A törvény úgy fogalmaz: az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

A gyakorlat szerint a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok maradandó értékű iratnak minősülnek – mivel a munkavállalók nyugdíjba vonulásakor nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaznak –, tehát nem selejtezhetőek. Ugyanakkor az életszerűségre hivatkozva egyes szakértők szokásjog alapján 50 vagy 75 év őrzési idő javasolnak, ezt azonban jogszabály szintén nem erősíti meg.

A papíralapú tárolás a mai modern technika világában elavultnak tűnik, noha megbízhatóbb, mint egy régi adatot őrző floppylemez. Az elektronikus tárolás praktikusnak tűnik, de ahogyan mára a videokazetták is elavultak, nem tudhatjuk, mi lesz 50-60 év múlva a mai fejlett tárhelyek sorsa. Ugyanakkor tény, hogy nem elfogadható az sem, ha papírkötegek tonnáit őrizzük száz éveken keresztül egy bérelt raktárban.

További részleteket az Adózónán olvashatnak.