Főszabály szerint költségként csak az olyan kiadás számolható el, amely a vállalkozói tevékenység bevételének megszerzése érdekében merült fel. Tehát, ha egy családi vállalkozásban üzemeltetett kisbolt az árukészletéből heti 2 liter tejet magánhasználatra elfogyaszt, azt nem lehet költségként elszámolnia.
A költséget mindig bizonylat alapján kell elszámolni. Ez kisvállalkozások esetében többnyire az áfa-törvény szerinti számla illetve a számviteli törvény szerinti bizonylat.

A mikrovállalkozói körben az elszámolás jellemzően pénzforgalmi elven működik, de ez alól vannak ritka kivételek. Erre a vállalkozói körre jellemző, hogy külső könyvelővel végezteti el a könyvelési illetve adózási feladatait. Mivel a könyvelő az utólagosan – jellemzően havonta egyszer - rendelkezésére bocsátott  dokumentumokból, papírokból dolgozik, a fenti példában szereplő magáncélú felhasználást semmilyen módon nem tudja megállapítani. Erre kizárólag akkor lenne lehetősége, ha leltárfelvételi adatokat is kapna, (netán együtt leltározna a cégtulajdonossal) és az azokban szereplő mennyiséget összevetné a beszerzésekkel illetve az eladásokkal. Ilyen módon megállapítható lenne a leltárhiány.

Szintén csak áttételesen, de lehet következtetni egy céges autó indokolatlanul magas üzemanyagszámlájából arra, hogy esetleg olyan üzemanyagköltségek is elszámolásra kerültek, amelyek nem a vállalkozás érdekében merültek fel. Ilyen következtetésre jut a NAV is az ellenőrzései során számos esetben. Ilyenkor a vállalkozásnak jelentős adóbírsággal kell számolnia.

A vállalkozás érdekében felmerülő legjellemzőbb költségek – a teljesség igénye nélkül - az alábbiak lehetnek:

1. Működéshez köthető költségek

Anyag- illetve árubeszerzés költségei, energiaköltség, irodabérleti díj, telefon, autó (benzin) költség, közvetített szolgáltatások költsége stb.
Bérköltségek (szolgáltatást nyújtó vállalkozások esetében általában ez a legnagyobb tétel) és az ehhez tartozó közterhek.

2. Egyéb költségek, ráfordítások

Köztestületi tagdíj, érdekképviseleti szervezetnek fizetett tagdíj, tevékenységgel összefüggő biztosítási díj (vagyon, felelősség, kockázat), bakköltségek, felvett hitelre fizetett kamat (kivéve, ha tárgyi eszköz bevételi árának része), tárgyi eszközökhöz kapcsolódó értékcsökkenés, képzési költségek stb
Kötelezően fizetendő adók pl iparűzési adó, önkéntesen fizetett támogatások, alapítványi pénzátadások stb,

A nem a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségek és ráfordítások körét társaságok esetében a társasági adótörvény, egyéni vállalkozók esetében pedig a személyi jövedelemadó törvény szabályozza. Ezek a költségek az alábbiak lehetnek:

Megalapozatlan és indokolatlan leltárhiányok, eszköz selejtezések, megfelelő szerződéssel, dokumentációval alá nem támasztott 200.000 Ft feletti szolgáltatások igénybevétele, jogszabály megsértése miatt kivetett bírságok, pénzbüntetések

A cikkhez Siklós Márta adószakértő, a LeitnerLeitner vezető tanácsadója nyújtott szakmai segítséget.