Miért éppen dokumentumkezelés? „A folyamatok ezen a területen nagyon összetettek, tele hibalehetőséggel, amelyek szinte automatikus bekövetkezése éppen a hatékonyságot csökkentik illetve inkább kontraproduktívak, mint sem előremutatók. DocFlow nevű termékünk fejlesztését erre a felismerésre alapozva 2008-ban kezdtük meg, állami pályázati támogatással. A termékfejlesztés célja éppen az volt, hogy segítséget nyújtson a piac azon szereplői számára, ahol az írott kommunikáció az uralkodó. Segítünk dokumentumaik egyszerűbb, hibamentesebb és gyorsabban perszonalizálható előállításában.” – nyilatkozta a hvg online kérdésére Bayer József a cég DocFlow termékmenedzsere.

Miben nyújt segítséget a DocFlow?

Bayer József

A Docflow biztosítja, hogy a legkevesebb manuális munkával szülessenek meg a szükséges levelek, felszólítások vagy reklámlevelek. Mindig a helyes template-tel, jó adatokkal, a megfelelõ helyre címezve, a kívánt mennyiségben. A template gyûjtemény hierarchikusan építhetõ fel, a jogi vagy arculati változásokat elegendõ egy helyen átvezetni, ami az egységes kommunikáció kulcsa. És persze nem utolsó sorban idő- és költséghatékony, nem számítva a felesleges és a folyamatokat kontra produktívvá tevő stressz elhagyását.

A szerep alapú hozzáférés kezelõ rendszer lehetõvé teszi, hogy a jogokat egyes dokumentum komponensekhez és vonatkozó funkciókhoz rendeljük. Így a szervezet jogi és marketing részlegei a számukra kínált komponensek karbantartására jogosultak. Az egyes szövegrészek módosításának, az adatforrás és külalak meghatározásának „jogosultság- szeparációja” kulcsfontosságú a hatékony dokumentum létrehozás (lean-documenting) folyamatában, amely külön kiterjed az ügyfélszolgálati munkahelyek egyedi iratgenerálási igényeire.

Felhasználási területek lehetnek elsősorban a Direkt marketing blokkal gazdagított számlakivonatok,/számla levelek, biztosítási és egyéb szerzõdések, felszólítások, emlékeztetõk, értesítõk Help Desk hívást követõ Post-Call E-mail, változás és kárbejelentõ ûrlapok, sztornó és változáskérelem ûrlapok, megrendelõk.

A Docflow jól integrálható a vállalati alkalmazásokhoz és meglevõ adatforrásokhoz, mint vállalati adatbázisok, adattárházak, ERP és CRM rendszerek. A dokumentum elõállítás teljes folyamatát támogatja, a forrás adattól, a template-megszemélyesítésen keresztül a megfelelõ formátum, megfelelõ csatornára történõ továbbításáig. A Docflow alkalmazással jól-automatizált dokumentum elõállító rendszereket (lean documenting) lehet felépíteni.

 www.docflow.hu