A facility management kifejezést magyarra leginkább ingatlanüzemeltetésként lehet lefordítani, ám művelői a modern értelemben vett gondnoki tevékenységnél jóval többet értenek alatta. Az ingatlanüzemeltetők megkülönböztetnek – újabb angol szakzsargonnal szólva – hard és a soft szolgáltatásokat. A hard facility managementbe tartoznak azok, amelyek nem választhatók el a bérlettől (például a közművek karbantartása, parkolási lehetőség, porta, biztonsági szolgálat, az irodaház környékén a zöld területek rendben tartása, a hóeltakarítás, a közös helyiségek fenntartása, takarítása.

Mit mond a bérlő?

A svájci TSAG budapesti képviselete Budapesten, az Andrássy úton bérelt irodát, és amíg a saját informatikai hálózat ki nem épült, az irodaház adta a szervert, számítógépeket, internet kapcsolatot. „A Villa Andrássy teljes körű postázási szolgáltatást nyújt, ahogy a telefonátirányítás, a recepció is jelentős megtakarítást jelent a humánerőforrás költségei terén”, mondja Tátrai Alexander, a képviselet vezetője. A hívások, levelezés intézésére például nem kellett saját titkárnőt alkalmazniuk, a hívásátirányítás segítségével pedig akkor is elérhetők, ha éppen külföldön vannak. Az irodaház vállalja konferenciák, fogadások szervezését is, amit szintén igénybe vettek már. Az egyetlen hiányosság a reprezentatív elhelyezkedésből fakad, az Andrássy úton a bérlőknek tudnak ugyan parkolóhelyet foglalni, de a cég vendégeinek már nem. Szolgáltatásokkal együtt a bérleti díj 25 euró havonta, négyzetméterenként.

A szolgáltatások köre persze tovább bővíthető: van olyan Váci úti irodaház, ahol a világítás egyes helyiségekben automatikusan elalszik, ha ott 20 percen belül nem észlel mozgást, az intelligens belépőkártya pedig már az épületbe lépéskor bekapcsolja az asztali világítást. A rendszer méri a fény-árnyék viszonyokat, és ahhoz igazítja a világítás erősségét.

A bérlő a bérleti díjon kívül általában 1,5-3,5 euró/négyzetméter összegű üzemeltetési költséget fizet a „hard facility management” szolgáltatásokért. (A budapesti, A kategóriás, vagyis sok extrával felszerelt, modern irodaházakban maga a bérleti díj négyzetméterenként havi 16-27 euró). Ez tehát az átlagos díj, ám a kiemelkedően drága irodaházak bérlőinek is szakmai alapszabály, hogy szolgáltatásokért, üzemeltetésért fizetett összeg ne haladja meg a teljes bérleti díj egyharmadát.

Cégszerű titkárnő

A soft facility management a különleges szolgáltatásokat foglalja magában, amelyekért a bérleti díjon és a rezsin kívül kell fizetni. Ilyen a konyha, büfé, catering-szolgáltatás, a rendezvény- és konferenciaszervezés, de része a közös tárgyalók, eszközök kezelése, a közös adminisztrátor, asszisztens, a postaszolgáltatás, a faxolási és a fénymásolási lehetőség is (ld. Mit mond a bérlő? Című keretes írásunkat). Akadnak olyan irodaházak is, ahol bérlőnek saját recepcióst adnak, vállalják a dekorálást, a szelektív hulladékgyűjtést, a növények gondozását, valamint az irodaszerek beszerzését.

Gyakorta az irodaház kisbuszt üzemeltet, amellyel a szokásos taxitarifák feléért vállalja a bérlő vendégeinek fuvarozását a repülőtér és az iroda között. Van olyan budaörsi irodaház, amely negyvenfős buszokkal szállítja a bérlők dolgozóit az iroda és Budapest között. Nem ritka az sem, hogy az alagsorban autómosót üzemeltetnek. Magyarországon ritkán, Nyugat-Európában gyakrabban fordul elő, hogy a bérirodaházak saját gépkocsiparkot működtetnek, amelyet a bérlők fix havidíj fejében vehetnek igénybe.

Aki még több pénzt szán a jó munkahely megteremtésére, az facility management céget fogad fel, hogy a bérlő irodáját, annak berendezését kialakítsa. Első lépésként például felmérést készítenek a munkavégzésről, az irodában dolgozók egymás közötti kommunikációjáról, eszközhasználatáról, majd az interjúk, konkrét megfigyelések alapján dolgozzák ki a helykialakítási, berendezési terveket.

Alig vannak versenytársak

A hazai facility management-piacon 150 cég működik. Közülük 50 nyújt teljes körű szolgáltatást, ám mindössze 15 olyan van, amely részt vesz a piaci versenyben is. A cégek jelentős része ugyanis vagy valamely részterületre koncentrál, vagy nagyobb vállalat részeként annak ingatlanjait üzemelteti. Az A kategóriás irodaházak üzemeltetője általában belső körből kerül ki, vagy leányvállalata az építtető cégnek, esetleg olyan közvetlen partnere, akivel kifejezetten e szolgáltatásra szerződnek. Jellemzően a B kategóriás irodák azok, amelyek a facility management-piacról szereznek üzemeltetőt.

Egy példa: Hollandiában, a Siemens hágai irodaházában szükségessé váltak az átalakítások, miután a dolgozók évente legalább egyszer rákényszerültek irodán belüli munkahelyük megváltoztatására, és javítani kellett a dolgozók közötti kommunikációt is. Az iroda átalakítása óta a dolgozók maguk dönthetik el, hogy aznap milyen típusú helyen kívánnak dolgozni: tárgyalóasztalnál, konferenciateremben, csoportos teammunkahelyen vagy az egyéni elmélyülést és koncentrációt segítő, szeparált asztaloknál, esetleg otthon. Mivel itt a munkahelyek több mint 90 százaléka nem személyre szabott, egy helyet akár több munkatárs is használhat, és így 150 munkahely képes kiszolgálni 250 munkatársat. Ezzel a Siemens jelentősen csökkenteni tudta irodai kiadásait, ráadásul az évi átalakításokra sem kell költenie.

Nyugaton jobban kihasználják

Sass Márton, az AIG/Lincoln szakértője szerint facility management-szolgáltatások terén a budapesti A kategóriás irodaházak mindazt tudják, amit nyugati társaik. Kuczogi László, az Épületfenntartók Országos Egyesületének (HUFMA) elnöke úgy fogalmaz, hogy a globális cégek projektekre hoznak létre csapatokat, amelyek csak az értekezletek idejére veszik igénybe az intelligens tárgyalót, így a munkahelyen más dolgozik reggel, más délután és más este. A másik bevett megoldás a „sharedesk”. Ennek az a lényege, hogy a nem helyhez kötött munkakörben dolgozó, két-három alkalmazott közösen használ egy munkahelyet. Ez az irodaház tulajdonosától és üzemeltetőjétől sokkal nagyobb rugalmasságot, valamint extra technikai megoldásokat igényel. Az egész épületben működik vezeték nélküli internet, a munkahelyek kialakításánál pedig a mobilitásra, variálhatóságra koncentrálnak. Minderre Budapesten még alig van igény.

Tartalmi partnerünk a Bookmark Media ingatlanpaici hírügynökség