Az outsourcing alapfilozófiája, hogy egy vállalat csak akkor fizessen „drága” alkalmazottakat, ha azok valóban és elengedhetetlenül fontosak a cég eredményeinek eléréséhez, ha viszont egy tevékenység külső szolgáltatásként, összességében olcsóbban is elérhető, akkor inkább ezt válassza.
Az üzleti világ elsősorban az eredeti, klasszikus értelmezése szerint használja az outsourcing kifejezést, ami közelebbről azt jelenti, hogy a (főként) nagyvállalatok leválasztják és külső cég(ek)re bízzák azokat a tevékenységeket, amelyek nem tartoznak közvetlenül a cég fő profiljához, az alaptevékenységéhez, az úgynevezett „core business”-hez. Ilyenkor a tevékenység-kihelyezés a gyakorlatban úgy történik, hogy a vállalat bizonyos részlegének, egységének vagy osztályának vezetői és dolgozói kiválnak az anyacégükből, és korábbi tevékenységük folytatására új céget alapítanak, majd külső megbízottként végzik el a szóban forgó munkát.
Ugyanígy persze outsourcing az is, ha egy, az igényelt tevékenységgel foglalkozó, de már a piacon jelenlévő cégre bízzák a kiszervezésre kijelölt feladat(ok) ellátását, miközben természetesen házon belül megszüntetik az azzal foglalkozó részlege(ke)t.

A második értelmezést használva, az „erőforrás-kihelyezés” sokszor kifejezetten az informatikához kapcsolódik, és az informatikai szolgáltatások és/vagy eszközök külső cég által kínált tevékenységének igénybevételét jelenti. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy vállalat részleges vagy akár teljes IT-tevékenységének ellátásával olyan külső céget bíznak meg, amelynek fő profilja éppen az informatika adott szegmense. Mindez persze úgy is megvalósítható, hogy a megbízó cég saját tulajdonú informatikai eszközparkjának csak az üzemeltetését, karbantartását végezteti külső szakemberekkel. Gyakran előfordul azonban, hogy egy cég csak bizonyos részterületek kiszervezésére keres külső partnert – például ha a drágán beszerezhető irodatechnikai eszközök (nagyteljesítményű multifunkciós nyomtatók, fénymásolók stb.) megvásárlása helyett másolószalonokra bízza a nyomtatott dokumentumok előállítását.

Az Magyar Outsorucing Szövetség számos nagy céget tömörít

Elsősorban a nagyvállalatok esetében gyakori, hogy házon belül telepítik az említett nagy értékű eszközöket (miközben azok jogilag az outsourcing szolgáltatást kínáló cég tulajdonában maradnak,) és a nyomtató-másoló készülék által mutatott „nyomatszám” alapján fizetnek egy összesített költséget, amely tartalmazza a papír, festék, karbantartás stb. összetevőit is.
Előfordul az is, hogy megfordul az outsourcing megbízás. Az egyik legnagyobb közműszolgáltató például kiépítette önálló számlanyomtató-postázó rendszerét, amellyel újabban már külső cégektől kapott megbízásokat is vállal.

Átvilágítás és racionalizálás
Magyarországon az outsourcing a 90-es évek közepén jött divatba, amikor a privatizáció következtében több nagyvállalat hazai befektetői csoportok vagy külföldi tulajdonosok (résztulajdonosok) irányítása alá került. A privatizálást megelőző cégátvilágítások egyik célja éppen az volt, hogy a szervezeti struktúrában szereplő egységekről kiderüljön, milyen mértékben van szükség a munkájukra, kihasználják-e a dolgozók a munkaidejüket, kiváltható-e az adott tevékenység külső cég munkájával, s vajon így gazdaságosabban működtethető-e majd a teljes vállalat. Az átvilágítás után „racionalizálás”, „átszervezés” címen hajtották végre a szükséges változtatásokat, amelyek során egyes tevékenységeket „kiszerveztek”.
Az optimális, ezért gazdaságosan működtethető cégméret kialakításának egyik legfontosabb szempontja az volt – és ma is az –, hogy a vállalkozás kizárólag a kulcstevékenységre koncentráljon, és minden ahhoz csatlakozó (vagy azt kiszolgáló), gazdaságilag kedvezőbb hatékonysággal működtethető kiegészítő tevékenység elvégzésével külső vállalkozásokat bízzanak meg.
Az outsourcing klasszikus területei a bérszámfejtés, a pénzügy, a számvitel, és az iratkezelés, illetve a későbbiekben a már említett IT-tevékenységekkel is bővült az „outsourcingolható” feladatok köre.

