„A világ egyik vezető informatikai cégénél szoktam rá a pontos és precíz munkára, hogy tökéletes rendben és tiszta környezetben dolgozzak” – meséli Anna, aki két évig az amerikai székhelyű multinacionális cég német leányvállalatának alkalmazottja volt. Ott találkozott először a ’clean desk policy’-vel (a tiszta íróasztal elvével), melynek értelmében a vállalat kivétel nélkül minden alkalmazottját – a szoftverfejlesztőktől a marketinges kollégákig – arra kötelezte, hogy íróasztalukról száműzzék személyes holmijukat – fényképeket, tolltartót, sőt, még a cserepes növénynek sem volt helye a deszkán. Csak a számítógép lehetett a dolgozó előtt, ám a munkaidő lejárta után azt is mindenki a hóna alá csapta és hazavitte.

Nyereményjáték

Lételemed a rendetlenség? Vagy épp ellenkezőleg: rendmániás vagy? Fényképezd le íróasztalodat, könyves- vagy ruhásszekrényedet, fűzz hozzá pár mondatos magyarázatot, mindezt küldd el a hvg.hu@hvg.hu címre, és nyerj egy PDA-t! A játék részleteiről itt olvashatsz.

A legtöbb nemzetközi vállalat megköveteli a tiszta íróasztal elvének betartását, mert az egyik legfontosabb szempont a céges adatok és a dolgozók személyes adatainak védelme – világít rá az intézkedés hazai elterjedésének okára Penczák Diána, a munkaerő-kölcsönzéssel is foglalkozó Adecco munkatársa. A tiszta íróasztal elvének megvalósulása intézkedések egész sorát vonja maga után. Nemcsak azt jelenti, hogy a dolgozók nem hagyhatnak elöl céges adatokat tartalmazó papírokat, amelyekhez bárki hozzáférhet; a többszintű adatvédelmet is magába foglalja. Eszerint a bizalmas – többek között a vállalat forgalmára, irányítására, dolgozóinak kilétére, személyes adataira irányuló –, gépen tárolt információkat a legtöbb helyen kizárólag kóddal feloldható képernyővédővel vagy különféle biztonsági zárakkal, blokkolókkal is védik. Ezek az asztali számítógépet, laptopot úgy rögzítik az íróasztalhoz, hogy az illetéktelen behatolók csak a gépen található adathordozók sérülése árán férhetnek hozzá a vágyott adatokhoz. A számítógépek mellett egyes nagyvállalatoknál a nyomtatók használatát is szigorúan ellenőrzik. A nyomtatnivalót a dolgozók egy központi gépre küldik, a kiprintelt oldalakat pedig fél órán belül be kell gyűjteni, különben központilag megsemmisítik.

Káoszirtók. Ideális körülmények? © Stiller Ákos

A telemarketinges cégeknél például viszonylag szűk helyen, egy légtérben sok ügyfélszolgálatos dolgozik, a munkaerő-állomány azonban gyakran – olykor hetente, kéthetente – is cserélődhet. Rövid távra nem érdemes berendezkedni, másrészről, ha egy asztalon többen osztoznak, azt célszerű rendben tartani.

„Az a legkevesebb, hogy mindenki elpakolja a személyes holmiját, és eltakarítja maga után az aznap felhalmozott szemetet. Papírok, újságok maradhatnak az asztalon, más nem – magyarázza Judit, egy kereskedelmi rádió hírszerkesztője, aki kollégájával váltott műszakban ugyanannál az asztalnál dolgozik. Náluk ugyan nem vezették be a hagyományos értelemben vett clean desk policy-t, ennek mutációja – a kötelességszerű rendrakás, a munkaterület tisztán tartása – mégis megvalósult.

Útmutató a káoszban

Itt megrendelheti a könyvet kedvezménnyel és házhoz-szállítással!

