Jó ötlet kiszervezni a bérszámfejtést? Most megtudhatja

Számos gazdasági tevékenységet szokás kiszervezni, miért lenne ez alól kivétel a bérszámfejtés? Más kérdés, hogy azzal bizonyára nincs mindenki tisztában, hogy ez esetben egy kiszervezés nem csupán bérrendszer-váltást jelent, adatok átemelését vagy papíralapú nyilvántartások digitalizálását, hanem ez egy jól megtervezett ütemezés szerint, akár hosszú hónapokig is eltartó folyamat – mondta Maár Éva, a Prohuman HR-szolgáltató vállalat Outsource&Consulting üzletágának igazgatója.

Az, hogy a kiszervezés időigényes, két fontos tényezőn múlik. Egyrészt függ attól, hogy mekkora annak a cégnek a létszáma, amely úgy döntött, kiszervezi a bérszámfejtését, másrészt pedig attól, mennyire komplex a bérszámfejtés, például, hogy az milyen juttatási elemekből tevődik össze.

Maár Éva szerint a bérszámfejtés kiszervezéséről hozandó döntés előtt mindenekelőtt azt érdemes meghatározni, hogy mi a mozgatórugója a váltásnak, magyarán, mit szeretne elérni a vállalat. Ez alapján érdemes olyan szolgáltatót választania, amely az ő jól definiált, paraméterezhető kívánságait leképezi. Ez is fontos, hiszen nem mindegyik szolgáltató tudja ugyanazt nyújtani.

A cég vezetőinek tisztáznia kell, hogy mennyire nyitottak, ha a váltásról van szó. Vagyis mit szeretnének: ugyanazt átültetni kívülre, amit eddig szerintük jól csináltak, vagy nyitottak arra, hogy egy arra szakosodott profi céget – amely ismeri az adatfeldolgozás gyorsabb, modernebb, jobb megoldásait – változtatásokat hajtson végre.

Aztán azon is érdemes elgondolkodni, hogy melyek azok a kapcsolódó folyamatok, amelyeket a bérszámfejtés mellett még ki tudnak szervezni. Ilyen lehet például a cafeteria-szolgáltatás vagy a hr-adminisztráció – ezek jellemzően sok erőforrást emésztenek fel.

A felelősségeket és a személyi kompetenciákat is a legelején kell végiggondolni, vagyis azt, hogy a cég kinek, milyen jogosultságokat szeretne átengedni vagy megtartani. Értve ezalatt azt, hogy például ki férhessen hozzá ezután a bérrendszerhez, kik lesznek a kapcsolattartók, akiktől az adott információkat az a vállalkozás megkapja, amelyhez a bérszámfejtést kiszervezik, illetve az is döntésre szorul, hogy akinek tudomása volt a bérekről, az a jövőben is ráláthasson-e azokra.

De vajon mikor érdemes váltani? – kérdeztük Maár Évától. Aki arra hívta fel a figyelmet, hogy a nagyobb létszámú vállalatok általában adóévet nem bontanak meg, kisebb, 500-1000 fő alatti cégeknél azonban akár évközben is ki lehet szervezni a bérszámfejtést. Az esetek többségében ugyanis ugyanabban a bérprogramban megy tovább a szolgáltatás, így gyakorlatilag egy adatbázis-mentéssel folytatható a munka. De persze, ha úgy dönt a cég, akkor ezeket az adatokat egy másik bérszámfejtő programba is át lehet emelni.

A Prohuman üzletágvezetője szerint mindenkinek érdemes megvizsgálnia, hogy kiszervezze-e a bérszámfejtését, de különösen azoknak a cégeknek, ahol egy fő végzi ezt a munkát, hiszen ha ő felmondana, akkor az óriási fluktuációs problémát jelentene. Egy alacsony létszámú, mondjuk tízfős mikrovállalkozásnál pedig az lehet a szempont, hogy mivel foglalkozik a cég. Ha gyártással vagy kicsit is speciálisabb tevékenységgel, akkor nem kizárt, hogy nincs meg a cégben a bérszámfejtéshez megfelelő szaktudás, jelesül egy nem a munkaerőpiaci területre szakosodott társaságnál nagyobb az esélye annak, hogy nem ismerik a Munka törvénykönyvének (Mt.) a részletszabályait. Az egészségügyben tevékenykedőknek például az okozhat nehézséget, hogy az egészségügyi törvény számos ponton felülírja az Mt-t. Egy kis cégnek még fontosabb, hogy ezt a fajta tudást megkapja.

A cikk teljes szövegét Adózóna.hu oldalunkon olvashatja el.

Nyitókép: Draskovics Ádám