Az e sorok írása előtti hét napban összesen hatvanöt különböző e-mailes beszélgetésben vettem részt. Ezek során egész pontosan ötször küldtem e-mailt este fél hat után. Ami rögtön kiderül ezekből a számokból, az az, hogy kevés kivételtől eltekintve nem küldök e-maileket fél hat után. De ha azt vesszük, hogy úgy általában mennyire összefonódott az e-mailezés a munkavégzéssel, akkor rejlik ebben a történetben egy meglepő információ is: nem dolgozom fél hat után.

Ezt a vállalásomat rögzített ütemezésű produktivitásnak (fixed-schedule productivity) hívom, mivel először a célt rögzítem: egy bizonyos időpont után már nem dolgozom – majd ebből kiindulva keresem meg azokat a hatékonyságnövelő stratégiákat, amelyek lehetővé teszik, hogy tartani tudjam, amit vállaltam. Már több mint öt éve gyakorlom ezt a módszert a legnagyobb megelégedésemre – és azóta is ez az egyik kulcseleme a produktív, elmélyült munkára összpontosító munkavégzés kialakítására tett törekvéseimnek.

Pedig a hagyományos közfelfogás szerint abban az egyetemi közegben, ahol én tevékenykedem, ennek a módszernek elvileg kudarcot kellene vallania. Az egyetemi tanároknak – főleg a tanársegédeknek – hírhedten kimerítő, éjszakába nyúló munkanapjaik vannak, és hétvégén sem pihennek. Nekem mégis sikerült. Annak ellenére, hogy este már nem és hétvégén is csak ritkán dolgozom, 2011 ősze és 2014 ősze között mintegy húsz szaklektorált cikket publikáltam. Emellett versenybe szálltam két ösztöndíjért, és mindkettőt elnyertem, kiadtam egy (nem tudományos) könyvet, és majdnem elkészültem egy másodikkal is (ezzel itt).

Vajon mi magyarázza ezt a paradoxont?

A nálam jóval elismertebb akadémikus, a Harvard Egyetem Fred Kavli intézetének ösztöndíjas programtervezőinformatika-professzora, Radhika Nagpal meggyőző választ ad erre 2013-ban megjelent írásában. Nagpal azzal a merész állítással kezdi a cikkét, hogy az egyetemi tanári pályán elszenvedett stresszt javarészt magunknak generáljuk.

„Ijesztő mítoszok és ijesztő adatok keringenek az R1-es [kutatásra összpontosító] egyetemek kinevezésre pályázó oktatóinak életéről – kezdi, majd kifejti, végül miként jutott arra a döntésre, hogy figyelmen kívül hagyja a hagyományos közfelfogást, és ehelyett – „tudatosan […] teszek konkrét lépéseket a boldogságom megőrzése érdekében.”

Mint Nagpal bevallja, tudományos pályafutása elején gyakran azon kapta magát, hogy reggel héttől éjfélig egyre csak azon igyekszik, hogy minden szabad órájába bezsúfoljon némi munkát (mivel gyerekei vannak, ez az időintervallum, főleg az esti órák, gyakran teljesen szétforgácsolódott). Nem kellett sok idő, hogy felismerje, ez a stratégia fenntarthatatlan, ezért heti ötven óránál húzta meg a határt, és ebből kiindulva határozta meg, milyen szabályok és szokások szükségesek ahhoz, hogy ennek a korlátozásnak eleget tegyen.

Vagyis Nagpal a rögzített ütemezésű produktivitást alkalmazta. Azt már tudjuk, hogy ez a stratégia nem ártott tudományos karrierjének, mivel végül a tervezett időben nyerte el a kinevezést, majd mindössze újabb három év után szintet ugrott, és megkapta a teljes jogú professzori státuszt (lenyűgöző felemelkedés).

Hogyan sikerülhet ez?

Cikke szerint egyik legfőbb módszere, amellyel betartotta a maga szabta munkaidőkorlátot, az volt, hogy szigorú kvótákat szabott ki a munkájához tartozó felszínes feladatok főbb forrásaira. Elhatározta például, hogy évente csak ötször vállal bármiféle szakmai utat, mert az utazások meglepően sok sürgős, felszínes kötelezettséget generálhatnak (a szállásfoglalástól kezdve az előadások megírásáig). Laikusoknak évi öt szakmai út még mindig soknak tűnhet, de egy akadémikus számára ez már könnyű teher.

Az utazási kvótán kívül számos egyéb módszerrel tartotta kordában Nagpal a munkanapjait: azt is megszabta magának például, hogy évente hány tanulmányt hajlandó lektorálni. De minden módszerének ugyanaz a lényege: eltökélte, hogy kíméletlenül korlátozza a felszínes feladatokat, miközben óvja az elmélyült munkára – saját kutatásaira – fordítható időt és kapacitást, hiszen végső soron ezek határozták meg a szakmai életét.