A vállalat, intézmény arculatának egységesítése is megkövetelheti a clean desk policy bevezetését. Egy bankban például az ügyfélszolgálatos munkatársak íróasztala – vagyis amit a külső szemlélő lát, ami alapján ítél – rendezett, közvetítve ezzel a szervezettség, hatékonyság elvét, ami az ügyfelekben a feltétlen bizalom kialakulását eredményezi. Mert hát ugyan mit gondol az ember, ha banki hitelt vesz fel, és az ügyintéző asztalán ott díszelegnek a legutóbbi nyaraláson készített családi fotók?

Míg korábban csupán az ügyfeles és az ügyfelek adatait kezelő munkatársak számára volt kötelező, tavaly teljes körűen életbe lépett a bankban a clean desk policy. December közepe óta a központban és a fiókban dolgozó összes – 3600 – munkatárs számára kötelező előírás – tájékoztatta a hvg.hu-t Fialka György, a Budapest Bank bankbiztonsági vezetője, hangsúlyozva, hogy az intézkedés a vállalati kultúra szerves részévé vált, a dolgozók kezdeti ódzkodása a belső kommunikációnak és a valamennyi részleget érintő véletlenszerű ellenőrzéseknek köszönhetően megszűnt.

Milyen előnyeit élvezik a tiszta íróasztalnak a munkavállalók? A kötelező rendtartásnak köszönhetően – amellett, hogy a jól szervezettség érzése lengi be az irodát – az alkalmazottak komfortosabban érzik magukat környezetükben, mintha hatalmas iratkupacok közül próbálnák előkotorni az éppen szükséges dokumentumokat.

„A Pannonnál régóta alkalmazott irányelv a clean desk policy, amely a papíralapú dokumentumkezelést is elősegíti, kevesebb papír fogy – emeli ki a rendszer egyik előnyét Kőnig Róbert, a vállalat HR vezérigazgató-helyettese, hozzátéve, hogy a nyitottabb és tisztább terek a dolgozók teljesítményére is jó hatással vannak.

Szigorú szabályok. Rend a lelke. © Stiller Ákos

Olyan nincs, hogy valaki nem tartja be, vagy nem tudja megszokni, hogy üresen kell tartania íróasztalát. A legtöbben már az állásinterjú utolsó körében értesülnek a vállalat elvárásairól, követelményeiről, tudják, mivel jár, ha belépnek a céghez. Ahol csak mostanában vezetik be, ott az alkalmazottak menet közben kénytelenek alkalmazkodni a megváltozott munkakörülményekhez, reklamáció nincs.

E rendszer, illetve a rendezettség ellen emelnek szót a Tökéletes rendetlenség – mi van a renden túl? – című könyv szerzői. Eric Abrahamsan és David H. Freedman amellett teszi le voksát, hogy bizonyos szintű összevisszaság, rendetlenség jól jöhet a cégeknek, számottevő megtakarítást érhetnek el azzal, ha elviselik a kulturált káoszt. A profit mértéke persze csak hosszú távon bizonyosodik be. Hogy minderre miből következtettek? „Növekedésük folyamán a cégek hajlamosabbak egyre rendezettebb és szervezettebb szervezeti struktúrákat létrehozni (…), ezek az alkalmazottakat arra ösztönzik, hogy rendezetten, együttműködve törekedjenek a közös célok elérésére. A hirtelen változások alkalmával azonban pontosan ezek a struktúrák vezetnek feszültségekhez” – érvelnek a szerzők.

Hogy mi lehet a megoldás? A jól szervezett vállalati struktúrák teremtette steril, ingerszegény környezet – üres íróasztal, sivár iroda, az alkalmazottak minden lépésének ellenőrzése – biztonsági szempontból kívánatos lehet ugyan, ám megkérdőjelezi a munkavállalók lelkesedésének valódiságát, lendületének töretlenségét. Persze mint mindenből, ebből is van kiút. Aki nem bírja a rendezett, jól szervezett munkát, veheti a kalapját.