Elkésik, halogat, kicsúszik az időből? Dobjon félre mindent, és olvassa el tippjeinket
Az első lépés, hogy kiválassza, melyik időgazdálkodási módszer a legmegfelelőbb önnek.
HVG
Bárcsak több időnk lenne! – gondoljuk sokszor, közben pedig be is valljuk magunknak, hogy mennyi felesleges dologgal – többek között parttalan közösségimédia-használattal, ráérős cseteléssel, telefonálgatással – töltjük ki. Pedig az időt sokkal jobban is beoszthatnánk, és akkor valóban megduplázódhatna az órák száma, másrészt nyugodtabbak, kipihentebbek lennénk.
Nem beszélve arról, hogy hatékonyabban teljesítenénk a munkában/sportban, azokban a tevékenységekben, ahol célokat tűztünk ki magunknak. A megfelelő időgazdálkodás egyik nagy előnye ugyanis, hogy fókuszáltak leszünk, ami figyelemzavaros korunkban az egyik legnehezebben kivitelezhető tulajdonság.
Az elmúlt években drasztikusan csökkent az az idő, amíg egy dologra tudjuk összpontosítani a figyelmünket. Összeszedtük ennek okait, és tippeket adunk, hogyan lehet ezen javítani.
Többféle időgazdálkodási módszer létezik, nem mindegy azonban, hogy melyiket választjuk. Fontos, hogy személyiségünknek, ízlésünknek megfelelő mellett tegyük le a voksunkat. Ha az első nem igazán működik, érdemes többféle technikát is kipróbálni, akár az elsőre furcsának is esélyt adni. Vagy akár bátran összeolvasztani őket. Ami biztosan közös az összes metódusban: mindig a prioritással, a legfontosabb feladattal kell kezdenünk.
Többek között az időgazdálkodás volt a témája a Penge podcast második részének, amelyben Szilágyi Áron olimpiai bajnok kardvívó és Kenyeres András mentáltréner Gulyás Michelle olimpiai bajnok öttusázóval beszélgetett.
Bárhová megy, a bemutatásánál a nevéhez hozzáragasztják: olimpiai bajnok. Pedig alig volt már hátra egy hónap a párizsi játékok megnyitójáig, amikor eldőlt, hogy a szövetség őt nevezi. Gulyás Michelle meghálálta a bizalmat, a hosszú évek alatt elsajátított mentális technikákat is bevetve, flow állapotban versenyezve győzött az utolsó olyan öttusaversenyen, amelyben még szerepelt a lovaglás.
Nézzünk néhány időgazdálkodási módszert!
1. Az Eisenhower-mátrix
Az 1969-ben elhunyt amerikai elnök, Dwight D. Eisenhower nevéhez kötődő technika segít rangsorolni a tennivalókat a „sürgős” és „fontos” csoportokba rendezéssel. Lényege, hogy megkülönböztesse az azonnali intézkedést igénylő sürgős és fontos feladatokat a hosszú távon lényeges, de kevésbé sürgető elfoglaltságoktól.
Az Eisenhower-mátrix négy részből áll:
Sürgős és fontos (Do First – „Először ezeket csináld meg”)
Ezek az olyan sürgős és fontos elintéznivalók, amelyek nem halaszthatók: határidős projektek, tűzoltás.
Fontos, de nem sürgős (Schedule – „Ütemezd be”)
Ezekhez a projektekhez határidőt állítunk be, és tervezetten dolgozunk rajtuk. Megvan a határidejük, de nem sürgetőek, vagy hosszú távú fejlődést eredményező teendők.
Sürgős, de nem fontos (Delegate – „Delegáld”)
Ezek azonnali figyelmet igényelnek, de nem feltétlenül fontosak, és nem segítik elő a hosszú távú célokat. Ezeket a feladatokat jobb átadni másoknak, ha van rá lehetőség, ami időt takarít meg és energiát szabadít fel az igazán fontos dolgok számára.
Nem sürgős és nem fontos (Delete – „Töröld”)
Ezek olyan tevékenységek, amelyek nem sürgősek és nem járulnak hozzá a céljaidhoz. Szortírozzunk bátran!
Francesco Cirillo olasz feltaláló és tanácsadó fejlesztette ki ezt a ciklikus metódust az 1980-as években. Nevét a paradicsom (olaszul: pomodoro) formájú konyhai időzítőről kapta. Az eljárás lényege, hogy váltogatjuk a munka- és pihenőidőket. Így hatékonyabban tudunk koncentrálni, és kevésbé érezzük magunkat kimerültnek.
