Ne nyomtassa ki! Muhaha – Ritka az igazán papírmentes iroda
Úgy tűnik a nagyvállalatok egy része nagyon távol áll a papírmentes iroda megvalósításától, egy felmérés szerint a cégek közel felénél még mindig az irodán belüli személyes kézbesítés dívik. Sétáló dossziék, az országot körbeutazó levelek, pazarló bürokrácia.
Meglehetősen kaotikus képet mutat a dokumentumok kezelése a nagyvállalatoknál. Van, ahol megvalósulni látszik a papírmentes iroda, de sok esetben alig van különbség a mai, és a múlt századi iratkezelési módszerekhez képest derül ki a Quattrosoft felméréséből, melyet nagyvállalati IT igazgatók körében végzett.
A megkérdezett cégek közel felénél még mindig az irodán belüli személyes kézbesítés dívik, éppen úgy, mint a múlt században. A vállalatok 58 százalékánál telephelyenként, míg 37 százaléknál országosan van központi postabontás. A megkérdezettek 26 százaléka számolt be arról, hogy még mindig személyes nyomtatás, borítékolás, feladás történik.„Szinte burleszkbe illő, hogy egyes cégeknél, ha rossz címre érkezik egy levél, egyszerűen nagyobb borítékban teszik és újra feladják. Ezek a sétáló dossziék, melyek óriási költségen bolyonganak a vállalat telephelyei között” – állítja Tresch András a Quattrosoft ügyvezetője.
Ráadásul hiába a figyelmeztetés az emailek végén, hogy ne nyomtassák ki, a válaszadók 21 százalékánál még mindig kell nyomtatni méghozzá irattározás miatt. A belső kommunikáció hasonlóan múlt századi képet mutat. A nagyvállalatok 32 százalékánál ugyanis az asztalon heverő, kinyomtatott papírlappal üzennek egymásnak a kollégák. A válaszadók 37 százaléka csak kivételes ügyekben, például a panaszkezelés esetén választja ezt a megoldást. Jó hír, hogy a megkérdezettek 47 százalékánál a belső ügyintézés elektronikusan történik.
A válaszadók 89 százaléka használ postai levelet az ügyfélkommunikáció során. Emailt minden válaszadó, telefonos call centert 84 százalékuk alkalmaz. Fax aránya még mindig egész magas: 53 százalék. Web alapú ügyfélkommunikáció a válaszadók 53 százalékánál van, mobil applikációt a 58 százalék használ az ügyfelekkel való kommunikáció során. Az egy ügyféllel különböző csatornákon történt üzenetváltásokat a válaszadók 37 százaléka egy ügykezelő rendszerben kapcsolja össze. Az ügyintézők 26 százaléka közvetlen információcserével oldja meg a problémát, papír alapú dossziét 16 százalékuk vezet. Tresch szerint ez utóbbi két módszer, a nyári szabadságolások során okozhatnak gondot: nem tudni mi hol van, kinek mit, mikorra kell megcsinálni. Mindennek az eredménye a határidők csúszása lehet. Nem is beszélve arról, mennyi felesleges energia és plusz költség papírokból és emlékezetből összebogarászni más ügyének a elintézéséhez szükséges adatokat és információkat.
