Az utolsó pillanatban is becsúszhat egy fontos feladat, vagy sürgős elintéznivaló, amely nem tűr halasztást? Sosem lehetsz biztos benne, hogy tartani tudod a határidőket, mert kollégáid – akikkel együtt dolgozol egy-egy projekten - általában az utolsó percben készülnek el a munka rájuk eső részével? Az időbeosztás (és ennek betartása) a legtöbb embernek gondot jelent. A Robert Half International cég legfrissebb felméréséből kiderül, hogy a vállalatvezetők szerint a gondos időbeosztás az egyik legnagyobb kihívás, amellyel munkájuk során szembesülnek.

Ketyegő bomba © sxc.hu

Halaszthatatlan tennivalók listája

Régi, de még mindig az egyik legbiztosabb módszer, ha a nap végén sajátkezűleg állítod össze másnapi teendőid listáját. Ha erre nincs módod, időd, gondold át, melyek azok az elintéznivalók, megbeszélések, találkozók, amelyeket nem lehet halasztani, és koncentrálj ezekre, míg kevésbé fontos tennivalóidat rangsorold hátrébb. 

Ha hajlamos vagy elfelejteni a megbeszélt időpontokat, írd fel ezeket egy-egy cetlire, és ragaszd jól látható helyre, így kisebb az esélye annak, hogy elkésel vagy lemaradsz valamiről.

Elektronikus emlékeztető

Ha egész nap a számítógép előtt ülsz, hasznos lehet az elektronikus „emlékeztető”. A cégek belső levelezőprogramja sok más mellett automatikus üzenetek ('házon kívül vagyok') és emlékeztetők('tárgyalás egy óra múlva a nagy tárgyalóban') küldésére is alkalmas, amelyek szabadon beállítható időközönként folyamatosan értesítenek, hogy közeleg egy fontos megbeszélés, esemény. Ha feledékeny vagy, és nem zavar, hogy negyedóránként felvillan egy üzenet a monitorodon, érdemes kihasználni ezt a lehetőséget.

Heti beosztás

Kevesebben lelkesednek a heti időbeosztásért, aminek legföbb oka a lustaság, kelletlenség, hogy „már megint le kell ülni, és meg kell tervezni az egész hetet”. Igaz, ahhoz, hogy összeállítsd heti tennivalóid listáját, több idő, és zavartalan nyugalom szükséges. Mégis megéri, ha nem akarsz az utolsó pillanatban kapkodni, ha munkanapod végén örülsz, hogy lélegzethez jutsz, és nem felejted el, mit kell elintézned, mielőtt hazaérsz (posta, bevásárlás, számlabefizetés, stb.). Azoknak nem érdemes előre „megírt” menetrendet követni, akik munkájuk során folyton mozgásban vannak, nem várt és előre nem tervezhető feladatokat látnak el, esetleg állandó készenlétben állnak, hátha az utolsó pillanatban becsúszik valami, amit azonnal meg kell oldani.

Megosztott figyelem

Egyszerre csak egy dologra koncetrálj! Nem lehet telefonálni, közben levelet írni és a kollégákkal kommunikálni, akármennyire sürget is az idő. Ha megosztod figyelmedet, hatékonyságod is csökken, csak nagyon kevesek képesek ugyanis arra, hogy egyszerre több dologgal megbírkózzanak anélkül, hogy hibáznának. Azokat a teendőket, amelyek nem sürgősek, hagyd a nap végére, vagy akkor foglalkozz velük, ha épp van egy 'üresjárat'. Hogyha kollégád felajánlja, hogy segít, vagy épp azzal foglalkozik, amit neked is el kéne intézned, bízd rá!

Külső segítség

Beállítottad mobiltelefonodat, hogy jelezzen egy fontos találkozót, küldtél magadnak emélkeztetőt a benti gépeden, mégsem alszol nyugodtan? Ha magadban nem bízol, kérd meg egyik kollégádat - akivel jóban vagy -, hogy figyelmeztessen időben, nehogy lekésd a rég várt találkozót, fontos üzleti megbeszélést. Azt azonban ne felejtsd el, hogy a kollégák türelme véges, egyszer-egyszer ugyan kérheted őket arra, hogy jelezzenek, ám nekik is megvan a maguk időbeosztása, nem várhatod el, hogy észben tartsák a tiédet.