Bár a cégvezetők többsége tisztában van a nyílt forráskódú programok előnyeivel (nem utolsósorban költségmegtakarító hatásukkal), sokan ódzkodnak ezek bevezetésétől. Az ódzkodás többnyire abból a félelemből ered, hogy nehézkes lesz az átállás, miközben az esetleges problémáikkal és kérdéseikkel nem tudnak hova fordulni egy ilyen szoftver bevezetése után.

Ez az indok a valóságban csak azokban az esetekben megalapozott, amikor olyan terméket választanak, amely nem rendelkezik támogatást nyújtó hazai forgalmazóval. Szerencsére ma már Magyarországon is léteznek olyan vállalatok, amelyek hazai szakértőkkel, de szükség esetén nemzetközi fejlesztői háttértámogatással nyújtanak terméktámogatást nyílt forráskódú megoldásokhoz, és a korábban más, nagy projektek során szerzett tapasztalat segítségével már számos sikeres nyílt forráskódú projekteket is megvalósítottak.

Sok esetben az is visszatarthat a váltástól, hogy a szervezet egészében lehetetlen a nyílt forráskódú megoldások bevezetése, mert néhány munkafolyamathoz olyan alkalmazás szükséges, amelynek még nem létezik megfelelő színvonalú nyílt forrású megfelelője. E probléma miatt a cégvezetők gyakran végig sem gondolják, hogy mennyi költséget tudnának megspórolni egy vegyes rendszerrel, ahol csupán azokhoz a munkafolyamatokhoz alkalmaznak zárt forrású megoldást, ahol az ténylegesen indokolt. Ráadásul a szabad forrású irodai megoldások kompatibilisek a zárt forráskódú megfelelőikkel, így a cég egésze kifogástalanul működhet olyan hibrid informatikai rendszerrel is, amelyben mindkét típust alkalmazzák, miközben jelentős költséget takarítanak meg.

Jó példa erre az Országos Vérellátó Szolgálat, ahol 2008 óta használnak Linux-alapú, outsourcing formában működtetett vékonykliens architektúrát. Nemrég a Novell Magyarország segítségével az általuk korábban használt irodai programcsomagot is lecserélték egy open source megoldásra. Az átszervezés után 30 százalékkal csökkentek a korszerű hardverek beszerzési költségei a vékonykliens architektúra révén, emellett pedig jelentős hosszú távú megtakarításokkal számolhatnak, hiszen a nyílt forráskódú szoftvereknek nincs licencdíjuk, költséget csupán a kapcsolódó szolgáltatások igényelnek. Az egy munkaállomásra jutó üzemeltetési költség töredéke lett a korábbinak, miközben a megszokott, európai uniós színvonalon biztosítják a hazai vérellátás folyamatosságát. Fennakadásokkal vagy esetleges leállásokkal nem kell számolniuk, ugyanis a szállító helpdesk szolgáltatása a vérellátás folyamatosságához szükséges magas színvonalon, folyamatosan gyors válaszidővel működik.

Melyiket válasszuk?
Minden cégvezetőnek érdemes fontolóra vennie, hogy a dolgozók által használt programok közül melyeket tudná nyílt forráskódú alkalmazásokkal helyettesíteni, illetve milyen költségcsökkenéssel és egyéb előnyökkel járna az átállás. A költségeket igen könnyű összevetni egy-két ajánlatkérés után az éppen használatos megoldással, ám nem szabad, hogy csupán ez legyen az egyetlen szempont.

Bármilyen megoldást is szeretnénk szabad forrású alternatívával helyettesíteni, mindenképpen olyan szoftvert érdemes választanunk, amely mögött komoly terméktámogatás, akár nemzetközi vállalat áll. Egy komolyabb, nagyobb volumenű projekt bevezetésénél kulcsfontosságú, hogy olyan szállító álljon rendelkezésre, aki a bevezetés vagy a későbbi használat során felmerülő problémák esetében a szoftverben akár a forráskód szintjén is képes legyen javításokat végezni, azaz az átadott rendszert képes legyen a megrendelő kívánsága szerint kisebb-nagyobb mértékben módosítani.

Természetesen egy új rendszerre váltáskor a dolgozók betanítást, oktatást igényelnek a változások, illetve az újdonságok miatt. Az ideális átállási folyamat magától értetődően mindezt tartalmazza, ahogyan a későbbi támogatást is elérhetővé teszi. Nagy előnyt jelenthet, ha a szerződésben a szállító a támogatással kapcsolatban olyan SLA (Service Level Agreement) szolgáltatási szinteket rögzít, amely alapján pontosan körvonalazhatók a leendő támogatási és helpdesk szolgáltatások feladatkörei és azok pontos működése. Az SLA-k a fizikai, a virtuális vagy a felhőalapú környezetekben egyaránt meghatározhatók. Az ideális szállító ügyfélszolgálata minden – telefonon vagy e-mailben – bejelentett problémát rögzít az általuk szállított megoldás folyamataival együtt, így pontosan nyomon követhető a szolgáltatási szintek betartása. Ilyen kérdésekben nem árt utánanézni mások tapasztalatainak, akik már használják a kiszemelt szállító termékeit, esetleges támogatási rendszerét.

