A szoftvergyártók auditjától általában nem nagyon tartanak a magyar cégvezetők. Amikor mások lebuknak, hogy nem egészen jogtiszta szoftvereket használnak, akkor a tipikus magyar cégvezér nem tudja elképzelni, hogy ugyanez vele is megtörténhet.

Amikor aztán eljön az audit ideje, ugyanez a cégvezetés általában kapkodni kezd. „Ilyenkor már késő feltenni azt a szokásos, zavart kérdést, hogy: mégis hogy lehetett ezt így?” – mondja Csala Zsolt, a szoftvergazdálkodással foglalkozó IPR-Insights Hungary Kft. ügyvezető igazgatója.

A tévedések gyakran nem is róhatók fel a menedzsmentnek, mert a szoftvercégek szerződéses feltételei egyre nehezebben átláthatók. Más félreértések egyszerűen az ismeretek hiányának tudhatók be. A leggyakoribb tévedésekből gyűjtöttünk össze most tízet.

1. Pontosan tudják az informatikusok, hogy mit lehet használni

A szoftvert telepítő informatikus egy másodperc alatt fogadja el a szoftverfelhasználási szerződést, ennyi idő kell, amíg elviszi a kurzort a NEXT gombra. Egy átlagos informatikus, akinek nem volt még feladata a szoftvergazdálkodás, nem is nagyon képes átlátni egy ilyen szerződést, számára ez egy jogi probléma - miközben a cég jogi részlege szerint informatikai.

2. Mások alig fizetnek, mi pedig egy rakás pénzt odaadunk évente a gyártónak - akkor csak nem piszkálnak minket

Az auditra a szoftvercégek bevételi forrásként tekintenek. Amikor jön az audit, mindig mellé kell képzelni, hogy a legtöbb esetben az auditornak célszámokat kell teljesítenie, tehát igenis piszkálódnia kell.

3. Ráérünk ezzel akkor foglalkozni, amikor a szoftvergyártók auditálni akarnak

Az auditról szóló levél kézbesítése és az auditor érkezése között 30-45 nap telik el. A szoftvergazdálkozás és az auditra való felkészülés nem ugyanaz. Előbbi egy működési mód, aminek része a módszertan, a rendszer, a képzés, az infrastruktúra, a folyamat, aminek révén a napi rutinba épül be a naprakész ismeretek biztosítása. Utóbbi – az előbbi hiányában – kísérlet az elmaradt munkák felszínes és kapkodó elvégzésére.

4. A könyvelésből lekért adatokból látható a szoftvervagyon

Ahogy az informatikusok, úgy a könyvelők sem mindig tudják pontosan értelmezni a szoftverlicenceket, és ezt nem is várjuk tőlük. Ebből következően az immateriális javak nyilvántartása kevés segítséget nyújt a szoftvervagyon megismerésében. „Egy darab szoftver” – ezzel nem sokra lehet menni, amikor olyan kérdésekre kell válaszolni, hogy mondjuk az adott licenc felhasználónként vagy gépenként értendő-e.

5. Ja, az csak úgy ott van a gépen, nem is használjuk.

Főleg a nagy, tagolt szervezeteknél figyelhetőek meg bizonyos „pókhálós sarkok” a szoftverállományban. Olyan archív rendszerekről van szó, amiket valamikor, valaki, valamiért telepített, aztán vagy a gazda tűnt el az idők homályában, vagy az ok, amiért a rendszert kialakították. Erre aztán mindenki hajlamos legyinteni, az auditor azonban nem így gondolkozik.

6. Azt a néhány szoftvert egy Excel táblában is nyilván lehet tartani

Már egy pár száz géppel rendelkező vállalatnál is több ezer különböző verziójú szoftver található meg a számítógépeken. Ezt kell szembeállítani néhány száz különböző jogosultságot biztosító licencszerződéssel, amelyek között biztosan vannak olyanok is, ahol nem a telepítések száma a mérvadó. Ha hozzávesszük a visszamenőleges verzióhasználat jogát, a másodlagos gépen való használati jogot és egyéb licencelési jellemzőket, láthatóvá válik, hogy itt nem egyszerűen kivonásokat kell elvégezni. A rendszeres, naprakész adatok előállítása nem biztosítható megfelelő eszközök nélkül.

7. Csak az informatikusaink telepítenek szoftvert a gépekre

A nagyobb vállalatoknál külön szabályozás foglalkozik azzal, hogy ki telepíthet szoftvert a gépekre. Ennek ellenére előfordul, hogy egy felhasználó jóhiszeműen egy ingyenes – vagy annak vélt – alkalmazást feltelepít, vagy akár telepítés nélkül felmásol magának. Az is gyakori tévedés, hogy a szoftverhasználat mérésének kizárólag a telepítés az alapja, hiszen sokszor a szoftvercégek nem is ez alapján határozzák meg a licencigényt.

8. . Az üzemeltetők nyilvántartása megmutatja, mi van a gépekre telepítve

Ez elméletileg igaz,a gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a valóság ettől gyakran eltér. Egyrészt az előző pontban már említett okok miatt felkerülhet más úton is szoftver a gépekre, másrészt a jól működő folyamatok sem tudják teljesen kizárni a hibázás lehetőségét, hiszen akár jóhiszeműen, egy rossz opció bejelölésével is telepíthet olyan szoftvert egy szakember, ami eltér a szándékolttól.

9. Ha licenchiány van, az csakis vásárlással oldható meg

A tapasztalatok szerint a licenchiány 30-70 százaléka olyan használatból adódik, amely megszüntethető üzleti érdekek sérülése nélkül. Sőt, ha többletet mutatnak ki licencekből, és a szerződés erre lehetőséget ad, akkor a felesleges szoftverek értékesítésével akár forrást is találhat a cég a maradék licenchiányára.

10. Jobb, ha nem ismerjük a pontos számokat, mert úgyis nagy a hiány

Ezt a struccpolitikát is az a feltételezés táplálja, hogy a hiány csak vásárlással oldható meg, amire viszont nincs pénz. De az előző pontban leírtak itt is érvényesek. Ha a hiányt maga a cég fedezi fel, akkor meg is szüntetheti, míg egy auditor által fellelt hiány esetén valószínűleg a visszamenőleges használatot is ki kell majd fizetni.

 Ha szeretne további hasznos híreket olvasni, iratkozzon fel hírlevelünkre!