A kommunikációs technológiák széttagoltsága – így a hagyományos és digitális eszközök keveredése – következtében a szervezeteknek új módszerekkel kell kezelniük kommunikációs stratégiájukat, vagy kockáztatják üzleti kapcsolataikat. A Canon Europe megbízásából az ICM nyolc európai ország vállalatai körében felmérést készített, s a Canon a tanulmány eredményeinek alapján hat neves szakértő közreműködésével összeállított egy útmutatót, amelyből a vállalatok megtudhatják, hogyan célszerű kommunikálniuk a mai üzleti környezetben, hogyan alkalmazhatják az új technológiákat a leghatékonyabb módon, illetve hogyan alakíthatnak ki kiegyensúlyozott munkakörnyezetet.

1.  „Hagyományőrzés” pro és kontra – Találd meg az egyensúlyt!
A személyes kommunikáció hosszú időn át tartó egyeduralma nem volt véletlen: gazdagabb és mélyebb információcserét tesz lehetővé, megfigyelhető a testbeszéd, egyszerűbben átadhatók az érzelmek. A vállalatvezetőknek ezért érdemes alaposan átgondolniuk, hogy lemondják-e a személyes részvételt egy megbeszélés, konferencia vagy esemény előtt, hiszen az akadályozhatja a szakmai és üzleti közösségek fejlődését.
A személyes kommunikáció ugyanakkor időigényes és költséges eszköz egy olyan modern globális környezetben, ahol a gyorsaság, a költségcsökkentés és a környezetvédelem a legfontosabb szempontok egy vállalat életében. Az információcsere – főként a multinacionális vállalatoknál – manapság földrajzilag szétszórt személyes hálózatok és kapcsolatok között zajlik, így ezen szervezetek számára a személyes kommunikáció közel sem a legideálisabb eszköz.

2.  Mikor digitális és mikor személyes?
Míg a kapcsolati tőke a személyes találkozókon és a személyes kommunikáció során alakul ki, a kommunikáció személytelenebb formáinak kétségtelenül megvan az a jelentős előnyük, hogy javítják az információk átadásának sebességét és hatékonyságát. Egy vállalat tehát akkor alkalmazza hatékonyan a kommunikációs eszközöket, ha az üzleti kapcsolatok kiépítésének fő eszköze a személyes interakció, míg a modern információtechnológiai kommunikációs lehetőségek a már kiépített kapcsolat fenntartását és ápolását szolgálják, sokkal gyorsabban és hatékonyabban, mint korábban.

3.  Ügyeljünk az alkalmazottakra!
A vállalatoknak mindig figyelembe kell vennie a digitális kommunikáció alkalmazottakra gyakorolt hatását. Az e-mail és az azonnali üzenetküldő rendszerek hatékonyan és gyorsan javítják a kommunikációt, ám ez nagy mennyiségben érkező üzenetek esetében nyomasztó is lehet a kollégák számára. Az okostelefonok és tabletek használata ugyan növeli az alkalmazottak rugalmasságát, ám hosszabb munkaidőt és a munkahely-otthon egyensúly megzavarását eredményezheti.
A szerződéses és szabadúszó dogozók száma azonban gyorsan növekszik, és az új generáció körében népszerűek az új eszközök, mivel így könnyebben beoszthatják a munkaidejüket és egész napjukat.

4.  Tanuljunk a digitális korszak szülötteitől!
A vállalatok életében egyre több olyan munkatárs jelenik meg, akik már a digitális kommunikáció korszakában születtek. Így vállalaton belül ugyan egyre erősebb lesz a legújabb eszközöktől való függés, viszont az új generáció már képes lesz arra, hogy az új, személytelen csatornákon keresztül is bizalmat és szilárd kapcsolatokat építsen ki. Az új eszközök a hagyományos kommunikációs korszak szülötteit túlságosan óvatossá és tartózkodóvá tehetik, ám az új generáció számára már természetes a barátság és kölcsönös tisztelet újszerű formáinak kialakítása.

5.  Legyünk kreatívak és kísérletezzünk!
A digitális eszközök egyszerű használata és a személyes kapcsolattartás hatékonyságának ellentéte fontos kérdés, a két kommunikációs formára azonban nem szabad úgy tekinteni, mint egymással szemben álló eszközökre. Annak ellenére, hogy a digitális kommunikációs eszközök munkahelyi használata sokak számára még elég nehézkes, a digitális tehetségek számának növekedésével és az „e-készségek” folyamatos elsajátításával ez a probléma fokozatosan megoldódik.
A vállalatok számára a jövőben a legnagyobb kihívás, hogy kihasználják a személytelen kommunikációs formák előnyeit, ugyanakkor innovatív és kreatív módon gyarapítsák személyes kapcsolataikat, így kapcsolati tőkéjüket.