Az email-ek szortírozása és kezelése kemény meló; fontosabb feladatok elől veszi el az értékes időt és nagyon fárasztó tud lenni a végtelennek tűnő emailhalmok kimazsolázása. Rossz a hír a cégek számára, hogy becslések szerint a trehány emailfiókok miatt évente 650 milliárd dollárt is bukhatnak. Arról nem is beszélve, hogy brit tudósok szerint 10 ponttal csökkenhet az IQ-juk azoknak, akik rendszeresen csekkolják az email-jeiket - ez durvább, mint ha valaki a dohányozna! Az Entreprenuer összegyűjtött 11 tippet, amivel időt, energiát és pénzt spórolhatunk.

1. Legyünk lusták és használjunk sablonokat!

Erre a Google Mail-ben is lehetőségünk van, a jobb felső sarokba kattintva a legördülő menüsorban a Beállításokra kell menni, majd a felső sorban megjelenő  Labs-ben találunk erre megoldást. Az előregyártott email-eknek főleg akkor van értelme, ha sokszor kapunk ugyanolyan tárgyú leveleket.

2. Egy jó tárgymegjelölés fél siker

Figyeljünk jobban oda a tárgymegjelölésre, például úgy, hogy valamilyen cselekvésre utaló varázsszót csempészunk a tárgyba: megbeszélés, értékelés. Ez azért jó, mert így könnyebben megértik a címzettek, hogy mi a dolguk a levél elolvasása után. A tárgy legyen mindig kereső-barát, azaz használjunk olyan kulcsszavakat, amik segítségével később könnyebben visszakereshetjük a levelet.

3. Egyszerűsíts!

Egy email - egy téma. Jason Womack cégek hatékonyságát vizsgálva arra a megállapításra jutott, hogy az emberek csak akkor válaszolnak meg egy email-t, ha már az összes kérdést meg tudják válaszolni. Egy egyszerűbb email kevesebb tartalommal gyorsabb választ eredményez a szakértő szerint.

4. Az öt varázsmondat

Egy hatékony email a következő öt kérdésre ad választ: Ki vagy? Mit akarsz? Miért kérdezed? Miért segítsek? Mi a következő lépés?

5. Osszuk be az időt

Mindig jelöljünk ki egy időpontot, amikor ránézünk az email-ekre, ne percenként csekkoljuk, hogy jött-e új email. Szakértők szerint bőven elég, ha egy nap 2-4 alkalommal nézünk rá a leveleinkre, de egy nap 45 percnél többet semmiképp se töltsünk el a levelek bogarászásával.

6. Titkos másolat

A legfontosabb email-ekre érdemes úgy válaszolni, hogy titkos másolatként (bbc, azaz blind carbon copy) saját címünket adjuk meg, így ezek a levelek egy külön mappába kerülnek. Később csak ezt a mappát nézzük át a teljes bejövő mappa helyett, így azok a feladatok lesznek szem előtt, amik fontosak vagy határidősek.

7. A telefon néha gyorsabb

Nem kell mindig email-t küldeni, van, hogy hatékonyabb az sms, a chat vagy egy telefonhívás. Ha egy téma megbeszéléséhez több mint két email-re van szükség, akkor inkább használjuk a telefont.

8. Tréningezzük a kollégákat

Kollégáink sokszor úgy érzik, hogy minden email-t azonnal meg kell válaszolni, még akkor is, ha nem tudnak tökéletes választ adni. Szoktassuk le őket erről, mert ezzel csak felesleges email-eket termelnek.

9. Ne válaszoljunk!

Pontosabban csak akkor válaszoljunk egy email-re, ha szükséges, és mindig vegyük előre a sürgős leveleket. Ha nem tiszta, hogy mit akar a feladó, akkor ne vesztegessük az időnket szövegértelmezéssel.

10. Automatizálás

Lehetőleg automatizáljunk mindent! Időpontok vagy határidők észben tartásához használjuk a Google beépített naptárát, ezzel elejét vehetjük a végtelen “mikor érsz rá?” típusú köremail-eknek.

11. Legyünk résen!

Figyeljünk oda a postaládánk rendjére, a hírleveleket csuklóból dobjuk be valami külön erre létrehozott mappába, amire pedig nincs szükségünk, azt suvvasszuk el az arhív levelek közé. Csak kétféle email legyen a postafiókunkban: amit még nem olvastunk és amit azonnal el kell olvasnunk. Ha ezt a szortírozást egyszer megcsináljuk, onnantól könnyebb lesz arra koncentrálnunk, ami fontos.