerint a tapasztalatok azt mutatják, a magyarországi vállalkozások a jelenleg otthonról dolgozó kollégáik létszámának sokszorosát kiszolgáló sávszélesség igénybevételére készülnek fel, de a videokonferenciák lebonyolításához szükséges megoldások iránt is élénk az érdeklődés.

2. Kell a megfelelő munkaállomás

Ha az infrastruktúrát biztosította a cég, a sikeres átállás egyik legfontosabb lépése a megfelelő munkaállomások kialakítása kell, hogy legyen. Könnyen lehet ugyanis, hogy az a szoftver, amelyik az irodai gépen elfut, az otthoni számítógépeken már nem, vagy csak nagyon nehezen indul el. Éppen ezért technológiai szempontból legfeljebb csak nagyon rövid ideig tartó, átmeneti jellegű megoldás lehet, hogy a munkavállaló a saját számítógépén dolgozzon otthon. Vagyis a cégeknek új eszközök beszerzésére is költeniük kell(ene).

Jó hír lehet a munkáltatóknak és a munkavállalóknak is, hogy a legértékesebb magyar startup cég, a LogMeIn bejelentette: az egészségügyi és oktatási intézmények, a kormányzati és önkormányzati szervek, a nonprofit szervezetek, valamint korábbi LogMeIn-ügyfelek számára ingyenesen elérhetővé tette otthoni munkavégzést segítő szoftvereit. Az eszközkészlet segítséget jelenthet a virtuális megbeszélések és videókonferenciák megszervezésére, internetes képzések és virtuális rendezvények lebonyolítására, valamint a távoli IT support és távoli elérés biztosításában is.

3. A jelszó: password adatbiztonság

Ha az adatbiztonság szempontjából közelítjük meg az otthoni munkavégzést, akkor már azt kell mondanunk: a legtöbb vállalkozás esetében a legkevesebb ideig sem engedhető meg, hogy a dolgozó a saját számítógépét és szoftvereit használja a munkavégzésre. Egy átlagos dolgozótól ugyanis nem elvárható, hogy ugyanolyan biztonsági intézkedésekkel védje a saját eszközét, mint ahogyan azt az irodaival teszi meg a vállalat IT-osztálya. Egy lekattintott adathalász e-mail, vagy egy nem megfelelő érzékenységre állított tűzfal még az ugyanarról a gépről használt céges rendszerekben is komoly problémát okozhat, arról nem is beszélve, ha rossz kezekbe kerülnek ügyféladatok vagy üzleti titkok.

G Data

Ha a számítógép már megfelelően védett, az informatikai vezetők számára a zökkenőmentes távoli munkavégzés biztosításának egyik következő lépése a biztonságos kommunikáció kialakítása – főleg akkor, ha az illetőnek olyan adatokra, fájlokra is szüksége van, ami csak a cég hálózatán érhető el. A távoli hozzáféréshez – és általában a munkavégzéshez – érdemes VPN-t (virtuális magánhálózatot) használni.

A Google Chrome böngészőjéhez már évek óta van olyan bővítmény, amivel VPN-t lehet használni, de tavaly november óta már a Firefox is elkezdte tesztelni ezt a fajta funkcióját. Az Opera böngészőben szintén jó ideje ott van a beépített VPN. Céges környezetben népszerű megoldás például a Cisco AnyConnect.

4. Közös munka

Ha a home office számára már az infrastruktúra minden eleme adott, fontos, hogy olyan szoftverek is rendelkezésre álljanak a dolgozók számára, melyeket akár egyszerre több munkavállaló is használhat egyidejűleg. A beszámolók készítésében nagy segítség lehet például a Google Dokumentumok, amit egyszerre több felhasználó is szerkeszthet, de hasonló lehetőséget kínál a Google Táblázatok nevű szolgáltatása, vagy például a Microsoft által kínált Office 365 is.

A konferenciahívások lebonyolításához jelenleg a Skype lehet a legjobb megoldás. A Microsoft fejlesztői 2019 áprilisában tették lehetővé, hogy a korábbi 25 fő helyett akár 50 fős videós megbeszélést is lehessen tartani a program segítségével. A koronavírus-járvány miatt fokozódó igények miatt döntöttek a héten hasonlóról a Viber üzemeltetői is.

MTI / Balázs Attila

Nagy létszám esetén kevésbé jól követhető, de a munkavégzés összehangolása tekintetében jó megoldás lehet az is, ha egy kifejezetten a munkacsoport számára létrehozott csoportos Facebook-csevegésben vitatják meg a dolgozók, kinek mi a feladata.

5. Korlátlan mobilcsomag

Sok olyan munkakör van, amelyiknél az irodai és az otthoni munkavégzés közti különbség gyorsan megérződik a telefonszámlában. Otthonról nem csak az ügyfeleket, hanem a kollégákat is telefonon lehetséges elérni. Erre jó megoldás lehet akár a már említett Skype vagy Viber használata, de a Facebook Messengerből is lehet hang- és videóhívást is indítani.

Ha valamiért mégis klasszikus telefonos megoldást részesítünk előnyben, érdemes lehet díjcsomagot váltani.

Pixabay / Mimzy

Erre lehet jó megoldás, ha a munkavállaló – akár munkáltatói segítséggel – ideiglenesen korlátlan telefonálást lehetővé tévő díjcsomagra tér át. Bár az ilyen mobilcsomagok drágábbak, mint amit általában használ az ember, az egyszeri díjon felül nincs pluszköltségük, akármennyit is telefonálunk. Arról nem is beszélve, hogy ha odahaza véletlenül fennakadás történik az internetszolgáltatásban, a korlátlan mobilinternet segítségével a megabájtok számolgatása nélkül lehet folytatni a munkát.

Ha máskor is tudni szeretne hasonló dolgokról, lájkolja a HVG Tech rovatának Facebook-oldalát.