Bárcsak több időnk lenne! – gondoljuk sokszor, közben pedig be is valljuk magunknak, hogy mennyi felesleges dologgal – többek között parttalan közösségimédia-használattal, ráérős cseteléssel, telefonálgatással – töltjük ki. Pedig az időt sokkal jobban is beoszthatnánk, és akkor valóban megduplázódhatna az órák száma, másrészt nyugodtabbak, kipihentebbek lennénk.

Nem beszélve arról, hogy hatékonyabban teljesítenénk a munkában/sportban, azokban a tevékenységekben, ahol célokat tűztünk ki magunknak. A megfelelő időgazdálkodás egyik nagy előnye ugyanis, hogy fókuszáltak leszünk, ami figyelemzavaros korunkban az egyik legnehezebben kivitelezhető tulajdonság.

Többféle időgazdálkodási módszer létezik, nem mindegy azonban, hogy melyiket választjuk. Fontos, hogy személyiségünknek, ízlésünknek megfelelő mellett tegyük le a voksunkat. Ha az első nem igazán működik, érdemes többféle technikát is kipróbálni, akár az elsőre furcsának is esélyt adni. Vagy akár bátran összeolvasztani őket. Ami biztosan közös az összes metódusban: mindig a prioritással, a legfontosabb feladattal kell kezdenünk.

Többek között az időgazdálkodás volt a témája a Penge podcast második részének, amelyben Szilágyi Áron olimpiai bajnok kardvívó és Kenyeres András mentáltréner Gulyás Michelle olimpiai bajnok öttusázóval beszélgetett.

Nézzünk néhány időgazdálkodási módszert!  

1. Az Eisenhower-mátrix

Az 1969-ben elhunyt amerikai elnök, Dwight D. Eisenhower nevéhez kötődő technika segít rangsorolni a tennivalókat a „sürgős” és „fontos” csoportokba rendezéssel. Lényege, hogy megkülönböztesse az azonnali intézkedést igénylő sürgős és fontos feladatokat a hosszú távon lényeges, de kevésbé sürgető elfoglaltságoktól.

Az Eisenhower-mátrix négy részből áll:

• Sürgős és fontos (Do First – „Először ezeket csináld meg”)

Ezek az olyan sürgős és fontos elintéznivalók, amelyek nem halaszthatók: határidős projektek, tűzoltás.

• Fontos, de nem sürgős (Schedule – „Ütemezd be”)

Ezekhez a projektekhez határidőt állítunk be, és tervezetten dolgozunk rajtuk. Megvan a határidejük, de nem sürgetőek, vagy hosszú távú fejlődést eredményező teendők. 

• Sürgős, de nem fontos (Delegate – „Delegáld”)

Ezek azonnali figyelmet igényelnek, de nem feltétlenül fontosak, és nem segítik elő a hosszú távú célokat. Ezeket a feladatokat jobb átadni másoknak, ha van rá lehetőség, ami időt takarít meg és energiát szabadít fel az igazán fontos dolgok számára.

• Nem sürgős és nem fontos (Delete – „Töröld”)

Ezek olyan tevékenységek, amelyek nem sürgősek és nem járulnak hozzá a céljaidhoz. Szortírozzunk bátran!

2. A Pomodoro-technika

Francesco Cirillo olasz feltaláló és tanácsadó fejlesztette ki ezt a ciklikus metódust az 1980-as években. Nevét a paradicsom (olaszul: pomodoro) formájú konyhai időzítőről kapta. Az eljárás lényege, hogy váltogatjuk a munka- és pihenőidőket. Így hatékonyabban tudunk koncentrálni, és kevésbé érezzük magunkat kimerültnek.

A módszer főbb lépései:

• Célkitűzés. Válasszunk ki egy konkrét feladatot, amit be szeretnénk fejezni.
  
• Beállítás. Állítsuk be az időzítőt 25 percre (ez egy pomodoro-időszak).
  
• Munka. Koncentráljunk, és dolgozzunk a feladaton, amíg el nem telik a 25 perc. Ne engedjük, hogy közben bármi elvonja a figyelmünket.
  
• Szünet. Amikor letelik a 25 perc, jutalmazzuk meg magunkat egy kis szünettel (általában öt perc). Álljunk fel, mozgassuk meg magunkat, lazítsunk.
  
• Pomodoro-ciklus. Ismételjük meg a 25 perces munka- és ötperces szünetidőszakot háromszor egymás után.
  
• Hosszabb szünet. Miután négy pomodoro-ciklus véget ér, tartsunk egy hosszabb szünetet (általában 15-30 perc). Pihenjünk, szellőztessük ki az elménket. Ez a szünet segít a frissesség megőrzésében.

Mivel rövid időszakokban történik a munka, ez az eljárás megelőzheti a dekoncentráltságot és a kimerülést, ami veszélyes lehet az intenzív és kiemelten felelősségteljes projektek során. A szünetekben agyunk pihen, így frissen tudunk újra a feladatra összpontosítani.

3. A GTD rendszer

A 2000-es évek elején rukkolt elő David Allen amerikai vezetési tanácsadó a GTD-vel (Getting Things Done), amelyet azóta már gyerekek is használnak tanulásra.  

Az alapelvek a következők:

• Begyűjtés. Gyűjtsünk össze minden olyan tennivalót – akár megválaszolatlan emaileket –, amivel foglalkoznunk kell.
  
• Feldolgozás. Vegyük sorra ezeket. Döntsünk el, hogy elvégezzük vagy pedig kidobjuk őket.
  
• Szervezés. Soroljuk kategóriákba a feladatokat. Ez lehet például iroda/házimunka, illetve határidők szerint is rendezzük el őket.
  
• Végrehajtás. Az adott pillanatban csak az adott kontextusban releváns projektre koncentráljunk. A többit tegyük félre.
  
• Felülvizsgálat. Időről időre tekintsük át az összes teendőt, győződjünk meg róla, hogy semmi sem maradt le.

A tavaly Magyarországon járt David Allen szerint az embereknek stresszes állapotot okoz, hogy állandóan attól szoronganak, hogy valamit elfelejtenek. A GTD segítségével egy megbízható rendszerbe szervezhetjük ki ezeket a mentális emlékeztetőket, így felszabadítjuk az agyunkban keletkező terhelést, és jobban tudunk koncentrálni az adott feladatokra. Ne csak elektronikus eszközökre gondoljunk, nyugodtan vessünk be számunkra kényelmes, akár ódivatú megoldásokat a jegyzettömbtől kezdve a mappáig.