Ha egyszerre több informatikai megoldás lecserélését fontolgatjuk, és nem tudunk minden területen open source megoldást alkalmazni, akkor érdemes olyan gyártót keresni, akinek a kínálatában nyílt és zárt forráskódú megoldások egyaránt szerepelnek.

Hogyan zajlik egy átállás?
A legtöbben sokallják a zárt forráskódú irodai programcsomagok licencdíját, ezért ennek példáján keresztül érdemes végignéznünk egy migráció általános lépéseit. Először is fel kell mérni, hogy vállalatunk mely szervezeti egységeinél, illetve milyen százalékban javasolt a nyílt forráskódú szoftvercsomag bevezetése. Ennek megállapításához figyelembe kell venni a rendelkezésre álló szoftvereket és hardvereket, a munkatársak informatikai tudását, illetve a napi munkához szükséges dokumentumformátumokat. Ez utóbbi talán a legfontosabb részlet, ilyenkor általában a .doc és az .xls formátumokra érdemes koncentrálni, hiszen ezekkel kell majd kompatibilisnek lennie az új irodai programcsomagnak. Ezután fel kell térképezni, hogy hány olyan dokumentummal és sablonnal dolgozunk, amelyeket majd később konvertálni kell a bevezetés során – ezek megállapítására léteznek külön felmérő eszközök.

Persze olyan komponensek is vannak az irodai programcsomagokon belül, amelyek jelenleg még nehezen válthatók ki ezzel kompatibilis open source megoldással, igaz ez például az Access formátumok, illetve a bonyolultabb makrókkal dolgozó Excel-fájlok esetében. A cég azon részlegeit, ahol az ilyen jellegű, problémásabb fájlokat napi szinten használják, ki kell hagyni a bevezetés első köréből, ám ez a legtöbb esetben csupán néhány munkaállomást jelent, a legtöbb egységnél zavartalan lesz az átállás. A jól kiválasztott bevezető partner az első fázisban mindezek mellett az oktatási igényeket is felméri, és kidolgozza a támogatási módszertant is.

A következő lépés a tervezés, amelynek során a bevezető összeállítja a végponti telepítési és oktatási tervet, illetve a konvertálandó dokumentumok listáját. Általában ezután következik a tesztelési fázis: egy előre kiválasztott szervezeti egységnél átállunk az új rendszerre, és megkeressük, majd kijavítjuk a használat közben felmerült esetleges hibákat. Végül a szűk körben letesztelt, majd finomhangolt rendszert bevezetjük az összes többi szervezeti egységnél, miközben partnerünk segítségével lezajlik a konvertálandó dokumentumok és sablonok átalakítása, valamint a felhasználók oktatása.

Rendes körülmények közt az átállást segítő üzleti partnerünk a megvalósítás után sem mond búcsút nekünk, hanem továbbra is aktív támogatást nyújt: telefonos és webes ügyfélszolgáltatást, illetve a használatot megkönnyítő dokumentációt biztosít a felhasználóknak. Szükség szerint pedig akár egyedi fejlesztésekre is vállalkozik, amelyek megoldhatják az esetlegesen felmerülő helyi problémákat.

Nyilvánvaló tehát, hogy a nyílt forrású megoldások minden olyan cégvezető számára érdekesek lehetnek, akik jelentős pénzt szeretnének megspórolni a meglévő üzletmenet fenntartása vagy éppenséggel továbbfejlesztése mellett. Ám nem mindegy, honnan szerzik be a szoftvereket: célszerű megkeresni azt a hozzáértő partnert, aki mind a nyílt, mind a zárt forráskódú megoldások területén kellő tapasztalattal rendelkezik, és így segít az optimális megoldás kiválasztásában, magas színvonalú támogatást nyújt termékeihez, esetleg jelentős a fejlesztői háttere is.

Iparági együttműködés
A nyílt forráskódú megoldások már számtalan különféle környezetben bizonyítottak, ennek kulcsa a nagy teljesítmény és rendelkezésre állás, valamint a folyamatos együttműködés a többi szoftvergyártóval és szállítóval. Az SAP és a Novell több mint tíz éve dolgoznak azon folyamatosan, hogy a SUSE Linux Enterprise Server rendszereket optimalizálják az SAP alkalmazásaihoz, illetve a bizalmas adatokat tároló és kritikus fontosságú vállalatirányítási rendszereihez. A párost évek óta sikerrel és megelégedéssel alkalmazza több hazai vállalat, köztük az EGIS Nyrt, a kelet-közép-európai térség egyik vezető gyógyszergyártó vállalata; a SANYO Electric Company Ltd., a fogyasztói elektronikai cikkeket gyártó globális óriáscégek egyike; valamint a Zwack Unicum Nyrt, a szeszesital iparág egyik vezető cége.