Visszatérve a saját példámhoz, nekem is hasonló elköteleződés segít abban, hogy sikerrel járjak a rögzített ütemezéssel. Én magam is óvatosan használom a hatékonyságszótár legveszélyesebb szavát, az „igent”. Nehéz engem rávenni, hogy olyasmit vállaljak, ami felszínes munkával jár. Ha olyan egyetemi ügyekbe akarnak bevonni, amelyekben nem feltétlen szükséges részt vennem, azt vélhetően azzal a válasszal hárítom el, amelyet a tanszékvezetőmtől tanultam: „Beszéljünk erről a kinevezés után.”

Egy másik taktikám, ami remekül bevált, hogy míg a nemleges válaszom világos és egyértelmű, a magyarázatom inkább homályos és sejtető. A titok az, hogy nem szabad túl sok konkrétumot elárulni a kifogásról, nehogy a másik hatástalanítani tudja. Ha például azzal az ürüggyel utasítok vissza egy időigényes előadói felkérést, hogy az időpont körül más utazásokat terveztem, nem részletezem a dolgot – mert az lehetőséget adna a másiknak arra, hogy kitalálja, hogyan illeszthetném be a rendezvényét a meglévő kötelezettségeim közé. Ehelyett csak annyit mondok: „Érdekesen hangzik, de nem tudok elmenni, mert ütközik a többi programommal.” A kötelezettségek visszautasításakor igyekszem legyőzni a késztetést, hogy olyan „vigaszdíjat” ajánljak fel, amely végül majdnem ugyanannyi időt emészt fel.

Amellett, hogy gondosan őrködöm a kötelezettségeimhez szabott keretek fölött, hihetetlenül lelkiismeretesen kezelem az időmet. Mivel az időm mindennap korlátozott, nem engedhetem meg magamnak, hogy utolérjen egy fontos határidő, hogy egy egész délelőttöt egy jelentéktelen dologra pazaroljak el csak azért, mert nem szántam pár percet a tervezésre. A rögzített ütemezésű produktivitás révén a munkanap vége Damoklész kardjaként lebeg felettem, és ez nem hagyja, hogy elhanyagoljam a szervezést. E fenyegető határvonal nélkül valószínűleg lazábban kezelném a szokásaimat.

Máshol is működhet

HVG Könyvek

Stratégiám alapállítása, hogy ugyanezek az előnyök a legtöbb tudásmunka-területen ugyanígy érvényesülnek. Vagyis nem kell ahhoz egyetemi tanárnak lenni, hogy a rögzített ütemezésű produktivitás komoly hasznot hozzon. A tudásra épülő pozíciókban a legtöbb munkakörben nehéz lehet pillanatnyilag visszautasítani egy önmagában ártalmatlannak tűnő, felszínes kötelezettséget – akár kávézni hívnak, akár konferenciahívásba akarnak bekapcsolni. A rögzített ütemezésű produktivitás vállalásával azonban kialakul bennünk egyfajta szűkösségtudat. Hirtelen minden gyanús lesz, ami kívül esik a legnagyobb elmélyülést igénylő feladatainkon, csak az esetleges zavaró tényezőt látjuk benne. Ha alapból minden kérésre nemet mondunk, jóval magasabbra kerül a léc, amit meg kell ugrani ahhoz, hogy valamire időt és figyelmet fordítsunk, és ami mégis átjut ezen a szűrőn, azt kíméletlen hatékonysággal kezdjük megszervezni.

Ebből az is következhet, hogy próbára tesszük a szervezeti munkakultúrával kapcsolatos, kőbe vésettnek hitt feltételezéseket, és kiderül, hogy azok nagyon is képlékenyek. Gyakori például, hogy munkaidő után is kapunk még e-maileket a főnökünktől. A rögzített ütemezésű produktivitás azt jelenti, hogy ezekkel másnap reggelig nem foglalkozunk. Sokak szerint ebből baj lehet, hiszen a főnökünk várja a választ, pedig sok esetben az, hogy ő történetesen este üríti ki a postaládáját, nem jelenti, hogy azonnali választ várna – ezzel a stratégiával hamar fel lehet tárni az effajta tanulságokat.

Más szóval, a rögzített ütemezésű produktivitás olyan metaszokás, amelyet egyszerű bevezetni, ám hatása egészen széles körű. Ha csak egyetlen olyan viselkedést választhatunk, amely az elmélyülés felé irányítja a fókuszunkat, akkor az elsők között ez szerepeljen a listánkon.

A fenti cikk Cal Newport Elmélyült munka című könyvének szerkesztett részlete.

Hogyan érhetünk el sikereket összpontosítással egy szétszórt világban? Miként szakadhatunk el a közösségi médiától? Hogyan szerezzük vissza a kontrollt időnk és figyelmünk felett? A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.