A módszer főbb lépései:
Célkitűzés. Válasszunk ki egy konkrét feladatot, amit be szeretnénk fejezni.
Beállítás. Állítsuk be az időzítőt 25 percre (ez egy pomodoro-időszak).
Munka. Koncentráljunk, és dolgozzunk a feladaton, amíg el nem telik a 25 perc. Ne engedjük, hogy közben bármi elvonja a figyelmünket.
Szünet. Amikor letelik a 25 perc, jutalmazzuk meg magunkat egy kis szünettel (általában öt perc). Álljunk fel, mozgassuk meg magunkat, lazítsunk.
Pomodoro-ciklus. Ismételjük meg a 25 perces munka- és ötperces szünetidőszakot háromszor egymás után.
Hosszabb szünet. Miután négy pomodoro-ciklus véget ér, tartsunk egy hosszabb szünetet (általában 15-30 perc). Pihenjünk, szellőztessük ki az elménket. Ez a szünet segít a frissesség megőrzésében.
Mivel rövid időszakokban történik a munka, ez az eljárás megelőzheti a dekoncentráltságot és a kimerülést, ami veszélyes lehet az intenzív és kiemelten felelősségteljes projektek során. A szünetekben agyunk pihen, így frissen tudunk újra a feladatra összpontosítani.
A tour of David Allen’s office (author of Getting Things Done), going through his systems and how he practices what he preaches. Part of the You 2.0 Podcast series, a documentary on lifehacking. http://www.lifehackingmovie.com
David Allen saját rendszerét használja
3. A GTD rendszer
A 2000-es évek elején rukkolt elő David Allen amerikai vezetési tanácsadó a GTD-vel (Getting Things Done), amelyet azóta már gyerekek is használnak tanulásra.
Az alapelvek a következők:
Begyűjtés. Gyűjtsünk össze minden olyan tennivalót – akár megválaszolatlan emaileket –, amivel foglalkoznunk kell.
Feldolgozás. Vegyük sorra ezeket. Döntsünk el, hogy elvégezzük vagy pedig kidobjuk őket.
Szervezés. Soroljuk kategóriákba a feladatokat. Ez lehet például iroda/házimunka, illetve határidők szerint is rendezzük el őket.
Végrehajtás. Az adott pillanatban csak az adott kontextusban releváns projektre koncentráljunk. A többit tegyük félre.
Felülvizsgálat. Időről időre tekintsük át az összes teendőt, győződjünk meg róla, hogy semmi sem maradt le.
A tavaly Magyarországon járt David Allen szerint az embereknek stresszes állapotot okoz, hogy állandóan attól szoronganak, hogy valamit elfelejtenek. A GTD segítségével egy megbízható rendszerbe szervezhetjük ki ezeket a mentális emlékeztetőket, így felszabadítjuk az agyunkban keletkező terhelést, és jobban tudunk koncentrálni az adott feladatokra. Ne csak elektronikus eszközökre gondoljunk, nyugodtan vessünk be számunkra kényelmes, akár ódivatú megoldásokat a jegyzettömbtől kezdve a mappáig.
Hatékonyabban érhetjük el a céljainkat, ha nem csupán listába szedjük az azokhoz vezető, elvégzendő feladatainkat, hanem látjuk is, hogyan kapcsolódnak egymásba. Ebben lehet segítségünkre a mind mapping, azaz gondolattérkép-készítés. Meg is mutatjuk egy háromperces videóban Szilágyi Áronnal és Kenyeres Andrással.
David Zucker, a Naked Gun rendezője biztosan nem nézi meg a Liam Neesonnal készült negyedik részt, mert az szerinte ötlettelen másolat lesz csupán. A ZAZ-trió egyharmadával Leslie Nielsen fingógépéről, a pilótás pedofilpoénokról, a Top Secret bukásáról és O.J. Simpsonról is beszélgettünk. És persze a Csupasz pisztoly 4-ről, amiből kihagyták.
Nem világos, hogy a leginkább szablyacsörgetésnek tekinthető kereskedelmi háború átmegy egy langymeleg állapotba, vagy augusztus elsején totális káosz lesz a vége.
Vajon eljön az idő, amikor a boltok nekünk fizetnek majd azért, hogy náluk vásároljunk? Nem tudni, de tény, történelem során volt néhány furcsa példa arra, mi miért került kevesebbe és ennek mi lett a következménye. Elek Péter hozott is párat a Duma Aktuál közönségének.