A lapos struktúra
A multinacionális cégek működésének mintájára felépített szervezeti struktúra követőiként ma már Magyarországon is érzékelhető, hogy a cégek úgynevezett „lapos struktúra” felépítésére törekszenek, amelyben a vállalati hierarchia csupán két-, illetve háromszintes. A cégvezető és a menedzsment alatti szinteken már csak az egyes feladatkörökért felelős menedzsereket találjuk, akik a külső cégekhez kihelyezett tevékenységeket felügyelik. A különböző irodák és ügynökségek pedig alkalmi vagy állandó szerződésekre alapuló megbízások alapján végzik el a kiszervezett feladat- vagy szolgáltatáscsoportot. Mindez egyfelől lehetővé teszi, hogy minden egyes feladatra a leginkább megfelelő külső partnert válassza ki a megbízó, egyúttal azonban (mint a világon mindenhol) ez a konstrukció lehetőséget ad a korrupcióra is.

Mit érdemes kiszervezni?
A legegyszerűbb esetekben azokat a tevékenységeket helyezik ki külső cégekhez, amelyek nem feltétlenül szükségesek a vállalatok működéséhez. Az említett bárszámfejtés, pénzügy és informatika mellett egyre gyakoribb, hogy a HR, a marketing és a logisztika feladatait is külső cég végzi, ennek következtében szaporodnak az ilyen jellegű szolgáltatást kínáló irodák és ügynökségek is.
Amennyiben azonban az „outsourcing parancsot” a racionalizáció jegyében kell kiadni, kézenfekvő, hogy a tevékenységet az a csapat folytassa, akik korábban is végezték a munkát – feltéve, hogy nem minőségi (határidő stb.) problémák miatt kell váltani.
Más a helyzet, ha egy nagyobb cég olyan új feladat elvégzésére keres megoldást, amely korábban nem szerepelt a cég palettáján, és amelynek az elvégzésére nem is kívánnak önálló részleget kialakítani házon belül. Ilyenkor a már létező, az outsourcing piacon tapasztalatokat szerzett, megfelelő referenciákat felmutató kisebb vállalkozások közül érdemes kiválasztani azokat a cégeket, akik egy tenderkiírás elnyerése után maradéktalanul eleget tudnak tenni a szerződésben foglaltaknak.

A speciális feladatokat ellátó kisebb-nagyobb szakcégek ajánlatai között azonban nem könnyű eligazodni, éppen ezért a piaci kínálatot alaposan ismerő neves üzleti tanácsadó vállalkozások szolgáltatásként segítenek az általuk is hitelesnek tartott outsourcing partner kiválasztásában.
Az outsourcingnak azonban nemcsak előnyei, hanem kockázatai is vannak. Ugyanis amíg egy nagyvállalattól kiszervezett részleg munkájának korábbi minősége, határidőtartása, adatvédelmi biztonsága, lojalitása stb. kézben tartható volt, addig közel sem biztos, hogy „kiszervezett” formában is minden a régi marad.
Az outsourcing és az üzleti világ kapcsolatáról további érdekes részleteket olvashatnak a a Techline szakmai támogatásával készült IT Plusz 2009 kiadványban, amelyet megvásárolhatnak az újságárusoknál, illetve közelebbről is megismerhetnek a www.hvgplusz.hu oldalon.